User Manual: HR Appraisal Survey Scoring¶

Panduan Administrator¶

Modul: HR Appraisal Survey Scoring v18.0.1.3.0 Tanggal: 3 Maret 2026

Daftar Isi¶

1. Pendahuluan
2. Arsitektur & Workflow Modul
3. Instalasi & Dependensi
4. Konfigurasi Scoring Rules
5. Konfigurasi Survey (Pertanyaan)
6. Membuat Appraisal
7. Proses Scoring Otomatis
8. Konfigurasi Bobot & Divisor pada Appraisal
9. Melihat Hasil Scoring
10. Analisis & Reporting
11. Cetak Laporan PDF
12. Cron Job (Safety Net)
13. Manajemen Hak Akses
14. Band Klasifikasi
15. Tips & Troubleshooting

1. Pendahuluan¶

Modul HR Appraisal Survey Scoring mengotomasi proses penilaian kinerja karyawan dengan mengintegrasikan modul Appraisal dan Survey di Odoo 18. Modul ini menghitung skor performa berdasarkan jawaban survey yang dikategorikan ke dalam dua area:

• Behaviour (Professional Quality) — Penilaian kualitas perilaku profesional
• KPI (Key Performance Indicator) — Penilaian pencapaian target kerja

Setiap jawaban survey dikonversi menjadi skor menggunakan Scoring Rules yang dapat dikonfigurasi, kemudian diagregasi menjadi Final Score dengan klasifikasi Band I - IV.

2. Arsitektur & Workflow Modul¶

Diagram Alur Kerja¶

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                    FASE PERSIAPAN (Admin)                    │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                             │
│  1. Setup Scoring Rules (threshold → score mapping)         │
│                    ↓                                        │
│  2. Buat/Edit Survey                                        │
│     └── Konfigurasi pertanyaan:                             │
│         ├── Area (Behaviour / KPI)                          │
│         ├── Target Rating / Target Value                    │
│         ├── Bobot (KPI)                                     │
│         ├── Kode & Faktor                                   │
│         └── Evidence (opsional)                             │
│                    ↓                                        │
│  3. Buat Appraisal untuk karyawan                           │
│     └── Kirim survey ke responden                           │
│                                                             │
└────────────────────────┬────────────────────────────────────┘
                         ↓
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                   FASE PENGISIAN (Responden)                 │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                             │
│  4. Responden mengisi survey                                │
│     ├── Jawab pertanyaan (skala/angka)                      │
│     ├── Upload evidence (jika diaktifkan)                   │
│     └── Submit survey                                       │
│                                                             │
└────────────────────────┬────────────────────────────────────┘
                         ↓
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                FASE SCORING (Otomatis)                       │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                             │
│  5. Survey selesai → Trigger otomatis                       │
│     ├── Tentukan tipe rater (self/manager/colleague/dll)    │
│     ├── Untuk setiap jawaban:                               │
│     │   ├── Ekstrak nilai numerik                           │
│     │   ├── Hitung achievement = nilai / target             │
│     │   ├── Lookup score dari Scoring Rules                 │
│     │   └── Hitung weighted score (KPI)                     │
│     └── Buat Fact records                                   │
│                    ↓                                        │
│  6. Agregasi hasil                                          │
│     ├── Behaviour: rata-rata per kode → score → subtotal    │
│     ├── KPI: rata-rata per kode → score × bobot → subtotal  │
│     └── Final Score = (Beh.Avg × Bobot) + (KPI × Bobot)    │
│                    ↓                                        │
│  7. Klasifikasi Band (I/II/III/IV)                          │
│                                                             │
└────────────────────────┬────────────────────────────────────┘
                         ↓
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                FASE REVIEW (Admin/Manager)                   │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                             │
│  8. Review hasil di form Appraisal                          │
│  9. Analisis via Pivot/Graph                                │
│  10. Cetak laporan PDF                                      │
│                                                             │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Alur Detail Scoring¶

Jawaban Survey (numerik)
        ↓
Achievement = Jawaban / Target
        ↓
Score = Scoring Rule lookup (area, achievement)
        ↓
   ┌────┴────┐
   │         │
Behaviour   KPI
   │         │
   │    Weighted Score = Score × Weight
   │         │
   ↓         ↓
Subtotal A  Subtotal B
(sum score) (sum weighted score)
   │         │
   ↓         ↓
Avg A =     KPI Total =
Subtotal/   Subtotal B
Divisor
   │         │
   ↓         ↓
Final = (Avg A × Bobot Behaviour) + (KPI Total × Bobot KPI)
                    ↓
              Band I/II/III/IV

3. Instalasi & Dependensi¶

Dependensi Modul¶

Langkah Instalasi¶

1. Salin folder modul hr_appraisal_survey_scoring ke direktori addons Odoo
2. Restart server Odoo
3. Masuk menu Apps, klik Update Apps List
4. Cari "HR Appraisal Survey Scoring" dan klik Install
5. Setelah instalasi, scoring rules default akan otomatis dibuat

4. Konfigurasi Scoring Rules¶

Scoring Rules menentukan bagaimana rasio achievement dikonversi menjadi skor numerik.

