Accounting — Konfigurasi¶

Panduan setup dan konfigurasi modul Accounting untuk administrator. Sebelum modul Accounting dapat digunakan secara penuh, beberapa master data perlu dikonfigurasi terlebih dahulu.

Berikut gambaran master data yang perlu disiapkan:

Urutan setup yang disarankan: Chart of Accounts → Taxes → Journals → Payment Terms → kemudian master data lainnya sesuai kebutuhan.

Untuk mengakses semua menu konfigurasi, buka modul Accounting lalu klik menu Configuration di bagian atas.

Settings¶

Menu ini digunakan untuk mengaktifkan atau menonaktifkan fitur-fitur di dalam modul Accounting. Menu ini berada di Configuration › Settings.

Fitur-fitur utama yang dapat dikonfigurasi:

Invoicing:

• Lock Posted Entries with Hash — mengunci entri yang sudah diposting menggunakan hash kriptografi untuk mencegah perubahan
• Cash Basis — mengaktifkan pencatatan pajak berbasis kas (bukan akrual)
• Tax Return Lock Date — mengunci tanggal untuk laporan pajak

Payment:

• Online Payment — mengaktifkan integrasi payment provider online
• Batch Payments — mengaktifkan pembayaran massal (batch)
• SEPA Credit Transfer — untuk transfer bank format SEPA (opsional, sesuai kebutuhan)

Customer Invoices:

• Default Sending Options — format pengiriman default saat mengirim invoice (PDF, email, dll)
• Rounding Method — metode pembulatan nilai pada invoice

Setelah mengubah pengaturan, klik Save untuk menyimpan.

Invoicing¶

Payment Terms¶

Menu ini digunakan untuk mendefinisikan jangka waktu dan metode pembayaran yang diterapkan pada invoice pelanggan maupun tagihan vendor. Menu ini berada di Configuration › Invoicing › Payment Terms.

Cara membuat payment terms baru:

1. Klik New — sistem akan menampilkan form payment terms baru.
2. Isi field Payment Terms (nama, misal: "Net 30") dan Notes on the Invoice (keterangan opsional yang muncul di invoice).

3. Pada bagian Terms, klik Add a line untuk mendefinisikan kondisi pembayaran:

   • Due Type — pilih Balance (sisa saldo), Percent (persentase), atau Fixed Amount
   • Value — isi persentase atau nominal
   • Delay — jumlah hari setelah tanggal invoice

4. Pastikan baris dengan Due Type = Balance ada di posisi paling bawah (drag ke bawah jika perlu).

5. Klik Save untuk menyimpan.

Incoterms¶

Incoterms (International Commercial Terms) adalah standar internasional yang mengatur tanggung jawab pengiriman antara eksportir dan importir. Menu ini berada di Configuration › Invoicing › Incoterms.

Cara membuat incoterm baru:

1. Klik New.

2. Isi Code (misal: FOB) dan Name (misal: Free On Board).

3. Klik Save.

Banks¶

Add a Bank Account¶

Fitur ini digunakan untuk mendaftarkan rekening bank perusahaan ke dalam sistem. Menu ini berada di Configuration › Banks › Add a Bank Account.

Cara mendaftarkan rekening bank:

1. Buka Configuration › Banks › Add a Bank Account.
2. Isi field berikut:
   • Account Number — nomor rekening bank
   • Bank — nama atau kode bank (cari dari daftar bank yang tersedia)
   • Account Holder — nama pemegang rekening (otomatis diisi dengan nama perusahaan)
3. Klik Create untuk menyimpan.

Setelah rekening terdaftar, sistem akan otomatis membuat jurnal bank baru yang terhubung dengan rekening tersebut.

Reconciliation Models¶

Fitur ini digunakan untuk mendefinisikan aturan pencocokan otomatis antara transaksi bank dan entri jurnal. Dengan reconciliation models, proses rekonsiliasi bank dapat dipercepat secara signifikan. Menu ini berada di Configuration › Banks › Reconciliation Models.

Cara membuat reconciliation model:

1. Klik New.
2. Isi Name (nama model) dan pilih Type:
   • Writeoff Button — tombol untuk mencatat selisih sebagai biaya/pendapatan
   • Suggestion — model menyarankan pencocokan berdasarkan aturan
   • Match Existing Invoices — mencocokkan otomatis dengan invoice yang ada

3. Tentukan aturan pencocokan (kondisi partner, label, jumlah, dll).

4. Klik Save.

Accounting¶

Chart of Accounts¶

Daftar Akun (Chart of Accounts / COA) adalah fondasi dari seluruh sistem akuntansi. Setiap transaksi keuangan dipetakan ke akun-akun yang terdaftar di sini. Menu ini berada di Configuration › Accounting › Chart of Accounts.

