Contacts — Pengguna¶

Panduan operasional modul Contacts untuk pengguna harian. Modul ini berfungsi sebagai buku alamat terpusat yang menyimpan data seluruh mitra bisnis perusahaan — pelanggan, vendor, mitra, maupun karyawan — lengkap dengan riwayat transaksi yang pernah dilakukan.

Untuk membuka modul ini, klik ikon Contacts pada halaman utama aplikasi.

Tampilan Daftar Kontak¶

Halaman utama modul Contacts menampilkan seluruh kontak yang terdaftar di sistem. Anda dapat mengganti tampilan menggunakan ikon di pojok kanan atas.

Tiga pilihan tampilan yang tersedia:

• List — menampilkan kontak dalam bentuk tabel dengan kolom nama, perusahaan, kota, telepon, dan email. Cocok untuk mencari kontak tertentu secara cepat.
• Kanban — menampilkan kontak dalam bentuk kartu. Cocok untuk melihat foto atau logo kontak sekilas.
• Map — menampilkan lokasi kontak di peta berdasarkan alamat yang tersimpan. Berguna untuk merencanakan kunjungan.

Perbedaan Company dan Individual¶

Di Odoo, kontak dibagi menjadi dua jenis utama:

Membuat Kontak Baru¶

Membuat Kontak Perusahaan (Company)¶

1. Klik tombol New untuk membuka form kontak baru.

2. Pada bagian atas form, pilih tipe kontak Company.

3. Isi field berikut:
   • Company Name — nama perusahaan (wajib diisi)
   • Tax ID — Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) perusahaan
   • Phone — nomor telepon kantor
   • Mobile — nomor ponsel
   • Email — alamat email utama perusahaan
   • Website — alamat website (contoh: https://www.namaperusahaan.com)
4. Pada bagian Address, isi:
   • Street — nama jalan dan nomor
   • Street2 — baris alamat tambahan (gedung, lantai, dll.)
   • City — kota
   • State — provinsi
   • ZIP — kode pos
   • Country — negara (default: Indonesia)
5. Pada tab Sales & Purchase, Anda dapat mengatur:
   • Salesperson — staf yang bertanggung jawab menangani kontak ini
   • Customer Rank / Vendor Rank — sistem akan otomatis menandai kontak sebagai pelanggan atau vendor berdasarkan riwayat transaksinya
   • Payment Terms — termin pembayaran default untuk kontak ini
6. Pada tab Internal Notes, tambahkan catatan internal yang tidak terlihat oleh kontak tersebut.
7. Klik Save (atau biarkan sistem menyimpan otomatis saat Anda berpindah halaman).

Membuat Kontak Individu (Individual)¶

1. Klik tombol New.
2. Pilih tipe kontak Individual.
3. Isi field berikut:
   • Title — gelar (Mr., Mrs., Dr., dll.)
   • Name — nama lengkap
   • Company Name — pilih perusahaan tempat individu ini bekerja (jika ada). Setelah dipilih, kontak ini akan otomatis menjadi contact person di bawah perusahaan tersebut.
   • Job Position — jabatan
   • Phone, Mobile, Email, Website — informasi kontak
4. Isi alamat jika berbeda dari alamat perusahaannya.
5. Klik Save.

Menambahkan Contact Person di Bawah Perusahaan¶

Ada dua cara untuk menambahkan contact person ke sebuah perusahaan:

Cara 1 — Dari form perusahaan:

1. Buka kontak perusahaan yang ingin ditambahkan contact person-nya.
2. Klik tombol Contacts yang muncul di bagian atas form (smart button).
3. Klik New dan isi data individu tersebut. Sistem akan otomatis mengaitkan individu ini dengan perusahaan yang sedang dibuka.

Cara 2 — Dari form kontak individu:

1. Buat kontak baru dengan tipe Individual.
2. Pada field Company Name, ketik dan pilih nama perusahaannya.
3. Kontak individu ini akan langsung terdaftar sebagai contact person perusahaan tersebut.

Tags dan Kategorisasi Kontak¶

Tags digunakan untuk mengelompokkan kontak berdasarkan kategori tertentu, misalnya: Pelanggan VIP, Vendor Prioritas, Mitra Distribusi, dsb.

