CRM — Konfigurasi¶

Panduan setup dan konfigurasi modul CRM untuk administrator. Dokumen ini mencakup pengaturan pipeline, tim penjualan, aktivitas, tags, dan pengaturan sistem CRM.

Untuk membuka konfigurasi, buka modul CRM lalu klik menu Configuration di navigasi atas.

Settings¶

Menu Configuration › Settings berisi pengaturan utama perilaku modul CRM.

CRM¶

Email¶

Sales Teams¶

Menu Configuration › Sales Teams digunakan untuk membuat dan mengelola tim penjualan.

Membuat Sales Team Baru¶

1. Klik tombol New.

2. Isi field berikut:

   • Sales Team — nama tim penjualan.
   • Email Alias — alamat email khusus tim ini. Email yang masuk ke alamat ini akan otomatis diassign ke tim.
   • Company — perusahaan yang dimiliki tim (untuk multi-company).
   • Team Leader — kepala tim.
3. Pada tab Members, tambahkan anggota tim dengan klik Add a line dan pilih pengguna yang ingin dimasukkan.
4. Pada tab Sales Target, atur target pendapatan bulanan untuk setiap anggota tim.
5. Klik Save.

Teams Members¶

Menu Configuration › Teams Members menampilkan seluruh anggota dari semua Sales Team dalam satu daftar terpusat, memudahkan pengelolaan keanggotaan tim lintas departemen.

Kolom yang ditampilkan: Salesperson (nama pengguna), Sales Team (tim yang diikuti), Email, dan Active (status aktif/nonaktif).

Dari halaman ini Administrator dapat: - Melihat semua anggota tim sekaligus tanpa harus membuka satu per satu form Sales Team. - Mengidentifikasi pengguna yang belum terdaftar di tim manapun. - Mengklik nama pengguna untuk membuka form anggota dan mengedit detail atau target penjualan mereka.

Activities¶

Activity Types¶

Menu Configuration › Activity Types digunakan untuk mendefinisikan jenis-jenis aktivitas yang dapat dijadwalkan pada peluang CRM.

Membuat Activity Type Baru¶

1. Klik tombol New.

2. Isi field:

   • Name — nama jenis aktivitas (contoh: "Demo Produk", "Proposal", "Follow-up Call").
   • Action — tindakan yang dipicu saat aktivitas dijadwalkan:
     • Upload Document — meminta upload dokumen.
     • Open Calendar Event — membuat event di kalender.
     • Upload Fax — untuk aktivitas faks.
     • (kosong) — tidak ada aksi otomatis.
   • Default User — pengguna default yang ditugaskan untuk jenis aktivitas ini.
   • Default Summary — ringkasan default yang diisi otomatis saat menjadwalkan.
   • Delay Count / Delay Unit — tenggat waktu default (contoh: 3 hari setelah aktivitas dibuat).
   • Chained Activity — aktivitas yang otomatis disarankan setelah aktivitas ini selesai.
   • Icon — ikon yang ditampilkan pada kartu Kanban.
   • Decoration Color — warna ikon aktivitas.

3. Klik Save.

Activity Plans¶

Menu Configuration › Activity Plans digunakan untuk membuat rangkaian aktivitas yang dapat diterapkan sekaligus (activity plan). Berguna untuk proses yang memiliki urutan tindak lanjut standar (contoh: onboarding pelanggan baru).

Recurring Plans¶

Menu Configuration › Recurring Plans digunakan untuk mendefinisikan interval pendapatan berulang pada peluang, seperti bulanan, tahunan, dan sebagainya. Menu ini aktif jika fitur Recurring Revenues diaktifkan di Settings.

Pipeline¶

Stages¶

Menu Configuration › Stages digunakan untuk mengatur tahapan (stages) pada pipeline CRM. Setiap stage mewakili satu kolom pada tampilan Kanban.

Membuat Stage Baru¶

1. Klik tombol New.

2. Isi field:

   • Stage Name — nama tahapan (contoh: "Qualified", "Proposal Sent", "Negotiation").
   • Probability (%) — probabilitas default untuk peluang yang masuk ke stage ini. Angka ini mempengaruhi perhitungan Prorated Revenue di laporan Forecast.
   • Sales Team — biarkan kosong agar stage ini berlaku untuk semua tim, atau pilih tim tertentu agar stage hanya muncul untuk tim tersebut.
   • Requirements — catatan internal tentang syarat/kriteria sebuah peluang untuk masuk ke stage ini (hanya untuk referensi internal).
   • Folded in Kanban — centang jika stage ini harus dilipat (tersembunyi) secara default di tampilan Kanban.

3. Atur urutan stage dengan cara drag-and-drop pada daftar stages, atau isi field Sequence secara manual.

4. Klik Save.

Tags¶

Menu Configuration › Tags digunakan untuk membuat label klasifikasi peluang.

Tags membantu mengelompokkan peluang berdasarkan kategori seperti jenis produk, segmen industri, atau prioritas. Satu peluang dapat memiliki banyak tag.

Membuat Tag Baru¶

1. Klik New.
2. Isi Tag Name dan pilih Color untuk identifikasi visual.
3. Klik Save.

Lost Reasons¶

Menu Configuration › Lost Reasons digunakan untuk mendefinisikan alasan-alasan standar mengapa sebuah peluang ditandai sebagai Lost.

Contoh lost reasons yang umum: - Harga terlalu tinggi - Pelanggan memilih kompetitor - Tidak ada kebutuhan saat ini - Perusahaan pelanggan tidak jadi membeli - Tidak ada respons dari pelanggan

Membuat Lost Reason Baru¶

1. Klik New.
2. Isi Description dengan teks alasan kekalahan.
3. Klik Save.

Lead Generation¶

Lead Mining Requests¶

Fitur Lead Mining memungkinkan pengguna menghasilkan leads baru secara otomatis berdasarkan kriteria industri, lokasi, dan ukuran perusahaan yang ditentukan. Fitur ini biasanya memerlukan kredit Odoo (tersedia di edisi Enterprise).

Merge Leads¶

Jika terdapat dua atau lebih leads/opportunities yang merupakan duplikat dari prospek yang sama, Anda dapat menggabungkannya:

1. Buka daftar peluang (tampilan List).
2. Centang semua peluang yang ingin digabung.

3. Klik Action › Merge.

4. Sistem akan menampilkan dialog konfirmasi. Pilih peluang mana yang akan menjadi Master (data utama yang dipertahankan).

5. Klik Merge untuk menggabungkan. Semua aktivitas, pesan chatter, dan riwayat dari peluang yang digabung akan dipindahkan ke peluang master.