User Manual: HR Appraisal Survey Scoring¶

Panduan Administrator¶

Modul: HR Appraisal Survey Scoring v18.0.1.6.0 Tanggal: 8 April 2026

Daftar Isi¶

1. Pendahuluan
2. Arsitektur & Workflow Modul
3. Instalasi & Dependensi
4. Konfigurasi Scoring Rules
5. Konfigurasi Survey (Pertanyaan)
6. Membuat Appraisal
7. Proses Scoring Otomatis
8. Konfigurasi Bobot & Divisor pada Appraisal
9. Rekomendasi & Finalisasi Appraisal
10. Melihat Hasil Scoring
11. Analisis & Reporting
12. Cetak Laporan PDF
13. Cron Job (Safety Net)
14. Manajemen Hak Akses
15. Band Klasifikasi
16. Tips & Troubleshooting

1. Pendahuluan¶

Modul HR Appraisal Survey Scoring membantu perusahaan menilai kinerja karyawan secara otomatis. Modul ini menghubungkan Appraisal (penilaian kinerja) dengan Survey (kuesioner) di Odoo 18, sehingga proses penilaian menjadi lebih cepat dan konsisten.

Penilaian dibagi menjadi dua area:

• Behaviour (Kualitas Profesional) — Menilai sikap dan perilaku kerja karyawan
• KPI (Key Performance Indicator) — Menilai pencapaian target kerja karyawan

Setiap jawaban survey otomatis diubah menjadi skor berdasarkan Scoring Rules (aturan penilaian) yang bisa disesuaikan. Skor dari kedua area digabungkan menjadi Final Score (skor akhir) dengan klasifikasi Band I - IV.

2. Arsitektur & Workflow Modul¶

Diagram Alur Kerja¶

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                    FASE PERSIAPAN (Admin)                    │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                             │
│  1. Setup Scoring Rules (aturan konversi skor)              │
│                    ↓                                        │
│  2. Buat/Edit Survey                                        │
│     └── Konfigurasi pertanyaan:                             │
│         ├── Area (Behaviour / KPI)                          │
│         ├── Target Rating / Target Value                    │
│         ├── KPI Direction (Higher/Lower is Better)          │
│         ├── KPI Unit (%, Hari, Jam, Skala, Nominal)         │
│         ├── Bobot (KPI)                                     │
│         ├── Kode & Faktor                                   │
│         └── Evidence (opsional)                             │
│                    ↓                                        │
│  3. Buat Appraisal untuk karyawan                           │
│     └── Kirim survey ke responden                           │
│                                                             │
└────────────────────────┬────────────────────────────────────┘
                         ↓
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                   FASE PENGISIAN (Responden)                 │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                             │
│  4. Responden mengisi survey                                │
│     ├── Jawab pertanyaan (skala/angka)                      │
│     ├── Upload evidence (jika diaktifkan)                   │
│     └── Submit survey                                       │
│                                                             │
└────────────────────────┬────────────────────────────────────┘
                         ↓
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                FASE SCORING (Otomatis)                       │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                             │
│  5. Survey selesai → Perhitungan otomatis                   │
│     ├── Kenali tipe penilai (diri sendiri/atasan/rekan/dll) │
│     ├── Untuk setiap jawaban:                               │
│     │   ├── Ambil nilai dari jawaban                        │
│     │   ├── Hitung pencapaian berdasarkan KPI Direction:    │
│     │   │   ├── Higher is Better: nilai / target            │
│     │   │   └── Lower is Better: target / nilai             │
│     │   ├── Cocokkan skor dari Scoring Rules                │
│     │   └── Hitung skor tertimbang (KPI)                    │
│     └── Simpan hasil penilaian                              │
│                    ↓                                        │
│  6. Penggabungan hasil                                      │
│     ├── Behaviour: rata-rata per kode → skor → subtotal     │
│     ├── KPI: rata-rata per kode → skor × bobot → subtotal   │
│     └── Skor Akhir = (Rata-rata Beh. × Bobot) + (KPI × Bobot)│
│                    ↓                                        │
│  7. Klasifikasi Band (I/II/III/IV)                          │
│                                                             │
└────────────────────────┬────────────────────────────────────┘
                         ↓
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                FASE REVIEW (Admin/Manager)                   │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                             │
│  8. Review hasil di form Appraisal                          │
│  9. Analisis via Pivot/Graph                                │
│  10. Cetak laporan PDF                                      │
│                                                             │
└────────────────────────┬────────────────────────────────────┘
                         ↓
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│          FASE REKOMENDASI & FINALISASI (CEO/Finalizer)      │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                             │
│  11. Isi rekomendasi di stage Done:                         │
│      ├── Pengakhiran PKWT                                   │
│      ├── Perpanjangan PKWT 12 Bulan                         │
│      ├── Diangkat Pegawai Tetap                             │
│      ├── Promosi (Jabatan/Golongan)                         │
│      ├── Kenaikan Gaji (Khusus/Berkala)                     │
│      └── Mutasi / Rotasi                                    │
│                    ↓                                        │
│  12. Klik "Appraisal Complete" → Rekomendasi terkunci       │
│                    ↓                                        │
│  13. (Opsional) Reopen → Kembali ke Done jika perlu revisi  │
│                                                             │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Alur Detail Scoring¶