Cara menambahkan tag pada kontak:

1. Buka form kontak yang ingin diberi tag.
2. Pada field Tags, klik area input lalu ketik nama tag.
3. Pilih tag yang sudah ada dari daftar, atau klik Create and Edit untuk membuat tag baru.
4. Anda bisa menambahkan lebih dari satu tag ke satu kontak.
5. Klik Save.

Cara mencari kontak berdasarkan tag:

1. Pada halaman daftar kontak, klik kotak pencarian.
2. Klik Filters lalu pilih filter berdasarkan tag, atau ketik nama tag di kotak pencarian dan pilih opsi Tags.

Melihat Riwayat Transaksi Kontak¶

Setiap kontak memiliki smart buttons di bagian atas form yang menampilkan ringkasan transaksi yang pernah dilakukan dengan kontak tersebut.

Smart buttons yang mungkin muncul (tergantung modul yang aktif):

Klik salah satu tombol untuk membuka daftar transaksi terkait secara lengkap.

Chatter (Riwayat Aktivitas):

Di bagian bawah setiap form kontak terdapat Chatter yang mencatat semua aktivitas dan komunikasi terkait kontak tersebut, termasuk:

• Email yang pernah dikirim/diterima
• Catatan internal (Log note)
• Perubahan data kontak yang pernah dilakukan
• Aktivitas yang dijadwalkan (panggilan, meeting, dll.)

Untuk menambahkan catatan, klik Log note lalu ketik catatan Anda dan klik Add.

Import Kontak dari CSV/Excel¶

Fitur import digunakan untuk memasukkan banyak kontak sekaligus dari file spreadsheet.

Cara import kontak:

1. Dari halaman daftar kontak, klik tombol kebab menu (tiga titik) atau cari ikon Import di bagian atas.

2. Klik Import Records.

3. Klik Upload File dan pilih file CSV atau Excel (.xlsx) dari komputer Anda.

4. Sistem akan menampilkan pratinjau data dan mencoba mencocokkan kolom file dengan field di Odoo secara otomatis.
5. Periksa pemetaan kolom:
   • Pastikan kolom Name sudah terpetakan ke field Name.
   • Pastikan kolom Email, Phone, Mobile, dsb. sudah terpetakan dengan benar.
   • Kolom yang tidak dikenali dapat diabaikan atau dipetakan secara manual.
6. Klik Test Import untuk memeriksa apakah ada error sebelum data benar-benar dimasukkan.
7. Jika tidak ada error, klik Import untuk menyelesaikan proses.

Export Kontak¶

Fitur export digunakan untuk mengunduh data kontak ke file Excel atau CSV.

Cara export kontak:

1. Dari halaman daftar kontak, pilih kontak yang ingin diekspor dengan mencentang kotak di sebelah kiri nama kontak. Untuk memilih semua kontak, centang kotak di bagian header tabel.
2. Klik tombol Action (atau ikon roda gigi) yang muncul setelah memilih kontak.

3. Pilih Export.

4. Pilih format file: CSV atau Excel (.xlsx).

5. Pilih field yang ingin disertakan dalam file export. Anda dapat menambah atau menghapus field dari daftar yang tersedia.
6. Klik Export untuk mengunduh file.

Duplicate Detection dan Merge Kontak¶

Seiring waktu, kontak yang sama bisa terdaftar lebih dari satu kali di sistem. Odoo memiliki fitur untuk mendeteksi dan menggabungkan kontak duplikat.

Mendeteksi Kontak Duplikat¶

Saat membuat kontak baru, sistem akan secara otomatis memperingatkan jika nama atau email yang dimasukkan sudah ada di database. Perhatikan notifikasi yang muncul dan periksa apakah kontak yang akan dibuat sudah terdaftar sebelumnya.

Merge (Menggabungkan) Kontak Duplikat¶

1. Dari halaman daftar kontak, centang dua atau lebih kontak yang merupakan duplikat satu sama lain.
2. Klik tombol Action.

3. Pilih Merge.

4. Sistem akan menampilkan form konfirmasi yang memperlihatkan data dari masing-masing kontak.

5. Pilih kontak mana yang akan menjadi master (data utama yang dipertahankan). Data dari kontak lainnya akan digabungkan ke kontak master.
6. Klik Merge untuk menyelesaikan proses.