Contoh Implementasi Permission¶

Modul: HR Appraisal Survey Scoring v18.0.1.9.0 Tanggal: 17 Juni 2026

Dokumen ini menjelaskan siapa bisa melakukan apa di modul HR Appraisal Survey Scoring, lengkap dengan contoh skenario nyata agar memudahkan proses setup user di perusahaan Anda.

Prinsip Utama: Visibility Otomatis dari Struktur Atasan–Bawahan¶

Mulai versi v18.0.1.8.0, siapa bisa melihat data appraisal siapa ditentukan otomatis dari struktur atasan–bawahan di data karyawan (kolom Atasan/Manager pada form Employee). Anda tidak perlu lagi memberi hak akses khusus pada setiap atasan — siapa pun yang punya bawahan di struktur organisasi otomatis bisa melihat data appraisal bawahannya, sampai berapa pun tingkat ke bawah.

Cara kerja

Sistem menelusuri rantai atasan di data karyawan secara otomatis.
Saat seorang karyawan dipindah atasan/departemen, hak lihat ikut menyesuaikan otomatis — atasan lama kehilangan akses, atasan baru mendapat akses.

Struktur Hak Akses (Group)¶

Berikut hierarki hak akses dari yang paling dasar hingga paling tinggi:

Internal User (semua user Odoo)
  └── Appraisal Employee (akses dasar + lihat bawahan otomatis)
        ├── Appraisal Manager (kelola appraisal)
        ├── Scoring Viewer (lihat skor & cetak laporan)
        │     └── Scoring Manager (hitung skor & lihat semua data)
        └── Appraisal Finalizer (isi rekomendasi & kunci hasil)

Penjelasan Tiap Group¶

Group	Fungsi	Contoh User
Internal User	Semua user Odoo — bisa mengisi survey via link email	Semua karyawan
Appraisal Employee	Akses menu Appraisal, lihat appraisal sendiri + bawahan (otomatis dari struktur atasan)	Karyawan biasa
Appraisal Manager	Buat, kelola, dan cancel appraisal; lihat semua data	HR Staff
Scoring Viewer	Lihat ringkasan skor dan cetak laporan (opsional, kasus khusus)	Opsional
Scoring Manager	Hitung ulang skor dan lihat skor semua karyawan	HR Staff
Appraisal Finalizer	Isi rekomendasi dan klik "Appraisal Complete" untuk mengunci hasil	CEO, VP HRGA

Contoh Skenario: Appraisal Heri Hermawan¶

Heri Hermawan adalah Backend Developer di tim Product Development. Berikut siapa saja yang terlibat dalam proses appraisalnya:

Hierarki Organisasi¶

CEO: Yehezkiel Panji Pamungkas
  ├── VP HRGA: Siti Nurhayati
  │     └── HR Staff: Syifa Maghfira
  └── Product Owner: Anggraito Laras
        ├── Heri Hermawan (Backend Developer)
        ├── Juan Juliyanto (Fullstack Developer)
        └── Indra Gunanda (Front End Developer)

Aktor & Hak Akses¶

Peran	Nama	Jabatan	Hak Akses	Lihat data bawahan
HR Staff	Syifa Maghfira	HR Operation	Appraisal Manager + Scoring Manager	Semua data (via Manager)
Atasan	Anggraito Laras	Product Owner	Appraisal Employee	Otomatis: Heri, Juan, Indra
Karyawan	Heri Hermawan	Backend Developer	Appraisal Employee	Hanya appraisal sendiri
Rekan Kerja	Juan Juliyanto	Fullstack Developer	Appraisal Employee	Hanya appraisal sendiri
Rekan Kerja	Indra Gunanda	Front End Developer	Appraisal Employee	Hanya appraisal sendiri
CEO	Yehezkiel Panji Pamungkas	CEO	Appraisal Employee + Appraisal Finalizer	Otomatis: semua bawahan
VP HRGA	Siti Nurhayati	VP HRGA	Appraisal Manager + Appraisal Finalizer	Semua data (via Manager)

Perubahan dari versi sebelumnya

Anggraito (atasan) dan Yehezkiel (CEO) tidak lagi perlu hak akses Scoring Viewer hanya untuk melihat data bawahan. Visibility ke data bawahan kini otomatis dari struktur atasan–bawahan.

