Appraisal — Konfigurasi¶

Panduan konfigurasi dan administrasi modul Appraisal untuk HR Staff dan administrator. Dokumen ini mencakup setup scoring rules, konfigurasi survey, manajemen hak akses, dan pengelolaan template appraisal.

Gambaran Umum Modul¶

Modul Appraisal VISA ERP berbasis HR Appraisal Survey Scoring yang menggabungkan sistem penilaian kinerja (Appraisal) dengan kuesioner survey (Survey). Penilaian dibagi menjadi dua area:

• Behaviour (Kualitas Profesional) — menilai sikap dan perilaku kerja karyawan
• KPI (Key Performance Indicator) — menilai pencapaian target kerja secara kuantitatif

Setiap jawaban survey dikonversi otomatis menjadi skor berdasarkan Scoring Rules, kemudian digabungkan menjadi Final Score dengan klasifikasi Band I–IV.

Alur Kerja Lengkap¶

[PERSIAPAN — Admin/HR]
  1. Setup Scoring Rules
  2. Buat/konfigurasi Survey (pertanyaan + mapping scoring)
  3. Buat Appraisal → Kirim survey ke penilai

[PENGISIAN — Responden]
  4. Responden mengisi survey (behaviour + KPI + evidence)
  5. Submit → Skor dihitung otomatis

[REVIEW — HR/Manager]
  6. Pantau status survey (Sent Mail)
  7. Klik Done setelah semua survey selesai
  8. Compute Scoring jika perlu hitung ulang
  9. Analisis via Pivot/Graph

[FINALISASI — CEO/VP HRGA]
  10. Isi rekomendasi (di stage Done)
  11. Klik "Appraisal Complete" → rekomendasi terkunci
  12. Cetak laporan PDF

Configuration¶

Menu Configuration berisi pengaturan utama modul Appraisal. Akses melalui Appraisals › Configuration.

Scoring Rules¶

Scoring Rules adalah aturan yang menentukan bagaimana persentase pencapaian (achievement) dikonversi menjadi skor angka. Akses melalui Appraisals › Configuration › Scoring Rules.

Default Scoring Rules¶

Sistem menyediakan 8 rules default yang langsung aktif setelah modul diinstal:

Behaviour Rules:

KPI Rules:

Membuat atau Mengubah Scoring Rule¶

1. Buka menu Scoring Rules.

2. Klik New untuk membuat rule baru, atau klik rule yang ada untuk mengedit.

3. Isi field berikut:

   Field	Keterangan	Contoh
   Name	Nama/deskripsi aturan	"KPI: (90%, 110%] → Score 3"
   Area	Kategori: Behaviour atau KPI	KPI
   Threshold From	Batas bawah (tidak termasuk)	0.90
   Threshold To	Batas atas (termasuk)	1.10
   Score	Skor yang diberikan untuk range ini	3.0
   Sequence	Urutan pengecekan (kecil = dicek duluan)	20
   Active	Aktif/nonaktif	✓
   Company	Untuk multi-company (opsional)	—

Band Klasifikasi¶

Hasil Final Score dikategorikan ke dalam empat band:

Appraisal Templates¶

Template appraisal memungkinkan pembuatan struktur survey standar yang dapat digunakan berulang kali. Akses melalui Appraisals › Configuration › Appraisal Templates (jika tersedia).

Activity Plans¶

Activity Plans digunakan untuk mendefinisikan aktivitas otomatis yang terpicu pada tahap-tahap tertentu dalam proses appraisal. Akses melalui Appraisals › Configuration › Activity Plans (jika tersedia).

Skills¶

Skills adalah daftar kompetensi dan keahlian yang dapat dievaluasi dalam proses appraisal. Akses melalui Appraisals › Configuration › Skills (jika tersedia).

Konfigurasi Survey untuk Appraisal¶

Agar jawaban survey dapat dihitung skornya, setiap pertanyaan harus dikonfigurasi melalui tab khusus di form pertanyaan.

Mengakses Survey¶

1. Buka menu Survey (dari modul Survey, atau via link dari form Appraisal).
2. Pilih survey yang digunakan untuk appraisal.
3. Klik pada pertanyaan yang akan dikonfigurasi.