Jawaban Survey (numerik)
        ↓
Achievement = ?
  ├── Behaviour: Jawaban / Target
  ├── KPI (Higher is Better): Jawaban / Target
  └── KPI (Lower is Better): Target / Jawaban
        ↓
Score = Cocokkan dengan Scoring Rules (area, achievement)
        ↓
   ┌────┴────┐
   │         │
Behaviour   KPI
   │         │
   │    Skor Tertimbang = Score × Bobot
   │         │
   ↓         ↓
Subtotal A  Subtotal B
(total skor) (total skor tertimbang)
   │         │
   ↓         ↓
Avg A =     KPI Total =
Subtotal/   Subtotal B
Divisor
   │         │
   ↓         ↓
Final = (Avg A × Bobot Behaviour) + (KPI Total × Bobot KPI)
                    ↓
              Band I/II/III/IV

3. Instalasi & Dependensi¶

Dependensi Modul¶

Langkah Instalasi¶

1. Salin folder modul hr_appraisal_survey_scoring ke direktori addons Odoo
2. Restart server Odoo
3. Masuk menu Apps, klik Update Apps List
4. Cari "HR Appraisal Survey Scoring" dan klik Install
5. Setelah instalasi, scoring rules default akan otomatis dibuat

4. Konfigurasi Scoring Rules¶

Scoring Rules adalah aturan yang menentukan bagaimana persentase pencapaian (achievement) diubah menjadi skor angka.

Mengakses Scoring Rules¶

Menu: Appraisals → Configuration → Scoring Rules

Default Rules¶

Modul ini menyediakan 8 rules default yang langsung aktif setelah instalasi:

Behaviour Rules¶

KPI Rules¶

Membuat/Mengubah Scoring Rule¶

1. Buka menu Scoring Rules
2. Klik New atau edit rule yang ada
3. Isi field berikut:

5. Konfigurasi Survey (Pertanyaan)¶

Agar jawaban survey bisa dihitung skornya, setiap pertanyaan perlu diatur melalui tab khusus di form pertanyaan.

Langkah Konfigurasi¶

1. Buka survey yang akan digunakan untuk appraisal
2. Masuk ke detail pertanyaan (klik pada pertanyaan)
3. Isi konfigurasi di dua tab berikut:

Tab: Appraisal Scoring Mapping¶

Tab: Evidence Settings¶

Tipe Pertanyaan yang Didukung¶

Contoh Konfigurasi Behaviour¶

Pertanyaan: "Bagaimana kemampuan komunikasi karyawan?"
├── Appraisal Scoring Enabled: ✓
├── Area: Behaviour
├── Item Code: B1
├── Factor: Communication
├── Target Rating: 3.0
└── Evidence: (opsional)

Contoh Konfigurasi KPI — Higher is Better (Persentase)¶

Pertanyaan: "Berapa pencapaian target penjualan? (dalam %)"
├── Appraisal Scoring Enabled: ✓
├── Area: KPI
├── Item Code: KPI-01
├── Factor: Sales
├── Target Value: 95
├── KPI Direction: Higher is Better
├── KPI Unit: %
├── Weight: 25 (25%)
└── Evidence: ✓ Link & File

Responden mengisi angka bulat, misal: 96. Achievement = 96/95 = 1.0105 (101.05%).