Mengakses Scoring Rules¶

Menu: Appraisals → Configuration → Scoring Rules

Default Rules¶

Modul ini menyediakan 8 rules default yang langsung aktif setelah instalasi:

Behaviour Rules¶

KPI Rules¶

Membuat/Mengubah Scoring Rule¶

1. Buka menu Scoring Rules
2. Klik New atau edit rule yang ada
3. Isi field berikut:

Penting: - Threshold From bersifat eksklusif (tidak termasuk nilai tersebut) - Threshold To bersifat inklusif (termasuk nilai tersebut) - Gunakan nilai sangat kecil (mis. -9999) untuk batas bawah terkecil - Gunakan nilai sangat besar (mis. 9999) untuk batas atas terbesar - Rules dievaluasi berdasarkan Sequence (urutan)

5. Konfigurasi Survey (Pertanyaan)¶

Setiap pertanyaan survey yang akan ikut dinilai harus dikonfigurasi melalui tab khusus di form pertanyaan.

Langkah Konfigurasi¶

1. Buka survey yang akan digunakan untuk appraisal
2. Masuk ke detail pertanyaan (klik pada pertanyaan)
3. Isi konfigurasi di dua tab berikut:

Tab: Appraisal Scoring Mapping¶

Tab: Evidence Settings¶

Tipe Pertanyaan yang Didukung¶

Contoh Konfigurasi Behaviour¶

Pertanyaan: "Bagaimana kemampuan komunikasi karyawan?"
├── Appraisal Scoring Enabled: ✓
├── Area: Behaviour
├── Item Code: B1
├── Factor: Communication
├── Target Rating: 3.0
└── Evidence: (opsional)

Contoh Konfigurasi KPI (Persentase)¶

Pertanyaan: "Berapa pencapaian target penjualan? (dalam %)"
├── Appraisal Scoring Enabled: ✓
├── Area: KPI
├── Item Code: KPI-01
├── Factor: Sales
├── Target Value: 100 (baseline 100%)
├── Weight: 25 (25%)
└── Evidence: ✓ Link & File

Responden mengisi angka bulat, misal: 90 untuk pencapaian 90%.

Contoh Konfigurasi KPI (Nilai Absolut)¶

Pertanyaan: "Berapa total penjualan yang dicapai? (dalam milyar)"
├── Appraisal Scoring Enabled: ✓
├── Area: KPI
├── Item Code: KPI-02
├── Factor: Revenue
├── Target Value: 5.0 (target 5 milyar)
├── Weight: 25 (25%)
└── Evidence: ✓ Link & File

Responden mengisi angka realisasi, misal: 4.5 untuk 4.5 milyar.

Tips Konfigurasi Pertanyaan¶

• Item Code yang sama pada pertanyaan berbeda akan diagregasi (rata-rata) saat scoring
• Total Weight semua KPI sebaiknya berjumlah 100 (100%)
• Pertanyaan yang tidak dicentang "Appraisal Scoring Enabled" akan diabaikan saat scoring
• Satu survey bisa memiliki campuran pertanyaan Behaviour dan KPI

6. Membuat Appraisal¶

1. Buka menu Appraisals
2. Buat appraisal baru untuk karyawan
3. Isi field identitas appraisal:

1. Kirim survey ke responden yang ditentukan (employee, manager, colleague, dll.)
2. Sistem akan otomatis mendeteksi tipe rater:

7. Proses Scoring Otomatis¶

Scoring dihitung secara otomatis ketika responden menyelesaikan survey. Alur:

1. Responden mengklik Submit pada survey
2. Status survey berubah menjadi done
3. Hook _mark_done() otomatis memanggil action_compute_scoring()
4. Sistem:
5. Menghapus fact records lama (jika ada)
6. Membuat fact records baru untuk setiap jawaban
7. Mengagregasi hasil ke summary fields di appraisal
8. Menentukan scoring state dan band

Manual Recompute¶

Jika perlu menghitung ulang (misalnya setelah mengubah scoring rules):

1. Buka form Appraisal
2. Klik tombol Compute Scoring
3. Scoring akan dihitung ulang dari awal

Catatan: Proses ini bersifat idempotent — menjalankan ulang akan menghasilkan hasil yang sama selama data tidak berubah.

8. Konfigurasi Bobot & Divisor pada Appraisal¶

Setiap appraisal memiliki konfigurasi bobot yang dapat disesuaikan di tab Scoring Summary.

Bobot Area¶

Behaviour Divisor (Otomatis)¶

Divisor dihitung otomatis saat scoring dijalankan. Misalnya jika survey memiliki 13 kode behaviour unik (B1 s.d. B13), maka divisor = 13. Jika hanya 6 kode (B1 s.d. B6), maka divisor = 6.

