Contacts — Konfigurasi¶

Panduan setup dan konfigurasi modul Contacts untuk administrator. Konfigurasi ini umumnya dilakukan sekali di awal implementasi atau saat ada perubahan kebutuhan bisnis.

Untuk mengakses menu konfigurasi, buka modul Contacts, lalu klik menu Configuration di navigation bar atas.

Contact Tags¶

Fungsi¶

Contact Tags digunakan untuk memberi label atau kategori pada kontak. Tag memudahkan pengelompokan dan pencarian kontak berdasarkan karakteristik tertentu, misalnya: Pelanggan VIP, Vendor Bahan Baku, Distributor Jawa Timur, dsb.

Cara Mengelola Contact Tags¶

Membuat tag baru:

1. Buka Configuration › Contact Tags.

2. Klik New.

3. Isi field Tag Name dengan nama tag yang diinginkan.
4. Pilih Color untuk membedakan tag secara visual di daftar kontak.
5. Klik Save.

Mengubah tag yang sudah ada:

1. Klik nama tag yang ingin diubah.
2. Edit nama atau warna sesuai kebutuhan.
3. Klik Save.

Menghapus tag:

1. Centang tag yang ingin dihapus.
2. Klik Action › Delete.

Contact Titles¶

Fungsi¶

Contact Titles adalah daftar gelar yang dapat dipilih saat mengisi data kontak individu, seperti: Mr., Mrs., Dr., Prof., dsb.

Cara Mengelola Contact Titles¶

1. Buka Configuration › Contact Titles.

2. Untuk menambah gelar baru, klik New lalu isi:

   • Title — nama gelar lengkap (contoh: Doktor)
   • Abbreviation — singkatan yang digunakan pada form kontak (contoh: Dr.)
3. Klik Save.

Industries¶

Fungsi¶

Industries (Industri) digunakan untuk mengkategorikan kontak berdasarkan sektor industri tempat mereka beroperasi. Ini berguna untuk analisis segmentasi pasar dan pelaporan.

Cara Mengelola Industries¶

1. Buka Configuration › Industries.

2. Untuk menambah industri baru, klik New lalu isi nama industri.

3. Klik Save.

Contoh kategori industri:

• Manufaktur
• Perdagangan Besar
• Perdagangan Eceran
• Konstruksi
• Jasa Keuangan
• Teknologi Informasi
• Kesehatan
• Pendidikan
• Pertanian

Localization¶

Bagian ini mengatur data referensi geografis yang digunakan di seluruh modul Odoo, termasuk daftar negara, grup negara, dan provinsi/negara bagian.

Countries¶

Fungsi¶

Daftar negara yang tersedia saat mengisi alamat kontak, perusahaan, atau warehouse. Odoo sudah menyertakan daftar lengkap negara di dunia secara default.

Cara Mengelola Countries¶

1. Buka Configuration › Localization › Countries.

2. Untuk melihat detail sebuah negara, klik nama negara tersebut. Informasi yang tersimpan meliputi:

   • Country Name — nama negara
   • Code — kode ISO 2 huruf (contoh: ID untuk Indonesia)
   • Phone Code — kode telepon internasional (contoh: +62)
   • Currency — mata uang default negara tersebut
   • Address Format — format penulisan alamat yang berlaku di negara tersebut
   • VAT Label — label yang digunakan untuk nomor pajak (contoh: NPWP untuk Indonesia)

3. Untuk mengubah data, klik Edit, lakukan perubahan, lalu klik Save.

Country Group¶

Fungsi¶

Country Group digunakan untuk mengelompokkan beberapa negara menjadi satu grup, misalnya: ASEAN, Uni Eropa, atau Kawasan Asia Pasifik. Fitur ini berguna untuk keperluan pelaporan dan pembuatan kebijakan harga berdasarkan kawasan.

Cara Mengelola Country Group¶

1. Buka Configuration › Localization › Country Groups.

2. Klik New untuk membuat grup baru.

3. Isi Group Name, lalu pada tab Countries, tambahkan negara-negara yang termasuk dalam grup ini.
4. Klik Save.

Fed. States (Provinsi / Negara Bagian)¶

Fungsi¶

Fed. States adalah daftar provinsi, negara bagian, atau wilayah administratif yang digunakan saat mengisi alamat kontak. Untuk Indonesia, daftar ini berisi 38 provinsi.