Tab: Appraisal Scoring Mapping¶

Tab: Evidence Settings¶

Tipe Pertanyaan yang Didukung¶

Panduan KPI Direction¶

Cara sistem menghitung achievement:

• Higher is Better: Achievement = Realisasi ÷ Target
• Lower is Better: Achievement = Target ÷ Realisasi

Contoh Lower is Better: Target SLA = 30 hari, realisasi = 20 hari → Achievement = 30/20 = 150% (lebih baik dari target).

Contoh Konfigurasi Lengkap¶

Behaviour — Kemampuan Komunikasi:

Pertanyaan: "Bagaimana kemampuan komunikasi karyawan?"
├── Appraisal Scoring Enabled: ✓
├── Area: Behaviour
├── Item Code: B1
├── Factor: Communication
└── Target Rating: 3.0

KPI — Pencapaian Penjualan (Higher is Better):

Pertanyaan: "Berapa pencapaian target penjualan? (dalam %)"
├── Appraisal Scoring Enabled: ✓
├── Area: KPI
├── Item Code: KPI-01
├── Factor: Sales
├── Target Value: 95
├── KPI Direction: Higher is Better
├── KPI Unit: %
├── Weight: 25
└── Evidence: ✓ Link & File

KPI — SLA Penyelesaian Ticket (Lower is Better):

Pertanyaan: "Berapa rata-rata waktu penyelesaian ticket? (hari)"
├── Appraisal Scoring Enabled: ✓
├── Area: KPI
├── Item Code: KPI-03
├── Factor: Service Level
├── Target Value: 30
├── KPI Direction: Lower is Better
├── KPI Unit: Hari
├── Weight: 20
└── Evidence: ✓ Link & File

Konfigurasi Bobot & Divisor pada Appraisal¶

Setiap appraisal memiliki konfigurasi bobot di tab Scoring Summary yang dapat disesuaikan:

Formula Final Score¶

Final Score = (Behaviour Average × Behaviour Weight) + (KPI Weighted Total × KPI Weight)

Keterangan:
  Behaviour Average      = Total Skor Behaviour ÷ Divisor (dihitung otomatis)
  KPI Weighted Total     = Σ (Skor KPI × Bobot / 100) untuk setiap item KPI

Behaviour Divisor dihitung otomatis dari jumlah kode behaviour unik di jawaban survey. Contoh: jika survey memiliki 13 pertanyaan behaviour dengan kode B1–B13, maka Divisor = 13.

Mengelola Proses Appraisal¶

Langkah-Langkah Memulai Appraisal¶

1. Buat appraisal baru — isi identitas, pilih karyawan, tentukan periode.
2. Tambahkan survey di tab Survey dan tentukan penilai (respondent) untuk setiap survey.
3. Klik Start Appraisal — sistem mengirim email undangan ke semua penilai.
4. Pantau progres — lihat berapa survey sudah diisi (Answers) vs. dikirim (Sent Questions) di kartu Kanban.
5. Setelah semua penilai submit, klik Done untuk memindahkan appraisal ke stage Done.
6. (Opsional) Klik Compute Scoring untuk memastikan skor sudah dihitung atau menghitung ulang.

Compute Scoring (Hitung Ulang Skor)¶

Skor dihitung otomatis setiap kali responden menyelesaikan survey. Jika perlu menghitung ulang (misalnya setelah mengubah Scoring Rules):

1. Buka form appraisal.
2. Klik tombol Compute Scoring.
3. Sistem menghitung ulang semua skor dari awal.

Finalisasi Appraisal¶

Setelah appraisal berada di stage Done, pengguna dengan hak akses Appraisal Finalizer (CEO/VP HRGA) mengisi rekomendasi:

Setelah rekomendasi diisi, klik Appraisal Complete untuk mengunci rekomendasi dan menyelesaikan appraisal.

Reopen Appraisal¶

Jika rekomendasi perlu direvisi setelah stage Appraisal Complete:

1. Pengguna dengan hak akses Appraisal Manager klik tombol Reopen.
2. Appraisal kembali ke stage Done.
3. Finalizer dapat mengedit dan mengunci ulang rekomendasi.