Contoh Konfigurasi KPI — Higher is Better (Nominal)¶

Pertanyaan: "Berapa total penjualan yang dicapai? (dalam milyar)"
├── Appraisal Scoring Enabled: ✓
├── Area: KPI
├── Item Code: KPI-02
├── Factor: Revenue
├── Target Value: 10
├── KPI Direction: Higher is Better
├── KPI Unit: Nominal
├── Weight: 25 (25%)
└── Evidence: ✓ Link & File

Responden mengisi angka realisasi, misal: 12. Achievement = 12/10 = 1.20 (120%).

Contoh Konfigurasi KPI — Lower is Better (SLA Hari)¶

Pertanyaan: "Berapa rata-rata waktu penyelesaian ticket? (hari)"
├── Appraisal Scoring Enabled: ✓
├── Area: KPI
├── Item Code: KPI-03
├── Factor: Service Level
├── Target Value: 30
├── KPI Direction: Lower is Better
├── KPI Unit: Hari
├── Weight: 20 (20%)
└── Evidence: ✓ Link & File

Responden mengisi angka realisasi, misal: 20. Achievement = 30/20 = 1.50 (150%). Semakin kecil realisasi dari target, semakin tinggi achievement.

Contoh Konfigurasi KPI — Lower is Better (Persentase Maksimal)¶

Pertanyaan: "Berapa defect rate produksi? (dalam %)"
├── Appraisal Scoring Enabled: ✓
├── Area: KPI
├── Item Code: KPI-04
├── Factor: Quality
├── Target Value: 5
├── KPI Direction: Lower is Better
├── KPI Unit: %
├── Weight: 15 (15%)
└── Evidence: ✓ Link & File

Responden mengisi angka realisasi, misal: 3. Achievement = 5/3 = 1.6667 (166.67%). Target adalah batas maksimal, semakin kecil realisasi semakin baik.

Panduan Menentukan KPI Direction¶

Mapping Konfigurasi KPI yang Direkomendasikan¶

6. Membuat Appraisal¶

1. Buka menu Appraisals
2. Buat appraisal baru untuk karyawan
3. Isi field identitas appraisal:

Kanban View¶

Kanban view appraisal menampilkan informasi utama per kartu:

┌─────────────────────┐
│ AP001               │  ← Appraisal No
│ Penilaian Q1 2026   │  ← Appraisal Name
│ John Doe            │  ← Employee (bold)
│ Deadline: 2026-04-30│
│ Sent Questions: 3   │
│ Answers: 2          │
└─────────────────────┘

1. Kirim survey ke para penilai yang ditentukan (karyawan sendiri, atasan, rekan kerja, dll.)
2. Sistem akan otomatis mengenali peran masing-masing penilai:

Stage Flow Appraisal¶

To Start (0) → Sent Mail (1) → Done (2) → Appraisal Complete (3)
                    |                            |
                    ↓                            ↓ Reopen
                 Cancel (4)                   Done (2)

7. Proses Scoring Otomatis¶

Skor dihitung secara otomatis setiap kali ada responden yang menyelesaikan survey. Berikut alurnya:

1. Responden mengklik Submit pada survey
2. Status survey berubah menjadi selesai
3. Sistem otomatis menghitung skor:
4. Menghapus hasil perhitungan lama (jika ada)
5. Membuat catatan skor baru untuk setiap jawaban
6. Menghitung total dan rata-rata skor di form appraisal
7. Menentukan status skor dan band

Manual Recompute¶

Jika perlu menghitung ulang (misalnya setelah mengubah scoring rules):

1. Buka form Appraisal
2. Klik tombol Compute Scoring
3. Scoring akan dihitung ulang dari awal

8. Konfigurasi Bobot & Divisor pada Appraisal¶

Setiap appraisal memiliki konfigurasi bobot yang dapat disesuaikan di tab Scoring Summary.

Bobot Area¶

Behaviour Divisor (Otomatis)¶

Divisor dihitung otomatis setiap kali skor diproses. Contoh: jika survey memiliki 13 pertanyaan behaviour dengan kode berbeda (B1 s.d. B13), maka divisor = 13. Jika hanya 6 pertanyaan dengan kode berbeda (B1 s.d. B6), maka divisor = 6.

Formula Final Score:

Final Score = (Behaviour Average × Behaviour Weight) + (KPI Weighted Total × KPI Weight)

Keterangan:
  Behaviour Average = Total Skor Behaviour / Divisor (dihitung otomatis)
  KPI Weighted Total = Jumlah dari (Skor KPI × Bobot / 100) untuk setiap item KPI

9. Rekomendasi & Finalisasi Appraisal¶

Stage Done — Mengisi Rekomendasi¶

Setelah appraisal berada di stage Done, rekomendasi dapat diisi.

