Base Accounting Kit Reconcile - User Manual¶

Overview¶

Modul ini memperbaiki bug pada Base Accounting Kit (Cybrosys) dimana proses Bank Reconciliation tidak berfungsi dengan benar. Tanpa modul ini, saat user melakukan reconcile melalui Manual Operations atau Match Existing Entries, journal entry tetap menggunakan Bank Suspense Account — akun yang dipilih user diabaikan.

Dengan modul ini terinstall, journal entry akan otomatis dikoreksi sesuai akun yang dipilih user saat klik Validate.

Siapa yang Membutuhkan Modul Ini?¶

User yang menggunakan modul Base Accounting Kit dari Cybrosys dan melakukan Bank Reconciliation — khususnya fitur Manual Operations dan Match Existing Entries.

Installation¶

Prasyarat¶

• Odoo 18 Community Edition
• Modul Base Accounting Kit (Cybrosys) sudah terinstall

Langkah Install¶

1. Copy folder base_accounting_kit_reconcile ke direktori addons Odoo
2. Restart Odoo server
3. Buka Apps > klik Update Apps List
4. Cari "Base Accounting Kit Reconcile"
5. Klik Install

Catatan: Modul ini tidak memerlukan konfigurasi tambahan. Setelah install, modul langsung aktif dan memperbaiki proses reconciliation.

Cara Kerja¶

Apa yang Terjadi Saat Import Bank Statement?¶

Saat user mengupload/import file bank statement (CSV, XLSX, OFX, QIF), Odoo otomatis membuat journal entry dengan status Posted:

Dr  Bank Account              xxx
Cr  Bank Suspense Account     xxx   <-- akun parkir sementara

Suspense Account berfungsi sebagai tempat parkir sementara hingga user menentukan akun yang benar melalui proses reconciliation.

Apa yang Diperbaiki Modul Ini?¶

Usage¶

Skenario A: Manual Operations¶

Gunakan Manual Operations untuk transaksi bank yang tidak ada padanannya di sistem — seperti bunga bank, biaya admin, atau pendapatan lainnya.

Contoh: Terima bunga bank Rp 6.000

Langkah-langkah:¶

1. Import Bank Statement

Buka Accounting > Bank > pilih journal bank > klik Import

upload file statement.

Setelah import, statement line akan muncul di daftar.

1. Buka Bank Reconciliation

Buka Accounting > Bank > pilih journal bank > klik tombol Reconcile.

Akan tampil daftar statement line yang belum di-reconcile dalam format Kanban.

1. Pilih Statement Line

Klik pada statement line yang ingin di-reconcile (misal: "bunga bank 6.000").

Form reconciliation akan terbuka.

1. Isi Tab Manual Operations

Pada tab Manual Operations, isi field berikut:

Penting: Pastikan field Account diisi dengan akun yang benar. Tombol Validate hanya muncul jika Account sudah diisi dengan akun selain Bank Suspense Account.

1. Klik Validate

Klik tombol Validate. Modul akan:

• Mengganti akun Suspense pada journal entry dengan akun yang dipilih
• Menandai statement line sebagai Reconciled
• Me-reload halaman

1. Verifikasi Journal Entry

Buka journal entry terkait untuk memastikan hasilnya:

Dr  Bank BCA              6.000
Cr  Interest Income       6.000   <-- BENAR, bukan Suspense lagi

Skenario B: Match Existing Entries¶

Gunakan Match Existing Entries untuk transaksi bank yang sudah ada padanannya di sistem — seperti pembayaran invoice customer atau pembayaran bill vendor.

Contoh: Customer membayar invoice Rp 10.000.000

Prasyarat:¶

Pastikan sudah ada journal entry/invoice/bill yang akan di-match. Contoh: Invoice customer Rp 10.000.000 yang masih open.

Langkah-langkah:¶

1. Import Bank Statement

Import statement yang berisi transaksi penerimaan dari customer.