Cara membuat akun baru:

1. Klik New.
2. Isi field berikut:
   • Code — kode akun (misal: 1101)
   • Account Name — nama akun (misal: Kas)
   • Type — jenis akun (Current Assets, Fixed Assets, Payable, Receivable, Income, Expense, dll)
   • Currency (opsional) — jika akun khusus untuk mata uang tertentu
   • Default Taxes (opsional) — pajak default yang diterapkan pada akun ini
3. Klik Save.

Taxes¶

Fitur ini digunakan untuk mendefinisikan tarif dan aturan pajak yang berlaku di perusahaan. Menu ini berada di Configuration › Accounting › Taxes.

Cara membuat pajak baru:

1. Klik New.
2. Isi field berikut:
   • Tax Name — nama pajak (misal: PPN 11%)
   • Tax Type — Sales (untuk penjualan) atau Purchase (untuk pembelian)
   • Tax Computation — metode perhitungan:
     • Percentage of Price — persentase dari harga
     • Fixed — nominal tetap
     • Group of Taxes — gabungan beberapa pajak
   • Amount — tarif pajak (misal: 11 untuk 11%)

3. Pada tab Journal Items, tentukan akun debit dan kredit yang digunakan saat pajak dicatat.

4. Klik Save.

Journals¶

Fitur ini digunakan untuk mendefinisikan jurnal-jurnal yang digunakan dalam pencatatan transaksi. Menu ini berada di Configuration › Accounting › Journals.

Cara membuat jurnal baru:

1. Klik New.
2. Isi field berikut:
   • Journal Name — nama jurnal (misal: Bank BCA)
   • Type — jenis jurnal:
     • Sales — untuk invoice pelanggan
     • Purchase — untuk tagihan vendor
     • Cash — untuk transaksi tunai
     • Bank — untuk transaksi rekening bank
     • Miscellaneous — untuk jurnal umum
   • Default Account — akun default untuk jurnal ini
   • Currency (opsional) — mata uang khusus jika bukan IDR

3. Pada tab Advanced Settings, dapat dikonfigurasi lock date, urutan penomoran, dll.

4. Klik Save.

Currencies¶

Fitur ini digunakan untuk mengelola mata uang yang digunakan dalam transaksi. Menu ini berada di Configuration › Accounting › Currencies.

Odoo 18 menyediakan daftar mata uang standar dunia. Untuk mengaktifkan mata uang tertentu, klik tombol toggle di kolom Active.

Cara memperbarui kurs mata uang:

1. Klik pada mata uang yang ingin diperbarui (misal: USD).
2. Pada bagian Rates, klik Add a line dan masukkan kurs terbaru beserta tanggalnya.
3. Klik Save.

Fiscal Positions¶

Fitur ini digunakan untuk memetakan pajak dan akun yang berbeda berdasarkan lokasi atau status fiskal mitra (pelanggan/vendor). Berguna untuk transaksi lintas negara atau perusahaan yang dikecualikan dari pajak tertentu. Menu ini berada di Configuration › Accounting › Fiscal Positions.

Cara membuat fiscal position:

1. Klik New.
2. Isi Name (misal: Ekspor - Bebas PPN).
3. Aktifkan Auto-Detect jika ingin sistem mendeteksi otomatis berdasarkan negara atau nomor pajak.
4. Pada tab Tax Mapping, tentukan pemetaan pajak: pajak asal → pajak pengganti (atau kosong untuk menghapus pajak).

5. Pada tab Account Mapping, tentukan pemetaan akun jika diperlukan.

6. Klik Save.

Multi-Ledger¶

Fitur Multi-Ledger memungkinkan satu entri jurnal dikategorikan ke dalam beberapa buku besar sekaligus, berguna untuk pelaporan manajemen yang berbeda dari pelaporan akuntansi resmi. Menu ini berada di Configuration › Accounting › Multi-Ledger.

Tax Groups¶

Fitur ini digunakan untuk mengelompokkan beberapa pajak menjadi satu grup yang tampil sebagai satu baris di laporan pajak. Menu ini berada di Configuration › Accounting › Tax Groups.

Cara membuat tax group:

1. Klik New.
2. Isi Name (misal: PPN) dan tentukan Tax Payable Account serta Tax Receivable Account.
3. Klik Save.

Account Reports¶

Fitur ini digunakan untuk mendefinisikan template laporan keuangan kustom berdasarkan COA yang ada. Menu ini berada di Configuration › Accounting › Account Reports.

