CRM — Pengguna¶

Panduan operasional modul CRM untuk pengguna harian. Modul ini digunakan untuk mengelola prospek penjualan (leads dan opportunities) mulai dari tahap pertama kontak hingga transaksi berhasil ditutup (won/lost).

Untuk membuka modul ini, klik ikon CRM pada halaman utama aplikasi.

Sales¶

My Pipeline¶

My Pipeline adalah tampilan utama CRM yang menampilkan semua peluang penjualan (opportunities) milik Anda dalam format Kanban berdasarkan tahapan (stages) pipeline yang sudah dikonfigurasi.

Setiap kartu pada Kanban mewakili satu peluang dan menampilkan:

• Nama peluang / nama pelanggan.
• Nama sales person yang menangani.
• Perkiraan pendapatan (Expected Revenue).
• Probabilitas penutupan (%).
• Tenggat waktu aktivitas berikutnya.
• Ikon aktivitas yang terjadwal.

Tampilan List dan Alternatif¶

Gunakan tombol tampilan di pojok kanan atas untuk beralih antara Kanban, List, Map, dan Pivot.

Memindahkan Peluang Antar Stage¶

Seret dan lepas (drag & drop) kartu peluang dari satu kolom stage ke kolom stage berikutnya. Alternatifnya, buka form peluang dan ubah field Stage secara manual.

Membuat Peluang (Opportunity) Baru¶

Cara Cepat dari Kanban¶

1. Klik tombol + (tambah) di bagian atas kolom stage yang diinginkan.
2. Isi nama peluang dan nama kontak/perusahaan.
3. Klik Add untuk menyimpan cepat, atau klik Edit untuk membuka form lengkap.

Cara Lengkap¶

1. Klik tombol New di bagian atas halaman.

2. Isi field pada bagian atas form:

   • Opportunity — nama peluang / deskripsi singkat kebutuhan pelanggan.
   • Customer — nama pelanggan atau perusahaan prospek.
   • Email / Phone — kontak utama.
   • Expected Revenue — estimasi nilai transaksi.
   • Probability (%) — kemungkinan penutupan transaksi (dapat diisi manual atau otomatis oleh sistem).
   • Close Date — target tanggal penutupan transaksi.
   • Sales Person — penanggung jawab peluang.
   • Sales Team — tim penjualan yang menangani.
   • Stage — tahapan pipeline saat ini.
   • Tags — label untuk klasifikasi peluang.

3. Klik Save (atau biarkan Odoo menyimpan otomatis).

Mengelola Peluang¶

Mengubah Stage¶

• Dari Kanban: seret kartu ke kolom stage tujuan.
• Dari form: klik nama stage di status bar bagian atas form, atau ubah field Stage.

Menandai Won (Menang)¶

Saat transaksi berhasil ditutup:

1. Buka form peluang.
2. Klik tombol Won (ikon bintang / tombol hijau di status bar).

3. Sistem akan memindahkan peluang ke stage Won dan menutupnya.

Menandai Lost (Kalah / Batal)¶

Saat transaksi gagal atau dibatalkan:

1. Buka form peluang.
2. Klik tombol Lost.
3. Pilih Lost Reason dari daftar yang tersedia (misalnya: "Harga terlalu tinggi", "Pelanggan memilih kompetitor").
4. Tambahkan catatan jika diperlukan.

5. Klik Mark as Lost.

Peluang yang hilang dapat dilihat kembali dengan mengaktifkan filter Lost di daftar pipeline.

Leads¶

Menu Leads hanya muncul jika fitur Leads diaktifkan oleh admin di Settings CRM.

Leads adalah prospek awal yang masuk sebelum dikonfirmasi sebagai peluang nyata. Leads biasanya berasal dari formulir website, email masuk, atau input manual.

Mengkonversi Lead Menjadi Opportunity¶

1. Buka lead yang akan dikonversi.

2. Klik tombol Convert to Opportunity.

3. Sistem akan menampilkan dialog konversi. Isi atau konfirmasi:

   • Salesperson dan Sales Team.
   • Customer — apakah lead ini terkait pelanggan yang sudah ada atau buat kontak baru.
   • Merge with existing opportunities — jika ada peluang serupa yang dapat digabung.
4. Klik Convert to Opportunity untuk menyelesaikan konversi.

Activities¶

Fitur Activities digunakan untuk mencatat dan menjadwalkan tindak lanjut pada setiap peluang, seperti telepon, email, demo produk, atau pertemuan.

Menjadwalkan Aktivitas¶

1. Buka form peluang.
2. Klik ikon jam / tombol Activities di bagian atas form (atau klik ikon di kartu Kanban).

3. Klik Schedule an Activity.

4. Isi detail aktivitas:

   • Activity Type — jenis aktivitas (Email, Phone Call, Meeting, dll.).
   • Summary — deskripsi singkat tujuan aktivitas.
   • Due Date — tanggal jatuh tempo.
   • Assigned To — penanggung jawab aktivitas.
   • Note — catatan tambahan.
5. Klik Schedule untuk menyimpan.

