Calendar — Konfigurasi¶

Panduan setup dan administrasi modul Calendar untuk administrator VISA ERP. Halaman ini mencakup konfigurasi sinkronisasi Google Calendar, pengelolaan jenis aktivitas (activity types), dan pengaturan lain yang hanya dapat dilakukan oleh pengguna dengan hak akses admin.

Untuk membuka pengaturan modul ini, buka modul Calendar, lalu klik ikon engkol atau menu Configuration di bilah navigasi atas.

Settings¶

Menu Settings berisi semua konfigurasi global modul Calendar. Buka melalui Calendar › Configuration › Settings.

Sinkronisasi Google Calendar¶

Fitur ini memungkinkan pengguna VISA untuk menyinkronkan kalender mereka dengan akun Google Calendar masing-masing, sehingga event yang dibuat di VISA juga muncul di Google Calendar (dan sebaliknya).

Langkah 1 — Aktifkan Google Calendar API di Google Cloud Platform:

1. Buka https://console.cloud.google.com dan login dengan akun Google perusahaan.
2. Buat project baru atau pilih project yang sudah ada.
3. Di menu APIs & Services › Library, cari Google Calendar API dan klik Enable.
4. Buka APIs & Services › Credentials, klik Create Credentials › OAuth client ID.
5. Pilih Web application sebagai Application type.
6. Pada field Authorized redirect URIs, tambahkan URL berikut:

   https://[URL-VISA-ERP-ANDA]/google_calendar/authentication
   

   Ganti dengan URL produksi jika sudah live.
7. Klik Create. Catat Client ID dan Client Secret yang dihasilkan.

Langkah 2 — Konfigurasi di VISA:

1. Buka Settings › Technical › Google Calendar (atau melalui Calendar › Configuration › Settings).
2. Aktifkan opsi Google Calendar Synchronization.

3. Masukkan Client ID dan Client Secret dari GCP pada field yang tersedia.

4. Klik Save.

Langkah 3 — Pengguna menghubungkan akun mereka:

Setelah konfigurasi admin selesai, setiap pengguna perlu menghubungkan akun Google mereka secara mandiri dari modul Calendar. Arahkan pengguna ke panduan: Sinkronisasi Google Calendar.

Activity Types¶

Activity Types adalah jenis-jenis kegiatan yang dapat dijadwalkan dari modul lain (CRM, Sales, Project, Purchase, dll.) dan yang akan muncul di kalender pengguna. Contoh bawaan: Email, Call, Meeting, To-Do, Upload Document.

Buka melalui Calendar › Configuration › Activity Types (atau Technical › Email › Activity Types jika tersedia).

Melihat Activity Types yang Ada¶

Halaman ini menampilkan daftar seluruh jenis aktivitas yang terdaftar di sistem, beserta:

• Name — nama jenis aktivitas
• Default User — pengguna yang ditugaskan secara default saat activity ini dibuat
• Default Summary — ringkasan default yang akan muncul pada activity
• Delay Count / Delay Unit — tenggat default (misalnya: 5 hari setelah pembuatan)
• Icon — ikon yang ditampilkan di kalender dan pipeline CRM
• Decoration Type — warna atau penanda visual di tampilan kanban/list

Membuat Activity Type Baru¶

Kapan digunakan: Ketika ada jenis kegiatan khusus perusahaan yang belum tersedia di daftar default, misalnya "Site Visit", "Demo Produk", atau "Review Kontrak".

1. Klik tombol New di halaman Activity Types.

2. Isi field berikut:

   • Name — nama jenis aktivitas (wajib)
   • Activity Type — kategori: Upload Document, Other (pilih Other untuk aktivitas umum)
   • Default User — pengguna yang akan otomatis ditugaskan (kosongkan agar pengguna memilih sendiri)
   • Default Summary — teks ringkasan yang diisi otomatis saat aktivitas dibuat
   • Keep Done — jika dicentang, aktivitas yang sudah selesai tetap tercatat di riwayat (disarankan aktif untuk audit trail)
   • Decoration Type — pilih warna penanda: Warning (kuning/oranye) untuk urgent, Danger (merah) untuk overdue, Success (hijau) untuk konfirmasi, Info (biru) untuk informasi umum
   • Icon — kode ikon Font Awesome (misalnya: fa-phone untuk telepon, fa-car untuk kunjungan)
   • Delay Count dan Delay Unit — tenggat default setelah aktivitas dibuat (misalnya: 3 hari)

3. Di tab Chatter, tentukan apakah aktivitas ini memerlukan tindak lanjut otomatis setelah selesai.

4. Klik Save.

Mengedit Activity Type¶

1. Klik nama activity type yang ingin diubah di halaman daftar.
2. Edit field yang diperlukan.
3. Klik Save.

Menonaktifkan Activity Type¶

Jika sebuah activity type tidak lagi digunakan tetapi tidak boleh dihapus (karena masih ada referensinya di data historis):

1. Buka form activity type tersebut.
2. Klik Action › Archive.
3. Activity type akan disembunyikan dari pilihan pengguna tetapi data historisnya tetap terjaga.

Reminders (Jenis Pengingat)¶

Reminders adalah template pengingat yang tersedia untuk dipilih pengguna saat membuat event. Admin dapat menambah atau mengubah jenis pengingat yang tersedia.

Buka melalui Calendar › Configuration › Alarm Types atau Reminders.

Jenis Pengingat Default¶

Odoo 18 CE biasanya menyertakan pengingat default berikut:

Membuat Reminder Baru¶

1. Klik New di halaman Reminders.
2. Isi field:
   • Name — nama pengingat yang muncul di pilihan pengguna
   • Remind Before — berapa lama sebelum event (angka dan satuan: menit/jam/hari)
   • Alarm Type — pilih Notification (notifikasi in-app) atau Email
   • Email Template — jika tipe Email, pilih template email yang akan dikirim (opsional)
3. Klik Save.

Hak Akses (Access Rights)¶

Modul Calendar menggunakan tiga tingkat akses pengguna:

Cara mengubah hak akses pengguna:

1. Buka Settings › Users & Companies › Users.
2. Klik nama pengguna yang ingin diubah.
3. Pada tab Work Information atau Access Rights, temukan bagian Discuss atau Calendar.
4. Pilih level akses yang sesuai.
5. Klik Save.