Siapa yang mengisi rekomendasi?

Hanya pengguna dengan hak akses Appraisal Finalizer yang bisa mengisi rekomendasi. Pengguna lain tetap bisa melihat rekomendasi, tetapi tidak bisa mengubahnya. Dalam praktiknya, rekomendasi diisi oleh CEO atau pejabat berwenang.

Daftar Rekomendasi:

Stage Appraisal Complete — Finalisasi & Kunci¶

Setelah rekomendasi diisi, pejabat dengan hak akses Appraisal Finalizer klik tombol "Appraisal Complete".

Yang terjadi: - Stage berubah dari Done → Appraisal Complete - Rekomendasi terkunci — tidak bisa diubah lagi - Ringkasan skor tetap bisa dilihat - Laporan tetap bisa dicetak

Reopen — Buka Kembali (Opsional)¶

Jika perlu merevisi rekomendasi, pengguna dengan hak akses Appraisal Manager klik tombol "Reopen".

Yang terjadi: - Stage kembali dari Appraisal Complete → Done - Rekomendasi bisa diedit kembali (oleh Finalizer) - Bisa direvisi dan dikunci ulang

Readonly per Stage¶

) Rekomendasi hanya bisa diedit oleh pengguna dengan hak akses Appraisal Finalizer dan hanya di stage Done*. Pengguna lain selalu melihat field ini sebagai terkunci di semua stage.

10. Melihat Hasil Scoring¶

Pada Form Appraisal¶

Setelah scoring dihitung, tab Scoring Summary menampilkan:

Smart Button¶

Di bagian atas form appraisal terdapat tombol pintar (smart button) yang menampilkan Final Score. Klik tombol ini untuk melihat rincian skor per item dalam tampilan pivot.

List View Appraisal¶

Kolom tambahan pada list view: - Final Score - Band - Scoring State

11. Analisis & Reporting¶

Pivot & Graph Analysis¶

Menu: Appraisals → Reporting → Performance Review Analysis

Tampilan yang tersedia: - Pivot View: Tabel analisis yang bisa dikelompokkan berdasarkan karyawan, area, kode, dll. - Graph View: Grafik batang per kode item untuk perbandingan visual - List View: Daftar lengkap semua hasil skor beserta bukti pendukung (evidence)

Filter & Group By¶

12. Cetak Laporan PDF¶

Langkah Cetak¶

1. Buka form Appraisal yang sudah memiliki scoring
2. Klik tombol Print Performance Review
3. PDF akan diunduh/ditampilkan

Isi Laporan PDF¶

Laporan berjudul "PENILAIAN HASIL KERJA DAN POTENSI KARYAWAN" berisi:

1. Header — Identitas karyawan (Nama, NIK, Jabatan, Perusahaan, Department, Level, Periode) + Appraisal No, Appraisal Name, Period Start/End
2. Section A: Professional Quality (Behaviour) — Tabel faktor, kode, indikator, target, final rating, achievement %, score
3. Section B: Pencapaian Kerja (KPI) — Tabel kode, deskripsi, target (+ unit), realisasi (+ unit), achievement %, nilai, bobot, nilai akhir
4. Total Nilai dan Bobot — Tabel komponen, nilai, bobot, hasil akhir
5. Ranking Penilaian Umum — Tabel band I-IV dengan tanda centang pada band yang sesuai
6. Rekomendasi — Checkbox rekomendasi yang dipilih (lihat daftar di bawah)
7. Final Evaluation — Evaluasi naratif (jika diisi)

Rekomendasi¶

Di form Appraisal, CEO/Finalizer mengisi rekomendasi di stage Done. Rekomendasi yang tercentang akan muncul di laporan PDF. Setelah stage Appraisal Complete, rekomendasi terkunci dan tidak bisa diubah. Lihat Section 9 untuk detail lengkap.

13. Cron Job (Safety Net)¶

Modul ini memiliki tugas terjadwal harian (cron job) sebagai jaring pengaman:

• Nama: Appraisal: Recompute Scoring (Safety Net)
• Frekuensi: Berjalan otomatis setiap hari
• Fungsi: Mencari appraisal yang:
• Sudah dikirim ke responden
• Skornya belum selesai dihitung
• Sudah ada minimal 1 survey yang terisi
• Aksi: Otomatis menghitung ulang skor

Tugas terjadwal ini berguna untuk menangani situasi di mana perhitungan otomatis gagal berjalan (misalnya karena gangguan server saat survey di-submit).