Aktivitas yang terjadwal akan tampil sebagai ikon berwarna pada kartu Kanban: - Hijau — aktivitas dijadwalkan di masa depan. - Oranye — aktivitas jatuh tempo hari ini. - Merah — aktivitas sudah melewati tenggat (overdue).

Menyelesaikan Aktivitas¶

1. Buka aktivitas dari form peluang.
2. Klik Mark as Done untuk menandai aktivitas selesai.
3. Isi catatan penyelesaian jika diperlukan.
4. Sistem akan menawarkan opsi untuk langsung menjadwalkan aktivitas berikutnya (chained activity).

Email dan Komunikasi¶

Mengirim Email dari Peluang¶

1. Buka form peluang.
2. Pada bagian Chatter (panel komunikasi di bagian bawah form), klik Send message.
3. Tulis pesan email. Field To akan otomatis terisi dengan alamat email pelanggan terkait.
4. Klik Send untuk mengirim.

Semua email yang terkirim dan diterima terkait peluang ini akan tersimpan dan terlihat di Chatter secara kronologis.

Menambahkan Catatan Internal¶

1. Pada bagian Chatter, klik Log note.
2. Tulis catatan internal (tidak terkirim ke pelanggan).
3. Klik Add untuk menyimpan.

My Activities¶

Menu Sales › My Activities menampilkan semua aktivitas yang dijadwalkan untuk Anda di seluruh peluang, diurutkan berdasarkan tanggal jatuh tempo.

Dari halaman ini Anda dapat: - Melihat semua tindak lanjut yang harus diselesaikan. - Langsung membuka peluang terkait. - Menandai aktivitas sebagai selesai tanpa membuka form peluang.

Teams¶

Menu Sales › Teams menampilkan daftar tim penjualan (Sales Teams) dan performa masing-masing tim.

Setiap kartu tim menampilkan: - Nama tim dan nama Team Leader. - Jumlah peluang aktif yang sedang ditangani tim. - Target pendapatan bulanan dan pencapaian saat ini. - Daftar anggota tim beserta jumlah peluang masing-masing.

Melihat Pipeline Tim¶

Klik nama tim untuk membuka halaman detail tim tersebut. Anda akan melihat: - Pipeline — semua peluang aktif milik tim dalam tampilan Kanban. - Performance — grafik penutupan transaksi (Won) bulan ini dibandingkan target. - Anggota — daftar salesperson di tim beserta statistik masing-masing.

Customers¶

Menu Sales › Customers menampilkan daftar seluruh pelanggan dan kontak yang terdaftar di CRM.

Dari halaman ini Anda dapat: - Melihat semua peluang yang terkait dengan satu pelanggan. - Mengedit informasi kontak pelanggan. - Membuat peluang baru langsung dari halaman pelanggan.

My Quotations¶

Menu Sales › My Quotations menampilkan daftar penawaran harga (quotations) yang terhubung dengan peluang CRM milik Anda.

Kolom yang ditampilkan: Quotation Number, Customer, Opportunity (peluang asal), Amount (total nilai penawaran), dan Status (Draft / Sent / Sales Order / Cancelled).

Membuat Penawaran dari Peluang¶

1. Buka form peluang yang akan dibuatkan penawaran.
2. Klik tombol New Quotation di bagian atas form.
3. Sistem akan membuka form Sales Quotation baru dengan data pelanggan sudah terisi otomatis dari peluang.
4. Isi detail produk, harga, dan syarat-syarat penawaran.
5. Klik Save untuk menyimpan sebagai Draft, atau klik Send by Email untuk langsung mengirim penawaran ke pelanggan.

Setiap peluang dapat memiliki lebih dari satu penawaran — misalnya jika Anda perlu mengirim beberapa opsi paket atau revisi harga. Jumlah penawaran terkait terlihat pada smart button Quotations di form peluang.

Reporting¶

Pipeline¶

Menu Reporting › Pipeline menampilkan analisis pipeline secara visual, termasuk distribusi peluang per stage, per sales person, dan per tim.

Gunakan tampilan Pivot atau Graph untuk menganalisis: - Nilai total peluang per stage. - Perbandingan Expected Revenue vs Prorated Revenue. - Tren peluang dari waktu ke waktu.

Leads¶

Menu Reporting › Leads menampilkan analisis leads yang masuk, sumber leads, dan tingkat konversi dari lead menjadi opportunity.

Activities¶

Menu Reporting › Activities menampilkan ringkasan aktivitas yang telah dijadwalkan dan diselesaikan oleh setiap anggota tim.

Gunakan laporan ini untuk memantau produktivitas tim penjualan berdasarkan jumlah aktivitas yang dilakukan.

Forecast¶

Menu Reporting › Forecast menampilkan proyeksi pendapatan berdasarkan nilai peluang aktif dan probabilitas penutupan masing-masing peluang.

Tampilan Forecast membantu memprediksi pendapatan yang diharapkan pada periode tertentu berdasarkan pipeline yang ada saat ini.