Formula Final Score:

Final Score = (Behaviour Average × Behaviour Weight) + (KPI Weighted Total × KPI Weight)

Dimana:
  Behaviour Average = Behaviour Subtotal / Divisor (auto-computed)
  KPI Weighted Total = Σ (KPI Score × Weight / 100)

9. Melihat Hasil Scoring¶

Pada Form Appraisal¶

Setelah scoring dihitung, tab Scoring Summary menampilkan:

Smart Button¶

Di bagian atas form appraisal terdapat smart button yang menampilkan Final Score. Klik untuk membuka detail fact records dalam pivot view.

List View Appraisal¶

Kolom tambahan pada list view: - Final Score - Band - Scoring State

10. Analisis & Reporting¶

Pivot & Graph Analysis¶

Menu: Appraisals → Reporting → Performance Review Analysis

View yang tersedia: - Pivot View: Analisis multi-dimensi (baris: employee, area, kode; ukuran: score, weighted score) - Graph View: Grafik batang per kode item - List View: Detail semua fact records termasuk evidence

Filter & Group By¶

11. Cetak Laporan PDF¶

Langkah Cetak¶

1. Buka form Appraisal yang sudah memiliki scoring
2. Klik tombol Print Performance Review
3. PDF akan diunduh/ditampilkan

Isi Laporan PDF¶

Laporan berjudul "PENILAIAN HASIL KERJA DAN POTENSI KARYAWAN" berisi:

1. Header — Identitas karyawan (Nama, NIK, Jabatan, Perusahaan, Department, Level, Periode) + Appraisal No, Appraisal Name, Period Start/End
2. Section A: Professional Quality (Behaviour) — Tabel faktor, kode, indikator, target, final rating, achievement %, score
3. Section B: Pencapaian Kerja (KPI) — Tabel kode, deskripsi, target, realisasi, achievement %, nilai, bobot, nilai akhir
4. Total Nilai dan Bobot — Tabel komponen, nilai, bobot, hasil akhir
5. Ranking Penilaian Umum — Tabel band I-IV dengan tanda centang pada band yang sesuai
6. Rekomendasi — Checkbox rekomendasi yang dipilih (lihat daftar di bawah)
7. Final Evaluation — Evaluasi naratif (jika diisi)

Rekomendasi (v18.0.1.3.0)¶

Di form Appraisal, admin/manager dapat mencentang rekomendasi berikut yang akan muncul di laporan PDF:

12. Cron Job (Safety Net)¶

Modul ini memiliki cron job harian sebagai jaring pengaman:

• Nama: Appraisal: Recompute Scoring (Safety Net)
• Frekuensi: Setiap hari
• Fungsi: Mencari appraisal yang:
• Sudah dikirim (check_sent = True)
• Scoring state belum computed
• Memiliki minimal 1 survey response yang selesai
• Aksi: Otomatis menghitung ulang scoring

Cron ini menangani kasus dimana trigger otomatis terlewat (misalnya karena error server saat survey di-submit).

13. Manajemen Hak Akses¶

Security Groups¶

Aturan Akses Model¶

Record Rules¶

Visibilitas Tombol¶

• Tombol Compute Scoring hanya terlihat oleh group scoring_manager
• Tombol Print Performance Review terlihat oleh group scoring_manager
• Menu Configuration → Scoring Rules hanya untuk scoring_manager
• Menu Reporting → Performance Review Analysis untuk scoring_viewer

14. Band Klasifikasi¶

15. Tips & Troubleshooting¶

Checklist Sebelum Memulai Appraisal¶

• Scoring Rules sudah dikonfigurasi (atau gunakan default)
• Survey sudah dibuat dengan pertanyaan yang benar
• Setiap pertanyaan yang relevan sudah diaktifkan scoring mapping-nya
• Area, kode, faktor, dan target sudah diisi
• Total bobot KPI = 1.0 (100%)
• Evidence settings sudah diatur sesuai kebutuhan

Masalah Umum¶

Best Practices¶

1. Konsistensi Kode: Gunakan format kode yang konsisten (mis. B1-B13 untuk behaviour, KPI-01 s.d. KPI-10 untuk KPI)
2. Test Dulu: Sebelum deploy, buat appraisal uji coba dan isi survey untuk memastikan scoring berjalan benar
3. Backup Rules: Catat scoring rules yang digunakan sebelum mengubah, untuk audit trail
4. Review Bobot: Pastikan Behaviour Weight + KPI Weight = 1.0 untuk hasil yang akurat
5. Divisor: Divisor dihitung otomatis dari jumlah kode behaviour unik — pastikan kode (Item Code) di pertanyaan survey sudah benar dan konsisten

Dokumen ini adalah panduan administrator untuk modul HR Appraisal Survey Scoring v18.0.1.3.0