User Manual: HR Appraisal Survey Scoring¶

Panduan Responden (Pengisi Survey)¶

Modul: HR Appraisal Survey Scoring v18.0.1.3.0 Tanggal: 3 Maret 2026

Daftar Isi¶

Pendahuluan
Peran Anda dalam Proses Appraisal
Menerima Undangan Survey
Mengisi Survey
Mengisi Pertanyaan Behaviour
Mengisi Pertanyaan KPI
Mengirim Evidence (Bukti Pendukung)
Submit Survey
Melihat Hasil Penilaian
FAQ (Pertanyaan Umum)

1. Pendahuluan¶

Dokumen ini adalah panduan bagi Anda sebagai responden yang mengisi survey penilaian kinerja (performance review). Survey ini merupakan bagian dari proses appraisal karyawan yang menggunakan sistem otomatis untuk menghitung skor performa.

Jawaban yang Anda berikan akan langsung digunakan oleh sistem untuk menghitung skor kinerja karyawan yang sedang dinilai. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk mengisi survey dengan jujur dan objektif.

2. Peran Anda dalam Proses Appraisal¶

Anda mungkin diminta mengisi survey dalam salah satu peran berikut:

Peran	Keterangan
Self-Assessment	Anda menilai diri sendiri
Manager	Anda menilai bawahan langsung Anda
Colleague	Anda menilai rekan kerja setingkat
Collaborator	Anda menilai atasan atau rekan lintas tim

Peran Anda ditentukan otomatis oleh sistem berdasarkan relasi Anda dengan karyawan yang dinilai. Anda tidak perlu memilih peran secara manual.

3. Menerima Undangan Survey¶

Melalui Email¶

Anda akan menerima email undangan berisi link ke survey
Klik link tersebut untuk membuka halaman survey
Link bersifat unik untuk Anda — jangan bagikan ke orang lain

Melalui Odoo¶

Login ke Odoo
Anda mungkin menerima notifikasi untuk mengisi survey
Klik notifikasi untuk langsung menuju halaman survey

4. Mengisi Survey¶

Tampilan Halaman Survey¶

Ketika Anda membuka survey, Anda akan melihat:

┌─────────────────────────────────────────────┐
│           JUDUL SURVEY                       │
│           Deskripsi survey                   │
├─────────────────────────────────────────────┤
│                                             │
│  Pertanyaan 1:                              │
│  ┌─────────────────────────────────────┐    │
│  │ [Jawaban Anda di sini]             │    │
│  └─────────────────────────────────────┘    │
│                                             │
│  📎 Evidence Link: [________________]       │
│  📎 Upload File: [Choose File]              │
│                                             │
│  ─────────────────────────────────────      │
│                                             │
│  Pertanyaan 2:                              │
│  ┌─────────────────────────────────────┐    │
│  │ [Jawaban Anda di sini]             │    │
│  └─────────────────────────────────────┘    │
│                                             │
│              [SUBMIT]                       │
└─────────────────────────────────────────────┘

Tips Umum¶

Baca setiap pertanyaan dengan seksama sebelum menjawab
Jawab semua pertanyaan yang ditampilkan
Anda dapat mengisi evidence (bukti) jika tersedia
Pastikan semua jawaban sudah benar sebelum submit
Setelah submit, jawaban tidak dapat diubah

5. Mengisi Pertanyaan Behaviour¶

Pertanyaan behaviour menilai kualitas perilaku profesional karyawan. Pertanyaan ini biasanya menggunakan format skala (scale/Likert).

Cara Mengisi¶

Baca pernyataan atau indikator yang ditampilkan
Pilih nilai skala yang sesuai dengan penilaian Anda

Contoh Pertanyaan Behaviour¶

"Bagaimana kemampuan komunikasi karyawan ini?"

○ 1 - Sangat Kurang
○ 2 - Kurang
○ 3 - Cukup Baik
○ 4 - Baik
○ 5 - Sangat Baik

Panduan Pemilihan Skala¶

Skala	Arti Umum	Kapan Digunakan
1	Sangat Kurang	Tidak pernah menunjukkan perilaku ini
2	Kurang	Jarang menunjukkan perilaku ini
3	Cukup	Kadang-kadang menunjukkan perilaku ini
4	Baik	Sering menunjukkan perilaku ini
5	Sangat Baik	Selalu menunjukkan perilaku ini secara konsisten

Catatan: Skala yang tampil bisa berbeda tergantung konfigurasi survey. Ikuti label yang ditampilkan pada survey Anda.