Alur Proses Tahap demi Tahap¶

Tahap 1: To Start — Pembuatan Form Appraisal¶

Dilakukan oleh: Syifa Maghfira (HR Staff) Hak akses: Appraisal Manager

Syifa membuat form appraisal baru untuk Heri:

Pilih karyawan: Heri Hermawan
Tentukan deadline: 30 April 2026
Tentukan siapa yang menilai:
- Atasan → Anggraito Laras (Product Owner)
- Diri sendiri → Heri Hermawan (self-assessment)
- Rekan kerja → Juan Juliyanto, Indra Gunanda
Pilih template survey untuk masing-masing penilai
Atur bobot: Behaviour 30%, KPI 70%

Tahap 2: Sent Mail — Distribusi & Pengisian Survey¶

Dilakukan oleh: Syifa klik "Start Appraisal" Hak akses: Appraisal Manager

Setelah Syifa klik tombol tersebut:

Sistem otomatis mengirim email berisi link survey ke semua penilai
Stage berubah dari To Start → Sent Mail
Masing-masing penilai mengisi survey:
- Heri Hermawan → mengisi self-assessment (behaviour + KPI)
- Anggraito Laras → menilai sebagai atasan
- Juan Juliyanto → menilai sebagai rekan kerja
- Indra Gunanda → menilai sebagai rekan kerja
Setiap kali ada yang submit survey, skor otomatis dihitung ulang

Catatan

Penilai cukup punya akses Internal User untuk mengisi survey. Mereka mengakses survey lewat link di email, bukan dari menu Appraisal.

Tahap 3: Done — Review Skor & Isi Rekomendasi¶

Dilakukan oleh: Syifa klik "Done" Hak akses: Appraisal Manager

Setelah masuk tahap Done, berikut yang bisa dilakukan:

Aksi	Siapa yang Bisa	Dasar Akses
Lihat appraisal Heri	Anggraito, Yehezkiel	Otomatis via struktur atasan
Lihat ringkasan skor	Syifa, Anggraito, Yehezkiel	Tab terlihat karena bukan appraisal sendiri
Lihat jawaban semua penilai	Syifa, Anggraito, Yehezkiel	Akses bawahan / Manager
Hitung ulang skor	Syifa	Scoring Manager
Cetak laporan	Syifa, Anggraito, Yehezkiel	Scoring Viewer / Manager
Isi rekomendasi	Yehezkiel, Siti	Appraisal Finalizer

Yang Heri (karyawan) lihat saat membuka appraisalnya sendiri:

Bisa lihat form appraisal → Ya
Tab Ringkasan Skor → Tersembunyi (karena ini appraisal sendiri)
Tab Rekomendasi → Tersembunyi (karena ini appraisal sendiri)
Jawaban survey → Hanya jawaban yang dia isi (self-assessment saja)
Jawaban Anggraito, Juan, Indra → Tidak bisa dilihat

Yang Anggraito (atasan) lihat saat membuka appraisal Heri:

Bisa lihat form appraisal → Ya (otomatis via struktur atasan)
Tab Ringkasan Skor → Terlihat (bukan appraisal sendiri)
Tab Rekomendasi → Terlihat (hanya lihat, bukan Finalizer)
Jawaban survey → Semua jawaban (termasuk dari Juan, Indra, Heri)

Pilihan rekomendasi yang tersedia (hanya bisa diedit oleh Finalizer, dan hanya di stage Done):

Pengakhiran PKWT
Perpanjangan PKWT 12 bulan
Diangkat Pegawai Tetap
Promosi
Kenaikan Gaji
Mutasi/Rotasi

Catatan

Field rekomendasi dibatasi oleh hak akses — hanya pengguna dengan Appraisal Finalizer yang bisa mengubahnya. Pengguna lain tetap bisa melihat rekomendasi tetapi tidak bisa mengedit. Pembatasan ini diterapkan secara otomatis oleh sistem.

Tahap 4: Appraisal Complete — Finalisasi & Kunci¶

Dilakukan oleh: Yehezkiel Panji Pamungkas (CEO) klik "Appraisal Complete" Hak akses: Appraisal Finalizer

Setelah dikunci:

Rekomendasi tidak bisa diubah lagi (terkunci)
Ringkasan skor tetap bisa dilihat
Laporan tetap bisa dicetak
Satu-satunya tombol yang tersedia: Reopen

Tahap 5 (Opsional): Reopen — Buka Kembali¶

Dilakukan oleh: Siti Nurhayati (VP HRGA) klik "Reopen" Hak akses: Appraisal Manager

Appraisal kembali ke tahap Done → rekomendasi bisa diedit lagi (oleh Finalizer).

