Discuss — Konfigurasi¶

Panduan konfigurasi dan administrasi modul Discuss untuk administrator sistem VISA ERP. Bagian ini mencakup pengelolaan channel, pengaturan akses pengguna, tipe aktivitas, dan pengaturan notifikasi.

Untuk mengakses menu konfigurasi Discuss, buka modul Discuss, lalu klik menu Configuration di bagian atas.

Channels Management¶

Melihat Daftar Channel¶

Semua channel yang ada di sistem dapat dikelola melalui Configuration › Channels.

Daftar ini menampilkan nama channel, jenis (public/private/group), jumlah anggota, dan status channel.

Membuat Channel Baru¶

1. Buka Configuration › Channels, lalu klik New.

2. Isi field berikut:

   • Channel Name — nama channel (contoh: tim-sales, pengumuman, proyek-alpha)
   • Privacy — pilih jenis channel:
     • Public — dapat ditemukan dan diikuti oleh semua pengguna
     • Private — hanya bisa diakses oleh anggota yang diundang
     • Selected Groups — hanya bisa diakses oleh kelompok pengguna (grup) tertentu
   • Description — deskripsi singkat tujuan channel (opsional)
3. Klik Save untuk menyimpan channel baru.

Mengatur Anggota Channel¶

1. Buka channel yang ingin dikelola dari daftar Configuration › Channels.

2. Buka tab Members.

3. Klik Add Members untuk menambahkan pengguna ke channel.

4. Cari nama pengguna, pilih, lalu klik Add.
5. Untuk menghapus anggota, klik ikon X di sebelah nama anggota yang ingin dikeluarkan.

Mengarsipkan Channel¶

Channel yang sudah tidak aktif sebaiknya diarsipkan, bukan dihapus, agar riwayat percakapan tetap tersimpan.

1. Buka channel yang ingin diarsipkan.
2. Klik menu Action (ikon roda gigi atau tombol Action di bagian atas form).
3. Pilih Archive.
4. Konfirmasi tindakan. Channel akan disembunyikan dari daftar aktif tetapi riwayat percakapannya tetap ada.

Untuk melihat channel yang sudah diarsipkan, aktifkan filter Archived pada daftar channel.

Mengatur Channel sebagai Read-Only¶

Channel read-only berguna untuk channel pengumuman resmi di mana hanya admin atau pengguna tertentu yang boleh mengirim pesan, sementara anggota lain hanya bisa membaca.

Cara mengatur channel read-only (jika tersedia):

1. Buka form channel yang ingin diatur.
2. Pada field Who can post messages, pilih Administrators only atau opsi yang sesuai.
3. Simpan perubahan.

Channel Groups (Akses Berdasarkan Grup Pengguna)¶

Fitur Channel Groups memungkinkan channel dibatasi hanya untuk kelompok pengguna tertentu berdasarkan peran mereka di sistem — misalnya hanya untuk grup Sales, Accounting, atau Manager.

Cara Mengatur Channel Groups¶

1. Buka form channel di Configuration › Channels.

2. Pada field Privacy, pilih Selected Groups.

3. Pada field Authorized Groups, tambahkan grup pengguna yang diizinkan mengakses channel ini (contoh: Sales / User, Accounting / Manager).

4. Simpan perubahan.

Activity Types¶

Activity Types adalah tipe-tipe aktivitas yang dapat dijadwalkan pada dokumen di seluruh sistem VISA ERP — seperti Email, Call, Meeting, To-Do, dsb. Activity yang selesai atau jatuh tempo akan memunculkan notifikasi di Inbox pengguna di Discuss.

Melihat dan Mengelola Activity Types¶

1. Buka Configuration › Activity Types.

2. Daftar ini menampilkan semua tipe aktivitas yang tersedia beserta ikon, nama, dan kategorinya.

Membuat Activity Type Baru¶

1. Klik New pada halaman Activity Types.

2. Isi field berikut:

   • Name — nama tipe aktivitas (contoh: Follow Up, Negosiasi, Presentasi)
   • Activity Category — kategori aktivitas (Upload Document, Email, Meeting, dll.)
   • Default User — pengguna yang secara default ditugaskan untuk aktivitas ini (opsional)
   • Default Summary — ringkasan default aktivitas (opsional)
   • Keep Done — centang jika aktivitas yang sudah selesai ingin tetap tersimpan sebagai log
   • Decoration — warna indikator aktivitas di tampilan kanban/list
3. Klik Save.

Hubungan Activity Types dengan Notifikasi Discuss¶

Ketika sebuah aktivitas jatuh tempo atau ada aktivitas yang ditugaskan kepada pengguna, sistem akan mengirimkan notifikasi ke Inbox Discuss pengguna tersebut. Ini membantu pengguna melacak semua tugas yang perlu diselesaikan dari satu tempat.

Pengaturan (Settings)¶

Pengaturan global modul Discuss dapat diakses melalui menu Configuration › Settings di dalam modul Discuss, atau melalui Settings › Technical › Discuss.

Notifikasi Email¶

Sistem dapat mengirimkan notifikasi melalui email untuk pesan atau mention yang diterima saat pengguna sedang tidak aktif di sistem.

Opsi yang tersedia:

• Handle by Emails — pilih apakah pesan balasan melalui email akan ditangkap kembali ke dalam sistem sebagai pesan Discuss
• Notification Type — atur apakah notifikasi dikirim melalui email atau hanya melalui notifikasi dalam aplikasi (in-app)

Pengaturan Livechat¶

Jika modul Live Chat tersedia:

1. Aktifkan modul Live Chat dari Settings › Apps.
2. Channel Live Chat dapat dikelola melalui Live Chat › Channels.
3. Setiap percakapan dari pengunjung website akan masuk ke antrian operator yang ditugaskan pada channel tersebut.

Ringkasan Tugas Admin Discuss¶