6. Mengisi Pertanyaan KPI¶

Pertanyaan KPI menilai pencapaian target kerja secara kuantitatif. Pertanyaan ini menggunakan format input angka (numerical box).

Cara Mengisi¶

Baca deskripsi KPI yang ditampilkan
Masukkan angka yang menunjukkan pencapaian aktual
Gunakan format angka yang sesuai (tidak perlu menambahkan simbol atau unit)

Contoh Pertanyaan KPI (Persentase)¶

"Berapa pencapaian target penjualan karyawan ini? (dalam %)"

Target: 100%

Jawaban: [________]

Masukkan angka bulat, misal: 90 untuk pencapaian 90%, 120 untuk 120%.

Contoh Pertanyaan KPI (Nilai Absolut)¶

"Berapa total penjualan yang dicapai karyawan ini? (dalam milyar Rupiah)"

Target: 5.0

Jawaban: [________]

Masukkan angka realisasi, misal: 4.5 untuk 4.5 milyar.

Tips Pengisian KPI¶

Masukkan angka sesuai format yang diminta di pertanyaan
Untuk KPI persentase: masukkan angka bulat (misal 90 untuk 90%, bukan 0.9)
Untuk KPI nilai absolut: masukkan angka realisasi aktual
Gunakan titik (.) sebagai pemisah desimal, bukan koma
Pastikan unit/satuan sesuai dengan yang diminta di pertanyaan
Jika tidak memiliki data yang akurat, gunakan estimasi terbaik Anda

Contoh: - Target pencapaian 100% → Realisasi 90% → ketik 90 - Target penjualan 5.0 milyar → Realisasi 4.5 milyar → ketik 4.5 - Target jumlah project 10 → Realisasi 12 → ketik 12

7. Mengirim Evidence (Bukti Pendukung)¶

Beberapa pertanyaan mungkin memiliki fitur evidence (bukti pendukung) yang memungkinkan Anda melampirkan bukti untuk mendukung jawaban.

Jenis Evidence¶

1. Evidence Link (URL)¶

Jika tersedia field Evidence Link: 1. Masukkan URL lengkap yang mengarah ke bukti pendukung 2. Contoh: link ke dokumen, dashboard, laporan online, dll.

Evidence Link: [https://docs.google.com/spreadsheets/d/xxx]

Tips: - Pastikan URL dapat diakses oleh reviewer - Gunakan URL lengkap termasuk https:// - Pastikan link tidak memerlukan izin khusus yang tidak dimiliki reviewer

2. Evidence File (Upload File)¶

Jika tersedia tombol Upload File:

Klik tombol Choose File atau area upload
Pilih file dari komputer Anda
Tunggu hingga upload selesai (nama file akan muncul di daftar)
Anda dapat mengupload beberapa file untuk satu pertanyaan
Untuk menghapus file yang salah, klik tombol hapus (×) di sebelah nama file

File yang diupload:
  ✓ Laporan_Penjualan_Q4.pdf     [×]
  ✓ Screenshot_Dashboard.png      [×]

Tips Upload File: - Format yang umum didukung: PDF, gambar (PNG, JPG), dokumen (DOCX, XLSX) - Pastikan file tidak terlalu besar - Beri nama file yang deskriptif agar mudah dikenali reviewer - Pastikan file tidak mengandung informasi sensitif yang tidak perlu

Kapan Harus Menyertakan Evidence¶

Evidence bersifat opsional kecuali diinstruksikan sebaliknya
Lampirkan evidence jika ada data yang mendukung jawaban Anda
Evidence sangat berguna untuk pertanyaan KPI karena memberikan bukti pencapaian konkret

8. Submit Survey¶

Langkah Submit¶

Pastikan semua pertanyaan sudah dijawab
Review kembali jawaban Anda
Klik tombol Submit di bagian bawah halaman
Konfirmasi jika diminta

Setelah Submit¶

Jawaban Anda akan langsung tersimpan dan tidak dapat diubah
Sistem akan otomatis menghitung skor berdasarkan jawaban Anda dan jawaban responden lain
Anda akan melihat halaman konfirmasi bahwa survey telah berhasil dikirim

Hal yang Perlu Diperhatikan¶

Tidak bisa mengubah jawaban setelah submit — pastikan jawaban sudah benar
Tidak perlu menunggu responden lain — Anda bisa submit kapan saja
Skor dihitung ulang setiap ada responden baru yang menyelesaikan survey

9. Melihat Hasil Penilaian¶

Sebagai Karyawan yang Dinilai¶

Jika Anda adalah karyawan yang sedang dinilai (self-assessment), Anda mungkin dapat melihat hasil scoring di form Appraisal Anda, tergantung pada hak akses yang diberikan oleh admin.