Perhatian

CEO tidak bisa membuka kembali appraisal. Tombol Reopen hanya tersedia bagi Appraisal Manager (seperti VP HRGA atau HR Staff).

Tahap 6 (Opsional): Back to In Progress — Koreksi Setelah Done¶

Dilakukan oleh: Syifa Maghfira / Siti Nurhayati (Appraisal Manager) klik "Back to In Progress" Hak akses: Appraisal Manager

Jika setelah Done ditemukan kesalahan yang perlu dikoreksi (mis. jawaban responden perlu direvisi):

Stage kembali dari Done → In Progress
Skor, band, dan rekomendasi tetap dipertahankan (tidak dihapus)
Jawaban survey bisa direvisi, lalu skor dihitung ulang otomatis

Lihat bagian Fitur Revisi Jawaban & Mundur Stage untuk detail.

Ringkasan: Siapa Bisa Melakukan Apa?¶

Aksi	Di Tahap Mana	Hak Akses Minimum
Buat appraisal & tentukan penilai	To Start	Appraisal Manager
Klik "Start Appraisal"	To Start → Sent Mail	Appraisal Manager
Isi survey (via link email)	Sent Mail	Internal User
Hitung skor	Sent Mail / Done	Scoring Manager
Cetak laporan	Done / Complete	Scoring Viewer
Lihat data bawahan	Semua	Otomatis via struktur atasan
Isi rekomendasi	Done	Appraisal Finalizer
Finalisasi (kunci rekomendasi)	Done → Complete	Appraisal Finalizer
Buka kembali (unlock)	Complete → Done	Appraisal Manager
Back to In Progress (koreksi)	Done → In Progress	Appraisal Manager
Reopen for Revision (revisi jawaban)	Tab Survey Responses	Appraisal Manager
Resend Link (kirim ulang link survey)	Tab Survey Responses	Appraisal Manager
Lihat arsip jawaban (Snapshots)	Form appraisal / Reporting	Appraisal Manager
Cancel appraisal	Sent Mail	Appraisal Manager

Keamanan Data: Siapa Bisa Lihat Data Apa?¶

Sistem membatasi data yang bisa dilihat berdasarkan peran:

Data Appraisal¶

Siapa	Bisa Lihat
Karyawan (Employee)	Appraisal yang dia buat, tentang dirinya, atau tentang bawahannya (sampai berapa pun tingkat ke bawah)
Appraisal Manager / Finalizer	Semua appraisal

Jawaban Survey¶

Siapa	Bisa Lihat
Karyawan (Employee)	Hanya jawaban yang dia isi sendiri, atau semua jawaban dari appraisal bawahannya
Appraisal Manager	Semua jawaban

Penting

Seorang karyawan hanya bisa melihat jawaban survey yang dia isi sendiri sebagai penilai. Jawaban dari atasan, rekan kerja, atau penilai lain tentang appraisal dirinya tidak terlihat oleh karyawan tersebut.

Hasil Skor¶

Siapa	Bisa Lihat
Karyawan (Employee)	Hasil skor dari appraisal tentang dirinya atau bawahannya
Scoring Manager	Semua hasil skor

Arsip Jawaban (Snapshots)¶

Siapa	Bisa Lihat
Appraisal Manager	Semua arsip jawaban (kelola penuh)
Scoring Manager	Hanya lihat

Setup multi-company: aturan scoring otomatis difilter agar hanya berlaku di company masing-masing.

Rekomendasi Setup User¶

Karyawan biasa (Heri, Juan, Indra):
  → Appraisal Employee
  (otomatis lihat appraisal sendiri saja)

Atasan / Product Owner (Anggraito):
  → Appraisal Employee
  (otomatis lihat appraisal sendiri + bawahan, dari struktur atasan)

HR Staff (Syifa):
  → Appraisal Manager + Scoring Manager

CEO (Yehezkiel):
  → Appraisal Employee + Appraisal Finalizer
  (otomatis lihat semua bawahan ke bawah)

VP HRGA (Siti Nurhayati):
  → Appraisal Manager + Appraisal Finalizer

Struktur Atasan–Bawahan & Penyesuaian Otomatis¶

Visibility otomatis berdasarkan kolom Atasan/Manager di data karyawan:

CEO (tanpa atasan)
  ├── VP HRGA (atasan = CEO)
  │     ├── HR Staff A (atasan = VP HRGA)
  │     └── HR Staff B (atasan = VP HRGA)
  ├── Product Owner (atasan = CEO)
  │     ├── Developer A (atasan = PO)
  │     ├── Developer B (atasan = PO)
  │     └── QA Engineer (atasan = PO)
  └── Finance Manager (atasan = CEO)
        └── Staff Finance (atasan = FM)