Cara Mengelola Fed. States¶

1. Buka Configuration › Localization › Fed. States.

2. Gunakan filter Country untuk menyaring daftar berdasarkan negara tertentu.

3. Untuk menambah provinsi baru, klik New lalu isi:
   • State Name — nama provinsi (contoh: Jawa Timur)
   • Abbreviation — singkatan (contoh: JT)
   • Country — pilih Indonesia
4. Klik Save.

Address Format¶

Setiap negara memiliki format penulisan alamat yang berbeda. Format ini menentukan bagaimana alamat ditampilkan pada dokumen seperti invoice, PO, dan laporan.

Cara mengubah Address Format untuk Indonesia:

1. Buka Configuration › Localization › Countries.
2. Cari dan klik Indonesia.
3. Perhatikan field Address Format yang menggunakan sintaks template.
4. Klik Edit untuk mengubah format jika diperlukan.
5. Klik Save.

Bank Accounts¶

Bagian ini digunakan untuk mengelola data bank dan rekening bank yang terkait dengan kontak (vendor atau pelanggan).

Banks¶

Fungsi¶

Daftar bank yang tersedia saat mengisi informasi rekening bank pada kontak atau perusahaan. Data ini digunakan di modul Accounting dan Contacts.

Cara Mengelola Banks¶

1. Buka Configuration › Bank Accounts › Banks.

2. Untuk menambah bank baru, klik New lalu isi:

   • Bank Name — nama bank (contoh: Bank Central Asia)
   • Bank Identifier Code — kode SWIFT/BIC bank
   • Phone — nomor telepon layanan pelanggan bank
   • Email — email resmi bank
   • Address — alamat kantor pusat bank
3. Klik Save.

Bank-bank Indonesia yang umum digunakan:

Bank Accounts¶

Fungsi¶

Daftar rekening bank yang dimiliki oleh kontak (pelanggan atau vendor). Data rekening ini digunakan saat memproses pembayaran atau menerima transfer.

Cara Menambahkan Rekening Bank ke Kontak¶

Cara 1 — Dari menu konfigurasi:

1. Buka Configuration › Bank Accounts › Bank Accounts.

2. Klik New lalu isi:

   • Account Number — nomor rekening bank
   • Account Holder — pilih kontak (perusahaan atau individu) pemilik rekening ini
   • Bank — pilih bank dari daftar yang sudah dikonfigurasi
   • Currency — mata uang rekening (default: IDR)
3. Klik Save.

Cara 2 — Langsung dari form kontak:

1. Buka form kontak yang ingin ditambahkan rekening banknya.
2. Buka tab Sales & Purchase atau Private Information (untuk kontak karyawan).
3. Pada bagian Bank Accounts, klik Add a line.
4. Isi nomor rekening dan pilih bank.
5. Klik Save.

Merge Contacts (Admin)¶

Administrator memiliki akses untuk melakukan merge kontak secara massal melalui menu khusus.

Fungsi¶

Fitur Merge Contacts digunakan untuk menggabungkan kontak-kontak yang terdeteksi sebagai duplikat. Ini menjaga kebersihan database dan menghindari kebingungan saat mencari kontak.

Cara Merge Kontak (via Daftar Kontak)¶

1. Buka modul Contacts dan tampilkan daftar kontak.
2. Centang dua atau lebih kontak yang merupakan duplikat.

3. Klik Action › Merge.

4. Sistem menampilkan form konfirmasi dengan perbandingan data dari masing-masing kontak:

   • Kolom kiri: kontak yang akan dijadikan master (data dipertahankan)
   • Kolom kanan: kontak yang akan digabungkan (data dipindahkan, lalu kontak dihapus)
5. Pilih kontak yang paling lengkap dan akurat datanya sebagai master.
6. Tinjau field mana yang ingin diambil dari kontak mana (beberapa field mungkin memerlukan pilihan manual).
7. Klik Merge untuk menyelesaikan proses.