Lewati ke isi

Attendances — Konfigurasi

Panduan setup admin untuk modul Attendances. Halaman ini membahas konfigurasi yang diperlukan sebelum modul Attendances dapat digunakan secara penuh, termasuk pengaturan jadwal kerja, hari libur, dan parameter lembur.

Untuk membuka halaman konfigurasi, masuk ke modul Attendances lalu klik menu Configuration.

Configuration

General Settings

Halaman ini berisi pengaturan global modul Attendances yang berlaku untuk seluruh perusahaan.

Pengaturan yang tersedia:

Parameter Keterangan
Check In/Out Aktifkan pencatatan check in dan check out manual oleh karyawan
Work Entry Sinkronisasi data kehadiran dengan Work Entry untuk payroll
Overtime Aktifkan fitur perhitungan lembur otomatis
Display Extra Hours Tampilkan akumulasi jam lembur/kurang di halaman check in karyawan
Count of Extra Hours Tentukan tanggal mulai penghitungan jam lembur
Tolerance Time In Favor of Company Toleransi (menit) agar tidak dihitung lembur saat pulang sedikit lebih awal
Tolerance Time In Favor of Employee Toleransi (menit) agar tidak dihitung keterlambatan saat masuk sedikit terlambat

Tip

Aktifkan Display Extra Hours agar karyawan dapat memantau saldo jam lebih/kurang mereka sendiri langsung dari halaman check in, tanpa perlu menghubungi HR.

Warning

Perubahan pada pengaturan Overtime akan memengaruhi semua perhitungan lembur yang ada. Konsultasikan dengan tim payroll sebelum mengubah konfigurasi ini di lingkungan produksi.

Work Schedules (Jadwal Kerja)

Jadwal kerja menentukan jam kerja normal karyawan yang digunakan sebagai acuan perhitungan kehadiran, keterlambatan, dan lembur.

Cara membuat jadwal kerja baru:

  1. Klik menu Configuration › Work Schedules.

  2. Klik tombol New.

  3. Isi field berikut:

    • Name — nama jadwal kerja, misalnya Senin–Jumat 08:00–17:00
    • Company — perusahaan yang menggunakan jadwal ini
    • Timezone — zona waktu (default: zona waktu perusahaan)
    • Work Time Rate — persentase waktu kerja (biasanya 100% untuk full-time)
    • Company Full Time — jam kerja penuh per minggu (misalnya 40)
  4. Pada tab Working Hours, tambahkan baris jadwal per hari:
    • Day of Week — hari kerja (Senin, Selasa, dst.)
    • Day Period — sesi (Morning / Afternoon)
    • Work From — jam mulai
    • Work To — jam selesai
  5. Klik Save untuk menyimpan jadwal.

Info

Jadwal kerja yang dibuat di sini akan digunakan pada data karyawan (modul Employees › field Work Schedule) dan menjadi acuan perhitungan kehadiran di modul Attendances.

Tip

Untuk perusahaan dengan jadwal fleksibel atau shift bergilir, buat beberapa jadwal kerja berbeda dan tetapkan ke karyawan yang sesuai.

Cara mengedit atau menonaktifkan jadwal kerja:

  • Klik nama jadwal kerja yang ingin diubah, lakukan perubahan, lalu klik Save.
  • Untuk menonaktifkan jadwal yang tidak lagi digunakan, klik Action › Archive sehingga jadwal tidak muncul di pilihan tanpa dihapus permanen.

Global Time Off (Hari Libur Nasional)

Fitur ini digunakan untuk mendefinisikan hari libur nasional atau libur perusahaan yang berlaku untuk semua karyawan. Data ini digunakan oleh modul Attendances untuk mengecualikan hari libur dari perhitungan jam kerja.

Cara menambahkan hari libur nasional:

  1. Klik menu Configuration › Global Time Off.
  2. Klik tombol New.
  3. Isi field berikut:
    • Name — nama hari libur, misalnya Hari Raya Idul Fitri
    • Date From — tanggal mulai libur
    • Date To — tanggal akhir libur (untuk libur multi-hari)
    • Work Schedule — biarkan kosong untuk berlaku ke semua jadwal, atau pilih jadwal kerja tertentu
  4. Klik Save.

Info

Hari libur yang ditambahkan di sini akan secara otomatis muncul di kalender Time Off karyawan sebagai hari libur bersama dan tidak dihitung sebagai absen.

Warning

Pastikan hari libur nasional diinput di awal tahun atau sebelum periode penggajian diproses, agar perhitungan kehadiran dan lembur akurat.

Overtime

Fitur ini mengatur bagaimana lembur dihitung dan divalidasi. Fitur Overtime harus diaktifkan terlebih dahulu di Configuration › Settings.

Cara Kerja Perhitungan Lembur

Sistem menghitung lembur berdasarkan selisih antara jam kerja aktual (dari data check in/out) dengan jam kerja normal yang ditetapkan di jadwal kerja karyawan.

  • Jika jam kerja aktual melebihi jadwal normal → dicatat sebagai extra hours (lembur positif)
  • Jika jam kerja aktual kurang dari jadwal normal → dicatat sebagai missing hours (kekurangan jam)

Validasi Overtime

  1. Klik menu Overtime untuk melihat daftar record lembur yang dihitung otomatis oleh sistem.
  2. Setiap record menampilkan: Employee, Date, Planned Hours, Worked Hours, dan Extra Hours.
  3. Manajer atau HR dapat meninjau dan memvalidasi record lembur ini sebelum diproses ke payroll.

Info

Record overtime yang dihasilkan di modul Attendances dapat diintegrasikan dengan modul Payroll untuk perhitungan kompensasi lembur secara otomatis.

Warning

Toleransi waktu yang dikonfigurasi di Settings (Tolerance Time In Favor of Company/Employee) akan memengaruhi apakah selisih kecil jam kerja dihitung sebagai lembur atau tidak. Setel toleransi dengan bijak untuk menghindari record lembur yang tidak perlu.

Hak Akses (Access Rights)

Modul Attendances di Odoo 18 menggunakan dua level hak akses:

Role Kemampuan
Attendances User (default) Check in/out sendiri, lihat data kehadiran sendiri, akses Kiosk Mode
Attendances Manager Semua akses User + lihat/edit data semua karyawan, import data, akses Reporting dan Configuration

Cara mengatur hak akses karyawan:

  1. Buka modul Settings › Users & Companies › Users.
  2. Pilih nama pengguna yang akan diubah haknya.
  3. Pada bagian Human Resources, temukan field Attendances.
  4. Pilih level akses: User atau Manager.
  5. Klik Save.

Tip

Berikan akses Manager hanya kepada HR dan supervisor yang memang perlu memantau data kehadiran tim. Karyawan biasa cukup dengan akses User.