Penyesuaian otomatis saat mutasi:

Developer A dipindah dari Product Owner ke Finance Manager (ubah atasannya)
Product Owner otomatis kehilangan akses ke appraisal Developer A
Finance Manager otomatis mendapat akses ke appraisal Developer A
CEO tetap bisa lihat (karena CEO atasan dari Finance Manager)

Diagram Alur Tahapan¶

To Start → Sent Mail → Done → Appraisal Complete
               |        ↑  |                  |
               |        |  ↓ Reopen           |
               ↓     Back to In Progress    Done
            Cancel

Catatan:

Reopen mengembalikan Appraisal Complete → Done.
Back to In Progress mengembalikan Done → In Progress (Sent Mail), tanpa menghapus skor/rekomendasi.

Tombol yang Tersedia di Tiap Tahap¶

Tahap	Tombol	Hak Akses
To Start	Start Appraisal	Appraisal Manager
Sent Mail	Done, Set To Draft, Cancel, Hitung Skor, Cetak	Appraisal Manager / Scoring Manager
Done	Appraisal Complete, Back to In Progress, Hitung Skor, Cetak	Finalizer / Appraisal Manager / Scoring Manager
Appraisal Complete	Reopen, Cetak	Appraisal Manager
Cancel	(tidak ada)	—

Tombol Khusus (Revisi Jawaban)¶

Tombol	Lokasi	Muncul Saat	Hak Akses
Reopen for Revision	Tab Survey Responses (per baris jawaban)	Jawaban berstatus Completed	Appraisal Manager
Resend Link	Tab Survey Responses (per baris jawaban)	Selalu	Appraisal Manager
Snapshots	Smart button di form appraisal	Selalu	Appraisal Manager

Tab yang Terlihat¶

Sistem otomatis mengenali apakah pengguna membuka appraisal milik sendiri atau appraisal orang lain/bawahan:

Tab	Appraisal Sendiri	Appraisal Bawahan	Appraisal Lain (HRD)
Ringkasan Skor	Tersembunyi	Terlihat	Terlihat
Rekomendasi	Tersembunyi	Terlihat (hanya lihat)	Terlihat
Survey Responses	Tersembunyi	Tersembunyi	Terlihat (Appraisal Manager saja)

Rekomendasi bisa diedit hanya oleh Appraisal Finalizer di stage Done
Rekomendasi terkunci di stage Appraisal Complete/Cancel
Tab Survey Responses hanya terlihat oleh Appraisal Manager

Kapan Rekomendasi Bisa Diedit?¶

Field	To Start	Sent Mail	Done	Complete	Cancel
Rekomendasi (6 checkbox)	Tersembunyi*	Tersembunyi*	Bisa diedit (Finalizer saja)	Terkunci	Terkunci
Konfigurasi (bobot, mode)	Bisa diedit	Bisa diedit	Terkunci	Terkunci	Terkunci
Ringkasan skor	Hanya lihat	Hanya lihat	Hanya lihat	Hanya lihat	Hanya lihat

) Tab Ringkasan Skor dan Rekomendasi tersembunyi jika pengguna melihat appraisal sendiri, dan terlihat* jika melihat appraisal bawahan atau orang lain.

Menu	Hak Akses	Keterangan
Reporting → Performance Review Analysis	Scoring Viewer ke atas	Analisis skor (Pivot/Graph/List), bisa dikelompokkan per Company/Department/Job Position
Reporting → Answer Snapshots	Appraisal Manager	Hanya lihat — arsip jawaban yang disimpan sebelum sebuah jawaban di-reopen untuk revisi

Fitur Revisi Jawaban & Mundur Stage¶

Versi v18.0.1.9.0 menambahkan beberapa fitur untuk mengoreksi appraisal dan jawaban survey:

Reopen for Revision (tab Survey Responses)¶

Tersedia per baris jawaban di tab Survey Responses, muncul saat jawaban berstatus Completed.
Hanya untuk Appraisal Manager.
Mengubah status jawaban Completed → In Progress dan menyimpan arsip (snapshot) jawaban lama.
Setelah responden submit ulang, skor dihitung ulang otomatis.

Resend Link (tab Survey Responses)¶

Hanya untuk Appraisal Manager.
Mengirim ulang link survey yang sama ke responden terkait.