1. Buka Bank Reconciliation

Buka Accounting > Bank > pilih journal bank > klik Reconcile.

1. Pilih Statement Line

Klik statement line yang sesuai (misal: "terima pembayaran 10.000.000").

1. Pilih Tab Match Existing Entries

Pada tab Match Existing Entries, akan tampil daftar account move lines yang tersedia untuk di-match.

Cari dan klik pada baris yang sesuai (misal: invoice Accounts Receivable Rp 10.000.000).

Baris yang dipilih akan di-highlight dan muncul di bagian bawah form.

1. Klik Validate

Klik tombol Validate. Modul akan:

• Mengganti akun Suspense → akun yang sama dengan entry yang di-match (misal: Accounts Receivable)
• Melakukan reconcile() antara journal entry statement dan entry yang dipilih

• Menandai statement line sebagai Reconciled

• Verifikasi Hasil

Setelah validate:

• Journal entry statement:

  Dr  Bank BCA                 10.000.000
  Cr  Accounts Receivable      10.000.000
  

• Invoice customer berubah status menjadi Paid
• Saldo Accounts Receivable berkurang sesuai nominal

Reset Reconciliation¶

Jika terjadi kesalahan dan perlu membatalkan reconciliation:

1. Buka Bank Reconciliation
2. Cari statement line yang sudah di-reconcile (status: Reconciled)
3. Klik tombol Reset
4. Statement line kembali ke status semula dan journal entry di-reset ke Suspense Account

Catatan: Fitur Reset adalah bawaan Base Accounting Kit, bukan dari modul ini.

Troubleshooting¶

Tombol Validate Tidak Muncul¶

Penyebab: Field Account di tab Manual Operations belum diisi atau masih berisi Bank Suspense Account.

Solusi: Isi field Account dengan akun tujuan yang benar (misal: Interest Income, Bank Charges, dll).

Journal Entry Tidak Berubah Setelah Validate¶

Penyebab: Akun yang dipilih di Manual Operations sama dengan akun yang sudah ada di journal entry (misal: Bank Account).

Solusi: Pilih akun yang berbeda dari akun Bank dan Suspense Account. Modul hanya mengganti akun jika user memilih akun baru yang belum ada di journal entry.

Error Saat Validate pada Match Existing Entries¶

Penyebab: Move line yang dipilih sudah di-reconcile oleh transaksi lain atau sudah dihapus.

Solusi: Pastikan move line yang dipilih masih berstatus open (belum di-reconcile). Refresh halaman dan coba lagi.

Suspense Account Berubah/Terhapus dari Konfigurasi Journal¶

Penyebab: Administrator mengubah atau menghapus Suspense Account di konfigurasi journal bank.

Solusi: Modul ini menggunakan metode deteksi standar Odoo (_seek_for_lines()) dengan fallback otomatis. Jika Suspense Account berubah, modul tetap bisa menemukan counterpart line untuk di-replace.

Informasi Teknis¶

FAQ¶

Q: Apakah modul ini mengubah modul Base Accounting Kit? A: Tidak. Modul ini hanya meng-override satu method (button_validation) tanpa mengubah file apapun di Base Accounting Kit.

Q: Apakah aman di-install di production? A: Ya. Modul ini hanya menambahkan logika yang seharusnya sudah ada di Base Accounting Kit. Jika terjadi error, modul akan fallback ke perilaku default (hanya set is_reconciled=True).

Q: Apakah modul ini berpengaruh ke data yang sudah ada? A: Tidak. Modul ini hanya mempengaruhi proses reconciliation baru (saat user klik Validate). Data dan journal entry yang sudah ada tidak terpengaruh.

Q: Bagaimana jika saya uninstall modul ini? A: Proses reconciliation kembali ke perilaku default Base Accounting Kit (hanya set is_reconciled tanpa mengubah journal entry). Journal entry yang sudah dikoreksi oleh modul ini tetap tersimpan.