Yang bisa Anda lihat (jika diizinkan): - Final Score dan Band pada smart button di form appraisal - Detail scoring di tab Scoring Summary

Sebagai Penilai (Rater)¶

Sebagai penilai, tugas Anda selesai setelah submit survey. Hasil scoring biasanya hanya dapat dilihat oleh: - Manager karyawan yang bersangkutan - HR Manager / Administrator

10. FAQ (Pertanyaan Umum)¶

Q: Apakah jawaban saya bisa dilihat orang lain?¶

A: Jawaban individu Anda tersimpan di sistem. Namun, yang ditampilkan pada hasil scoring adalah rata-rata dari semua responden, bukan jawaban per orang. Admin/Manager dengan hak akses tertentu dapat melihat detail jawaban per responden di menu analisis.

Q: Bagaimana jika saya salah mengisi jawaban?¶

A: Setelah submit, jawaban tidak dapat diubah. Hubungi HR atau admin untuk meminta bantuan jika terjadi kesalahan.

Q: Apakah saya harus mengisi semua pertanyaan?¶

A: Ya, sebaiknya jawab semua pertanyaan yang ditampilkan agar scoring dapat dihitung secara lengkap. Pertanyaan yang tidak dijawab tidak akan menghasilkan skor.

Q: Berapa lama waktu yang saya miliki untuk mengisi survey?¶

A: Batas waktu ditentukan oleh HR/admin perusahaan Anda. Periksa email undangan untuk informasi deadline. Disarankan untuk mengisi sesegera mungkin setelah menerima undangan.

Q: Apakah evidence wajib dilampirkan?¶

A: Evidence bersifat opsional kecuali admin mewajibkannya. Namun, melampirkan evidence akan memperkuat kredibilitas jawaban Anda, terutama untuk pertanyaan KPI.

Q: Apa yang terjadi setelah saya submit?¶

A: Sistem otomatis menghitung skor kinerja berdasarkan jawaban Anda dan responden lain. Hasilnya akan terlihat oleh manager/HR pada form Appraisal karyawan yang bersangkutan.

Q: Bagaimana jika saya menerima beberapa survey sekaligus?¶

A: Isi masing-masing survey secara terpisah. Setiap survey mungkin untuk karyawan yang berbeda. Pastikan Anda membaca judul survey untuk mengetahui siapa yang sedang Anda nilai.

Q: Apakah jawaban saya anonim?¶

A: Tidak sepenuhnya anonim. Sistem mencatat siapa yang memberikan jawaban untuk keperluan validasi. Namun, yang dipublikasikan di laporan biasanya hanya skor agregat (rata-rata), bukan jawaban individual.

Q: Format angka apa yang harus saya gunakan untuk KPI?¶

A: Gunakan titik (.) sebagai pemisah desimal. Contoh: 4.5, bukan 4,5. Untuk KPI persentase, masukkan angka bulat (misal 90 untuk 90%). Jangan gunakan simbol mata uang, satuan, atau tanda persen — cukup angkanya saja.

Q: File apa saja yang bisa diupload sebagai evidence?¶

A: Format umum yang didukung: PDF, PNG, JPG, DOCX, XLSX. Hindari file yang terlalu besar. Beri nama file yang deskriptif.

Ringkasan Langkah Pengisian¶

1. Terima undangan survey (email/notifikasi)
         ↓
2. Klik link survey
         ↓
3. Baca pertanyaan dengan seksama
         ↓
4. Jawab pertanyaan:
   ├── Behaviour → Pilih skala (1-5)
   └── KPI → Masukkan angka realisasi
         ↓
5. Lampirkan evidence (jika tersedia & relevan)
   ├── Link URL
   └── Upload file
         ↓
6. Review semua jawaban
         ↓
7. Klik SUBMIT
         ↓
8. Selesai! Skor dihitung otomatis oleh sistem.

Dokumen ini adalah panduan responden untuk modul HR Appraisal Survey Scoring v18.0.1.3.0