User Manual - Project Permission¶

Modul: Project Permission (Own Documents) Versi: 18.0.1.1.0 Odoo: Community Edition 18

Daftar Isi¶

1. Pendahuluan
2. Hak Akses User
3. Memberi Hak Akses Own Documents
4. Membuat Project Baru
5. Mengelola Stage Task
6. Pengaturan Project
7. Follower Project
8. Co-Manager
9. Memindahkan Project Stage
10. Melaporkan Kondisi Project (Updates)
11. Multi-Company
12. Urutan Pemeriksaan Akses
13. Riwayat Versi

1. Pendahuluan¶

Di Odoo standar, hanya Project Administrator yang boleh membuat project baru. Akibatnya, user yang sebenarnya hanya perlu mengelola project sendiri sering diberi hak Administrator. Padahal hak Administrator juga mencakup konfigurasi, menghapus project, dan akses ke semua project.

Modul ini menambahkan hak akses baru Project / Own Documents. User dengan hak akses ini bisa:

• membuat project baru;
• mengedit project yang ia pegang sebagai Project Manager;
• menunjuk Co-Manager, yaitu rekan yang ikut mengelola project tanpa mengambil alih kepemilikan;
• menambah, mengubah, dan menghapus kolom stage task di project miliknya.

Hak lain tetap tertutup: menghapus project, membuka menu Configuration, dan mengedit project milik orang lain.

2. Hak Akses User¶

Aplikasi Project memiliki 3 level akses:

Perbandingan Hak per Level¶

3. Memberi Hak Akses Own Documents¶

Langkah ini dilakukan oleh admin sistem.

1. Masuk Settings > Users & Companies > Users
2. Klik user yang ingin diatur
3. Di bagian Project, pilih Own Documents
4. Buka tab Allowed Companies dan pastikan company tempat user bekerja sudah dicentang. Hak akses ini tidak menambah akses ke company lain.
5. Klik Save
6. Minta user logout lalu login kembali

4. Membuat Project Baru¶

1. Buka aplikasi Project
2. Pastikan company yang benar sedang aktif di pemilih company (pojok kanan atas)
3. Klik New, isi nama project, lalu klik Create project

Hasilnya:

• Anda otomatis menjadi Project Manager project tersebut.
• Field Company otomatis diisi dengan company yang sedang aktif. Project ini hanya terlihat oleh user yang punya akses ke company tersebut.

5. Mengelola Stage Task¶

Stage task adalah kolom pada tampilan kanban task, misalnya To Do, In Progress, dan Done.

Menambah Kolom¶

1. Buka project milik Anda (klik kartu project)
2. Klik + Stage di sebelah kanan kolom terakhir
3. Ketik nama stage, lalu tekan Enter atau klik Add

Mengubah atau Menghapus Kolom¶

Arahkan kursor ke judul kolom, klik ikon pengaturan, lalu pilih Edit atau Delete.

6. Pengaturan Project¶

Cara Membuka Form Project¶

1. Buka Project > Projects
2. Arahkan kursor ke kartu project, lalu klik ikon titik tiga (⋮) di pojok kanan atas kartu
3. Pilih View (untuk level User dan Own Documents) atau Settings (untuk Administrator)
4. Ubah isian yang diperlukan, termasuk tab Settings di dalam form, lalu klik Save

Menu View dan Settings membuka form project yang sama. Perbedaan labelnya bawaan Odoo:

Field Penting¶

Pilihan Visibility¶

7. Follower Project¶

Follower adalah daftar orang yang berlangganan sebuah project. Daftarnya bisa dilihat di chatter (bagian bawah form project) lewat ikon orang di sebelah tombol Follow.

Fungsi Follower¶

1. Menerima notifikasi. Pesan yang dikirim lewat Send message di chatter project diteruskan ke semua follower, ke inbox Odoo atau email sesuai preferensi masing-masing user.
2. Membuka akses lihat pada project tertutup. Pada project dengan Visibility Invited internal users, hanya follower yang bisa melihat project beserta task, Updates, dan Milestones-nya. Pada pilihan Visibility lain, follower tidak memengaruhi siapa yang bisa melihat.
3. Otomatis mengikuti task baru, jika diaktifkan (lihat Mengatur Notifikasi).

Perbedaan Follower dan Visibility¶

• Pada All internal users, semua user di company itu bisa melihat project. Follower hanya menentukan siapa yang menerima notifikasi.
• Pada Invited internal users, daftar follower sekaligus menjadi daftar orang yang boleh melihat project.

Yang Tidak Diberikan oleh Follower¶

• Hak edit project. Follower tidak bisa mengubah project atau memindahkan project stage. Untuk itu, jadikan ia Co-Manager.
• Akses ke company lain. Follower tetap hanya bisa melihat project di company yang boleh ia akses.

Siapa yang Boleh Menambah dan Menghapus Follower¶

Artinya, pada Visibility All internal users siapa pun di company itu bisa Follow sendiri. Pada Invited internal users, hanya Project Manager, Co-Manager, atau Administrator yang bisa mengundang orang baru, karena orang lain belum bisa melihat project tersebut.