Kontrol Readonly per Stage¶

Rekomendasi hanya bisa diedit oleh pengguna dengan hak akses Appraisal Finalizer di stage Done*. Pengguna lain selalu melihat field ini sebagai terkunci.

Manajemen Hak Akses¶

Security Groups¶

Hierarki Hak Akses¶

Semua Internal User
  └── Appraisal Employee (akses dasar)
        ├── Appraisal Manager (mewarisi Employee)
        ├── Scoring Viewer (mewarisi Employee)
        │     └── Scoring Manager (mewarisi Viewer)
        └── Appraisal Finalizer (mewarisi Employee)

Setup Hak Akses per Role¶

Karyawan biasa:
  → Appraisal Employee

Atasan / Product Owner:
  → Appraisal Employee
  + Scoring Viewer (lihat & cetak skor)

HR Staff:
  → Appraisal Manager (kelola appraisal)
  + Scoring Manager (compute & kelola scoring rules)

CEO:
  → Appraisal Finalizer (isi rekomendasi + finalisasi)
  + Scoring Viewer (lihat skor & cetak laporan)

VP HRGA:
  → Appraisal Manager (kelola appraisal + reopen)
  + Appraisal Finalizer (finalisasi)
  + Scoring Viewer (lihat skor & cetak laporan)

Kemampuan per Hak Akses¶

Visibilitas Data¶

Mengatur Hak Akses Pengguna¶

1. Buka menu Settings › Users & Companies › Users.
2. Pilih pengguna yang akan diubah hak aksesnya.
3. Cari bagian Human Resources atau Appraisals.
4. Pilih level hak akses yang sesuai.
5. Klik Save.

Cron Job (Safety Net)¶

Modul ini memiliki tugas terjadwal harian sebagai jaring pengaman untuk menangani skor yang belum dihitung:

• Nama: Appraisal: Recompute Scoring (Safety Net)
• Frekuensi: Otomatis setiap hari
• Fungsi: Mencari appraisal yang sudah dikirim, belum fully computed, dan memiliki minimal 1 jawaban survey — kemudian menghitung ulang skornya.

Tugas ini berguna jika perhitungan otomatis gagal berjalan (misalnya karena gangguan server saat survey di-submit).

Untuk melihat atau mengubah jadwal: Settings › Technical › Scheduled Actions › Appraisal: Recompute Scoring.

Tips & Troubleshooting¶

Checklist Sebelum Memulai Appraisal¶

• Scoring Rules sudah dikonfigurasi (atau gunakan default)
• Survey sudah dibuat dengan pertanyaan yang benar
• Setiap pertanyaan yang relevan sudah diaktifkan Appraisal Scoring Enabled
• Area, Item Code, Factor, dan Target sudah diisi per pertanyaan
• KPI Direction sudah diset dengan benar (Higher/Lower is Better)
• KPI Unit sudah diisi untuk label di laporan (%, Hari, Jam, dll.)
• Total Weight semua KPI = 100 (100%)
• Evidence settings sudah diatur sesuai kebutuhan
• Behaviour Weight + KPI Weight = 1.0 di form appraisal
• Penilai (respondent) sudah ditambahkan ke tab Survey

Masalah Umum¶

Best Practices¶

1. Konsistensi Kode: Gunakan format kode yang konsisten, misalnya B1–B13 untuk Behaviour dan KPI-01–KPI-10 untuk KPI.
2. Uji Coba Terlebih Dahulu: Sebelum digunakan secara resmi, buat appraisal percobaan dan isi survey untuk memastikan skor dihitung dengan benar.
3. Catat Perubahan Scoring Rules: Dokumentasikan rules yang digunakan sebelum mengubahnya agar ada jejak perubahan.
4. Verifikasi Bobot: Pastikan total Behaviour Weight + KPI Weight = 1.0 dan total Weight semua KPI = 100.
5. Periksa Divisor: Behaviour Divisor dihitung otomatis dari jumlah kode unik — pastikan Item Code di pertanyaan survey sudah benar dan konsisten.
6. Hak Akses Minimal: Berikan hak akses sesuai kebutuhan saja. Karyawan biasa cukup dengan Appraisal Employee.