Cara membuat account report:

1. Klik New.
2. Isi Name dan pilih Root Report (laporan induk, misal: Profit and Loss atau Balance Sheet).

3. Tambahkan baris laporan sesuai kebutuhan, tentukan formula dan akun yang digunakan.

4. Klik Save.

Account Groups¶

Fitur ini digunakan untuk mengelompokkan akun-akun COA ke dalam golongan tertentu untuk keperluan pelaporan yang lebih ringkas. Menu ini berada di Configuration › Accounting › Account Groups.

Cara membuat account group:

1. Klik New.

2. Isi Name (nama golongan) dan Code Prefix Start / Code Prefix End — rentang kode akun yang masuk dalam golongan ini (misal: 1100 s/d 1199 untuk semua akun kas).

3. Klik Save.

Online Payments¶

Payment Providers¶

Fitur ini digunakan untuk mengkonfigurasi penyedia pembayaran online yang terintegrasi dengan Odoo. Menu ini berada di Configuration › Online Payments › Payment Providers.

Odoo 18 mendukung beberapa payment provider bawaan seperti Stripe, PayPal, dan lainnya. Untuk mengaktifkan provider:

1. Klik pada provider yang diinginkan (misal: Stripe).
2. Ubah status dari Disabled menjadi Enabled (atau Test Mode untuk pengujian).
3. Masukkan API Key dan Secret Key yang diperoleh dari akun provider terkait.
4. Klik Save.

Payment Methods¶

Menampilkan daftar metode pembayaran yang tersedia untuk digunakan pada transaksi, misalnya kartu kredit, transfer bank, atau dompet digital. Menu ini berada di Configuration › Online Payments › Payment Methods.

Dari halaman ini administrator dapat: - Melihat metode pembayaran apa saja yang tersedia dari setiap payment provider yang aktif. - Mengaktifkan atau menonaktifkan metode pembayaran tertentu agar hanya metode yang relevan yang muncul di portal pelanggan.

Payment Tokens¶

Menampilkan daftar token pembayaran yang tersimpan dari pelanggan (misalnya kartu kredit yang disimpan untuk pembayaran berulang). Menu ini berada di Configuration › Online Payments › Payment Tokens.

Token pembayaran memungkinkan pelanggan melakukan pembayaran tanpa harus memasukkan kembali data kartu mereka setiap kali bertransaksi. Halaman ini menampilkan daftar token yang aktif beserta informasi pelanggan dan provider terkait.

Payment Transactions¶

Menampilkan riwayat semua transaksi yang diproses melalui payment provider, termasuk status transaksi (berhasil, gagal, tertunda). Menu ini berada di Configuration › Online Payments › Payment Transactions.

Cara menggunakan Payment Transactions:

1. Buka Configuration › Online Payments › Payment Transactions.
2. Gunakan filter Status untuk melihat transaksi berhasil, gagal, atau yang masih pending.
3. Klik baris transaksi untuk melihat detail lengkap, termasuk referensi dari payment provider.
4. Gunakan informasi ini untuk mencocokkan pembayaran atau menyelidiki transaksi yang bermasalah.

Recurring Templates¶

Fitur ini digunakan untuk membuat template jurnal yang diposting secara berulang pada interval tertentu (misal: biaya sewa bulanan). Menu ini berada di Configuration › Online Payments › Recurring Templates.

Cara membuat recurring template:

1. Klik New.
2. Isi Journal Entry yang akan digunakan sebagai template — pilih jurnal dan baris-baris debit/kredit-nya.
3. Tentukan Recurrence (frekuensi: harian, mingguan, bulanan) dan Duration (batas waktu berulangnya).
4. Klik Save.

Management¶

Product Categories¶

Master kategori produk dikelola di modul Inventory. Lihat Inventory — Konfigurasi > Product Categories.

Cash Roundings¶

Fitur ini digunakan untuk mengatur pembulatan nilai akhir invoice agar sesuai dengan nominal mata uang terkecil yang berlaku. Menu ini berada di Configuration › Management › Cash Roundings.

Cara membuat cash rounding:

1. Klik New.
2. Isi Name, Rounding Precision (presisi pembulatan, misal: 1.00), Rounding Strategy (Add a Line atau Biggest Tax), dan Profit/Loss Account yang menampung selisih pembulatan.
3. Klik Save.

Budgetary Positions¶

Fitur ini digunakan untuk mendefinisikan posisi anggaran — kelompok akun yang digunakan sebagai dasar pemantauan budget. Menu ini berada di Configuration › Management › Budgetary Positions.

