Calendar — Pengguna¶

Panduan operasional modul Calendar untuk pengguna harian. Modul ini berfungsi sebagai pusat penjadwalan kegiatan — dari rapat internal, kunjungan pelanggan, hingga pengingat tenggat waktu proyek — sehingga semua aktivitas tim dapat dipantau dari satu tempat.

Untuk membuka modul ini, klik ikon Calendar pada halaman utama aplikasi.

Tampilan Kalender¶

Saat pertama kali membuka modul Calendar, Anda akan melihat tampilan kalender utama yang menampilkan semua event yang sudah dijadwalkan.

Pilihan Tampilan¶

Di bagian kanan atas halaman terdapat tombol untuk mengubah tampilan kalender. Tersedia empat pilihan:

Untuk berpindah ke hari/minggu/bulan sebelumnya atau berikutnya, gunakan tombol panah ‹ dan › di sebelah kiri. Klik tombol Today untuk langsung kembali ke tanggal hari ini.

Membuat Event Baru¶

Event adalah kegiatan atau janji yang dicatat di kalender, misalnya rapat, kunjungan pelanggan, atau tenggat proyek.

Cara membuat event baru:

1. Klik tombol New di pojok kiri atas, atau klik langsung pada slot waktu yang diinginkan di tampilan kalender.

2. Isi field berikut pada form event:

   • Meeting Subject — judul atau nama kegiatan (wajib diisi)
   • Start — tanggal dan jam mulai
   • Stop — tanggal dan jam selesai
   • All Day — centang jika kegiatan berlangsung sepanjang hari tanpa jam tertentu
   • Location — tempat berlangsungnya kegiatan (opsional, misalnya: "Ruang Rapat A" atau alamat)
   • Attendees — tambahkan peserta yang diundang (lihat bagian Menambahkan Peserta)
   • Reminders — pengingat sebelum event dimulai (lihat bagian Notifikasi Pengingat)
   • Description — keterangan tambahan tentang kegiatan (opsional)

3. Klik Save untuk menyimpan, atau Discard untuk membatalkan.

Mengedit dan Memindahkan Event¶

Mengedit Event¶

1. Klik event yang ingin diubah di tampilan kalender.
2. Akan muncul popup ringkasan event. Klik ikon pensil (Edit) atau tombol Edit untuk membuka form lengkap.
3. Ubah field yang diperlukan.
4. Klik Save untuk menyimpan perubahan.

Memindahkan Event (Drag & Drop)¶

Anda dapat memindahkan event ke waktu lain tanpa membuka form, cukup dengan:

1. Pada tampilan Day, Week, atau Month, klik dan tahan event yang ingin dipindahkan.
2. Seret (drag) ke slot waktu atau hari yang baru.
3. Lepaskan (drop) di posisi yang diinginkan.
4. Sistem akan menampilkan konfirmasi — klik OK untuk menyimpan perubahan.

Event Berulang (Recurring Events)¶

Event berulang digunakan untuk kegiatan yang terjadi secara rutin, misalnya rapat mingguan, laporan bulanan, atau jadwal piket.

Cara membuat event berulang:

1. Buka form event baru atau edit event yang sudah ada.

2. Centang opsi Recurrence (biasanya berada di bawah field tanggal).

3. Atur pengulangan sesuai kebutuhan:

   Field	Pilihan
   Repeat Every	Interval pengulangan (misalnya: setiap 1 minggu)
   Frequency	Daily (harian), Weekly (mingguan), Monthly (bulanan), Yearly (tahunan)
   Day of Week	Hari tertentu dalam seminggu (jika mingguan)
   End Recurrence	Batas akhir: Forever (selamanya), Until (sampai tanggal tertentu), atau Number of Repetitions (jumlah pengulangan)

4. Klik Save.

Contoh penggunaan:

• Rapat tim setiap Senin pagi → Weekly, setiap Senin
• Laporan keuangan setiap akhir bulan → Monthly, pada tanggal terakhir
• Stand-up harian → Daily, dari Senin sampai Jumat

Menambahkan Peserta dan Notifikasi¶

Menambahkan Peserta¶

Peserta (attendees) adalah orang-orang yang diundang ke event. Mereka akan mendapat notifikasi email undangan otomatis dari sistem.

Cara menambahkan peserta:

1. Pada form event, klik field Attendees.
2. Ketik nama pengguna atau alamat email.
3. Pilih dari daftar yang muncul, atau masukkan email eksternal jika peserta bukan pengguna VISA.
4. Ulangi untuk menambahkan lebih banyak peserta.

Notifikasi Pengingat¶

Pengingat (reminders) akan mengirimkan notifikasi kepada semua peserta sebelum event dimulai.

Cara menambahkan pengingat:

1. Pada form event, klik field Reminders.
2. Pilih jenis dan waktu pengingat dari daftar, misalnya:
   • Notification — 15 minutes (notifikasi dalam aplikasi, 15 menit sebelum)
   • Email — 1 hour (email, 1 jam sebelum)
   • Email — 1 day (email, 1 hari sebelum)
3. Anda dapat menambahkan lebih dari satu pengingat sekaligus.

My Events vs Everyone's Events¶

Di panel sebelah kiri kalender, terdapat filter yang memungkinkan Anda mengatur event mana yang ditampilkan.

Filter Utama¶

• My Events — hanya menampilkan event di mana Anda terdaftar sebagai peserta (termasuk yang Anda buat sendiri).
• Everyone's Events — menampilkan semua event dari seluruh pengguna VISA. Berguna untuk manajer yang perlu memantau jadwal tim.
• Other People's Calendars — klik tombol tambah (+) untuk menambahkan kalender pengguna tertentu dan melihat jadwal mereka berdampingan dengan jadwal Anda.

Integrasi dengan Modul Lain (Activities)¶

Modul Calendar terintegrasi erat dengan modul lain di VISA seperti CRM, Sales, Project, dan Purchase. Kegiatan (activities) yang dijadwalkan dari modul-modul tersebut akan otomatis muncul di kalender Anda.

Apa Itu Activity?¶

Activity adalah tugas atau tindakan lanjut yang dijadwalkan dari sebuah dokumen, misalnya: - Call — panggilan telepon ke pelanggan yang dijadwalkan dari CRM - Meeting — rapat yang dibuat dari peluang penjualan (Sales Opportunity) - Task Deadline — tenggat waktu tugas dari modul Project

Cara Melihat Activities di Kalender¶

1. Buka modul Calendar.
2. Pastikan filter My Activities (atau nama serupa) diaktifkan di panel kiri.
3. Activity dari modul lain akan muncul sebagai event di kalender dengan label yang menunjukkan sumbernya.

Sinkronisasi Google Calendar¶

Jika fitur ini diaktifkan oleh administrator, Anda dapat menyinkronkan kalender VISA dengan Google Calendar sehingga event dari kedua platform tampil bersamaan.

Cara menghubungkan Google Calendar (jika sudah diaktifkan):

1. Buka modul Calendar.
2. Klik menu Settings atau ikon engkol di pojok kanan atas.
3. Di bagian Google Calendar, klik Sync with Google Calendar atau Connect.
4. Akan muncul halaman login Google — masuk dengan akun Google Anda.
5. Izinkan akses kalender yang diminta.
6. Setelah berhasil terhubung, event dari Google Calendar akan muncul di kalender VISA, dan sebaliknya.