Mengatur Notifikasi¶

Secara bawaan, follower baru hanya menerima Discussions, yaitu pesan yang dikirim lewat Send message. Notifikasi tentang task perlu diaktifkan sendiri:

1. Klik ikon follower di chatter project
2. Pada nama Anda (atau nama follower lain, jika Anda berhak mengedit project), klik Edit Subscription
3. Centang notifikasi yang diinginkan, lalu klik Apply

Kapan Memakai Follower, Co-Manager, atau Updates¶

8. Co-Manager¶

Field Project Manager hanya bisa diisi satu orang, yaitu pemilik project. Jika ada rekan yang perlu ikut mengelola, tambahkan ia sebagai Co-Manager. Pemilik project tidak berubah.

Cara Menambahkan Co-Manager¶

Dilakukan oleh Project Manager atau Administrator.

1. Buka form project (kartu project > ⋮ > View, atau Settings untuk Administrator)
2. Di field Co-Managers (di bawah Project Manager), pilih satu atau beberapa user
3. Klik Save

Co-Manager otomatis menjadi follower project, sehingga tetap bisa melihat project walaupun Visibility-nya Invited internal users.

Yang Boleh Dilakukan Co-Manager¶

• memindahkan project ke stage lain;
• mengubah nama, deskripsi, tag, tanggal, dan label task;
• mengelola kolom stage task di project tersebut.

Yang Tidak Boleh Dilakukan Co-Manager¶

Field dan aksi berikut hanya bisa diubah oleh Project Manager atau Administrator:

Jika Co-Manager mencoba mengubah salah satunya, Odoo menampilkan pesan "Only the Project Manager can change ..." dan perubahan tidak disimpan.

Mencabut Co-Manager¶

Hapus namanya dari field Co-Managers, lalu klik Save. Hak edit langsung hilang, tetapi ia tetap tercatat sebagai follower sampai dikeluarkan dari daftar follower.

9. Memindahkan Project Stage¶

Project stage adalah status project, yaitu kolom pada tampilan kanban Projects. Memindahkan kartu project ke kolom lain sama dengan mengedit project, sehingga hanya user yang berhak mengedit yang bisa melakukannya.

Cara Memindahkan¶

1. Buka menu Projects
2. Pilih Group By > Stage
3. Geser kartu project ke kolom tujuan

Urutan kartu project milik orang lain di kolom tersebut tidak ikut berubah.

10. Melaporkan Kondisi Project (Updates)¶

Anggota tim yang bukan Project Manager tetap bisa melaporkan kondisi project lewat Updates (tombol status di form atau dashboard project), tanpa perlu hak edit project.

Pilihan status yang tersedia: On Track, At Risk, Off Track, On Hold, dan Done, disertai catatan.

Fitur ini bawaan Odoo dan tersedia untuk level User maupun Own Documents di project yang bisa mereka lihat. Project stage tetap dipindahkan oleh Project Manager atau Co-Manager.

11. Multi-Company¶

Jika perusahaan Anda memiliki lebih dari satu company di Odoo:

• Company selalu diperiksa lebih dulu untuk semua level, termasuk Administrator. User hanya bisa melihat dan mengubah data milik company yang sedang aktif di pemilih company dan diizinkan di profilnya.
• Project yang dibuat oleh user Own Documents otomatis masuk ke company yang sedang aktif.
• Project yang dibuat oleh Administrator tidak otomatis diberi company (bawaan Odoo). Isi field Company secara manual jika project tersebut tidak boleh terlihat di company lain.
• Project stage (status project, bukan kolom task) juga bisa dikaitkan ke company tertentu. Project stage harus berada di company yang sama dengan project-nya, atau dikosongkan agar bisa dipakai semua company.

12. Urutan Pemeriksaan Akses¶

Setiap kali user melakukan aksi, sistem memeriksa 4 hal secara berurutan:

1. Company      → data harus berada di company yang aktif dan diizinkan (semua level)
2. Hak akses    → apakah level user boleh melakukan aksi ini (lihat tabel bagian 2)
3. Kepemilikan  → Own Documents: hanya project milik sendiri atau tempat ia menjadi Co-Manager
4. Visibility   → siapa yang boleh melihat project

Aksi hanya diizinkan jika keempat pemeriksaan tersebut lolos.

13. Riwayat Versi¶

18.0.1.1.0¶

• Field baru Co-Managers: rekan yang ikut mengelola project tanpa mengubah Project Manager.
• Co-Manager bisa memindahkan project stage, mengedit project, dan mengelola stage task. Field Project Manager, Co-Managers, Company, Visibility, Customer, dan Analytic Account terkunci untuk Co-Manager.
• Co-Manager otomatis menjadi follower project.
• Perbaikan: menggeser kartu project di kanban Projects yang dikelompokkan per stage tidak lagi memunculkan pesan Access Error saat kolom berisi project milik orang lain.

18.0.1.0.0¶

• Hak akses baru Project / Own Documents.
• Bisa membuat project dan mengedit project milik sendiri, tanpa hak hapus.
• Bisa mengelola stage task di project milik sendiri, termasuk tombol di kanban.
• Project baru otomatis dikaitkan ke company yang sedang aktif.
• Aturan stage memperhatikan multi-company.