Cara membuat budgetary position:

1. Klik New.

2. Isi Name (misal: Biaya Operasional) dan tambahkan akun-akun COA yang termasuk dalam posisi anggaran ini pada bagian Accounts.

3. Klik Save.

Follow-up Levels¶

Fitur ini digunakan untuk mendefinisikan tingkatan tindak lanjut (follow-up) terhadap invoice yang terlambat dibayar. Setiap level dapat memicu email otomatis atau catatan pengingat. Menu ini berada di Configuration › Management › Follow-up Levels.

Cara mengkonfigurasi follow-up levels:

1. Klik pada nama perusahaan yang ingin dikonfigurasi.

2. Pada bagian Follow-up Levels, klik Add a line untuk menambahkan level baru:

   • Name — nama level (misal: Pengingat Pertama)
   • Due Days — jumlah hari keterlambatan sebelum level ini diterapkan (misal: 7)
   • Send Email — aktifkan jika ingin sistem mengirim email otomatis
   • Email Template — pilih template email yang akan digunakan

3. Klik Save & Close, lalu Save.

Asset Types¶

Fitur ini digunakan untuk mendefinisikan jenis-jenis aset tetap beserta aturan depresiasinya. Menu ini berada di Configuration › Management › Asset Types.

Cara membuat asset type:

1. Klik New.
2. Isi field berikut:
   • Name — nama jenis aset (misal: Kendaraan, Peralatan Kantor)
   • Depreciation Method — metode penyusutan: Straight Line (garis lurus) atau Declining
   • Duration — masa manfaat aset dalam bulan (misal: 60 untuk 5 tahun)
   • Asset Account — akun aset tetap
   • Depreciation Account — akun akumulasi penyusutan
   • Expense Account — akun beban penyusutan
3. Klik Save.

Analytic Accounting¶

Akuntansi Analitik digunakan untuk melacak pendapatan dan pengeluaran berdasarkan dimensi bisnis tambahan seperti proyek, departemen, atau cost center — terlepas dari struktur COA utama.

Analytic Plans¶

Fitur ini digunakan untuk mendefinisikan dimensi analitik yang digunakan dalam perusahaan. Menu ini berada di Configuration › Analytic Accounting › Analytic Plans.

Cara membuat analytic plan:

1. Klik New.
2. Isi Name (misal: Departemen atau Proyek), tentukan Default Applicability dan persentase alokasi minimum/maksimum.
3. Klik Save.

Analytic Accounts¶

Fitur ini digunakan untuk mendefinisikan akun-akun analitik di bawah setiap plan. Menu ini berada di Configuration › Analytic Accounting › Analytic Accounts.

Cara membuat analytic account:

1. Klik New.
2. Isi Name (misal: Proyek A), pilih Plan yang sesuai, dan isi Code (opsional).
3. Klik Save.

Analytic Distribution Models¶

Fitur ini digunakan untuk mendefinisikan aturan distribusi analitik otomatis — misalnya, setiap biaya dari akun tertentu otomatis dialokasikan 60% ke Departemen A dan 40% ke Departemen B. Menu ini berada di Configuration › Analytic Accounting › Analytic Distribution Models.

Cara membuat analytic distribution model:

1. Klik New.
2. Tentukan kondisi trigger (akun COA, produk, atau partner tertentu).
3. Pada bagian Analytic Distribution, tentukan akun analitik dan persentasenya (total harus 100%).
4. Klik Save.

MIS Reporting¶

MIS (Management Information System) Reporting adalah modul pelaporan keuangan berbasis template yang fleksibel dan dapat dikustomisasi sepenuhnya di luar template laporan standar Odoo.

MIS Report Templates¶

Fitur ini digunakan untuk mendefinisikan template laporan MIS. Menu ini berada di Configuration › MIS Reporting › MIS Report Templates.

Cara membuat MIS report template:

1. Klik New.
2. Isi Name (misal: Laporan P&L Manajemen).
3. Tambahkan baris-baris laporan pada bagian Kpi Lines — setiap baris dapat berisi formula yang mereferensikan akun COA, akun analitik, atau baris lain.
4. Klik Save.

MIS Report Styles¶

Fitur ini digunakan untuk mendefinisikan gaya tampilan (warna, font, format angka) yang diterapkan pada laporan MIS. Menu ini berada di Configuration › MIS Reporting › MIS Report Styles.

Style dapat diterapkan pada baris tertentu di template MIS untuk memberikan penekanan visual pada KPI penting (misal: baris total berwarna biru tebal, baris negatif berwarna merah).