14. Manajemen Hak Akses¶

Security Groups¶

Hierarki Hak Akses¶

Hak akses yang lebih tinggi otomatis mewarisi kemampuan dari hak akses di bawahnya:

Semua user Odoo (Internal User)
  └── Appraisal Employee (akses dasar)
        ├── Appraisal Manager (mewarisi Employee)
        ├── Scoring Viewer (mewarisi Employee)
        │     └── Scoring Manager (mewarisi Viewer)
        └── Appraisal Finalizer (mewarisi Employee)

Typical User Setup¶

Karyawan biasa (Heri Hermawan, Juan Juliyanto, Indra Gunanda):
  → oh_appraisal_group_employee

Atasan/Product Owner (Anggraito Laras):
  → oh_appraisal_group_employee
  + group_appraisal_scoring_viewer  (lihat & print score)

HR Staff (Syifa Maghfira):
  → oh_appraisal_group_manager      (kelola appraisal)
  + group_appraisal_scoring_manager  (compute & lihat semua score)

CEO (Yehezkiel Panji Pamungkas):
  → group_appraisal_finalizer        (isi rekomendasi + finalize/kunci)
  + group_appraisal_scoring_viewer   (lihat score & print)

VP HRGA (Siti Nurhayati):
  → oh_appraisal_group_manager       (kelola appraisal + reopen)
  + group_appraisal_finalizer        (finalize/kunci)
  + group_appraisal_scoring_viewer   (lihat score & print)

Kemampuan per Hak Akses¶

Siapa Bisa Lihat Data Apa?¶

Sistem membatasi data yang terlihat oleh masing-masing pengguna:

Data Appraisal¶

Jawaban Survey¶

Hasil Skor (Scoring Facts)¶

Tombol yang Tersedia per Hak Akses¶

Tab Rekomendasi Penilaian¶

• Tersembunyi di stage To Start dan Sent Mail (belum relevan)
• Terlihat di stage Done dan Appraisal Complete
• Bisa diedit hanya oleh pengguna dengan hak akses Appraisal Finalizer di stage Done
• Terkunci untuk semua pengguna lain, dan di stage Appraisal Complete/Cancel

Menu yang Tersedia¶

• Menu Configuration → Scoring Rules — hanya untuk pengguna dengan hak akses Scoring Manager
• Menu Reporting → Performance Review Analysis — untuk pengguna dengan hak akses Scoring Viewer ke atas

15. Band Klasifikasi¶

16. Tips & Troubleshooting¶

Checklist Sebelum Memulai Appraisal¶

• Scoring Rules sudah dikonfigurasi (atau gunakan default)
• Survey sudah dibuat dengan pertanyaan yang benar
• Setiap pertanyaan yang relevan sudah diaktifkan scoring mapping-nya
• Area, kode, faktor, dan target sudah diisi
• KPI Direction sudah diset per pertanyaan (Higher/Lower is Better)
• KPI Unit sudah diisi untuk label report (%, Hari, Jam, dll.)
• Total bobot KPI = 100 (100%)
• Evidence settings sudah diatur sesuai kebutuhan

Masalah Umum¶

Best Practices¶

1. Konsistensi Kode: Gunakan format kode yang konsisten (mis. B1-B13 untuk behaviour, KPI-01 s.d. KPI-10 untuk KPI)
2. Uji Coba Dulu: Sebelum digunakan, buat appraisal percobaan dan isi survey-nya untuk memastikan skor dihitung dengan benar
3. Catat Aturan Lama: Catat scoring rules yang digunakan sebelum mengubah, agar ada jejak perubahan
4. Periksa Bobot: Pastikan total Behaviour Weight + KPI Weight = 1.0 (100%) agar hasil akurat
5. Divisor: Pembagi dihitung otomatis dari jumlah kode behaviour unik — pastikan Item Code di pertanyaan survey sudah benar dan konsisten

Dokumen Terkait¶

• Panduan Responden — Panduan bagi pengisi survey
• Contoh Implementasi Permission — Simulasi setup hak akses dengan skenario nyata

Dokumen ini adalah panduan administrator untuk modul HR Appraisal Survey Scoring v18.0.1.6.0