Employees — Konfigurasi¶

Panduan setup dan konfigurasi modul Employees untuk Administrator. Halaman ini mencakup pengaturan master data yang harus disiapkan sebelum pengguna dapat menggunakan modul Employees secara penuh.

Untuk mengakses menu konfigurasi, buka modul Employees lalu klik menu Configuration di bagian atas.

Activity Plan¶

Fitur ini digunakan untuk membuat rencana aktivitas yang akan ditugaskan secara otomatis kepada karyawan, misalnya aktivitas onboarding untuk karyawan baru.

1. Klik Configuration › Activity Plan kemudian klik New.

2. Isi detail halaman:

   • Plan Name — nama rencana aktivitas (contoh: "Onboarding Karyawan Baru")
   • Model — model yang terhubung dengan rencana ini (Employee)
   • Activities — klik Add a line untuk menambahkan aktivitas:
     • Activity Type — tipe aktivitas (Email, To-Do, Meeting, dll.)
     • Summary — ringkasan aktivitas
     • Assign To — tentukan siapa yang bertanggung jawab
     • Delay Count — jumlah hari setelah tanggal referensi

3. Klik Save.

Employee¶

Submenu konfigurasi di bawah kategori Employee mencakup pengaturan lokasi kerja, alasan keluar, tag, dan tipe keahlian.

Work Locations¶

Fitur ini digunakan untuk mendefinisikan lokasi kerja yang dapat dipilih pada form karyawan di tab Work Information.

1. Klik Configuration › Work Locations kemudian klik New.

2. Isi field berikut:

   • Work Location Name — nama lokasi kerja (contoh: "Kantor Jakarta", "WFH", "Cabang Surabaya")
   • Location Type — tipe lokasi: Home (rumah/remote), Office (kantor), atau Other
   • Work Address — alamat lengkap lokasi kerja (pilih dari daftar kontak yang tersedia)

3. Klik Save.

Departure Reasons¶

Fitur ini digunakan untuk mendefinisikan alasan keluar (pengunduran diri, PHK, pensiun, dll.) yang akan dipilih saat mengarsipkan karyawan.

1. Klik Configuration › Departure Reasons kemudian klik New.

2. Isi field berikut:

   • Reason — nama alasan keluar (contoh: "Resigned", "Contract End", "Retirement", "Termination")
   • Departure Reason Code — kode unik alasan keluar

3. Klik Save.

Tags¶

Fitur ini digunakan untuk membuat label/tag yang dapat ditambahkan ke profil karyawan untuk keperluan pengelompokan atau pencarian.

1. Klik Configuration › Tags kemudian klik New.

2. Isi field Tag Name dengan nama tag yang diinginkan (contoh: "Full Stack Developer", "Leadership Program", "BPJS Ketenagakerjaan").

3. Klik Save.

Skill Types¶

Fitur ini digunakan untuk mendefinisikan kategori dan jenis keahlian yang dapat direkam pada tab Resume di form karyawan.

1. Klik Configuration › Skill Types kemudian klik New.

2. Isi detail form:

   • Skill Type — nama kategori keahlian (contoh: "Technical", "Languages", "Management")
   • Skills — klik Add a line untuk menambahkan skill spesifik dalam kategori ini (contoh: dalam "Languages": English, Mandarin, Japanese)
   • Levels — klik Add a line untuk mendefinisikan tingkatan keahlian (contoh: Beginner, Intermediate, Advanced, Expert) beserta Progress (persentase 0–100%)
   • Default Level — pilih level default yang akan digunakan saat karyawan baru menambahkan skill

3. Klik Save.

Recruitment¶

Submenu konfigurasi di bawah kategori Recruitment mencakup pengaturan job positions dan tipe kepegawaian.

Job Positions¶

Fitur ini digunakan untuk mendefinisikan posisi pekerjaan yang tersedia di perusahaan. Job Position digunakan pada form karyawan dan proses rekrutmen.

1. Klik Configuration › Job Positions (atau akses melalui Recruitment › Job Positions) kemudian klik New.

2. Isi detail form:

   • Job Position — nama posisi/jabatan (contoh: "Software Engineer", "Finance Manager")
   • Department — departemen tempat posisi ini berada
   • Company — nama perusahaan
   • Expected New Employees — jumlah karyawan yang dibutuhkan untuk posisi ini
   • Job Description (tab) — deskripsi pekerjaan detail untuk posisi ini

3. Klik Save.

Employment Types¶

Fitur ini digunakan untuk mendefinisikan tipe kepegawaian atau kategori kontrak yang berlaku di perusahaan.

1. Klik Configuration › Employment Types kemudian klik New.

2. Isi field:

   • Name — nama tipe kepegawaian (contoh: "Karyawan Tetap", "Karyawan Kontrak", "Magang", "Freelance")
   • Country — negara tempat tipe ini berlaku

3. Klik Save.

Settings¶

Halaman Settings pada modul Employees berisi konfigurasi global yang mengatur perilaku modul secara keseluruhan.

1. Klik Configuration › Settings.

2. Konfigurasi yang tersedia antara lain:

   • Employee Localization — pilih lokalisasi/negara yang mempengaruhi aturan kontrak dan penggajian
   • Skills — aktifkan fitur pelacakan keahlian karyawan
   • Work Permit — aktifkan pelacakan izin kerja untuk karyawan asing
   • Org Chart — aktifkan tampilan bagan organisasi

3. Klik Save untuk menyimpan perubahan.

Resume¶

Line Types¶

Fitur ini digunakan untuk mendefinisikan kategori entri pada bagian Resume karyawan.

1. Klik Configuration › Resume › Line Types kemudian klik New.

2. Isi field Name dengan kategori resume (contoh: "Education", "Work Experience", "Internal Training", "Certification", "Project").

3. Klik Save.

Challenges¶

Submenu Challenges berisi konfigurasi sistem gamifikasi (tantangan, lencana, dan tujuan) yang dapat digunakan untuk meningkatkan keterlibatan karyawan.

Badges¶

Fitur ini digunakan untuk membuat lencana penghargaan yang dapat diberikan kepada karyawan atas pencapaian tertentu.

1. Klik Configuration › Challenges › Badges kemudian klik New.

2. Isi detail form:

   • Badge Name — nama lencana (contoh: "Top Performer", "Best Attendance", "Innovation Award")
   • Description — deskripsi lencana dan kriteria pemberiannya
   • Image — klik untuk mengunggah gambar/ikon lencana
   • Allowance — atur batasan pemberian lencana (siapa yang dapat memberikan, berapa kali per bulan)

3. Klik Save.

Challenges¶

Fitur ini digunakan untuk membuat tantangan dengan target yang harus dicapai karyawan untuk mendapatkan lencana atau penghargaan.

1. Klik Configuration › Challenges › Challenges kemudian klik New.

2. Isi detail form:

   • Challenge Name — nama tantangan
   • Manager — penanggung jawab tantangan
   • Periodicity — frekuensi tantangan (Daily, Weekly, Monthly)
   • Start Date / End Date — periode tantangan
   • Challenge Category — kategori tantangan
   • Lines — klik Add a line untuk menambahkan tujuan (Goal) yang harus dicapai

3. Klik Save, lalu klik Start Challenge untuk mengaktifkan.

Goals History¶

Menampilkan riwayat pencapaian tujuan (goals) dari seluruh tantangan yang pernah berjalan.

1. Klik Configuration › Challenges › Goals History.

2. Daftar menampilkan karyawan, tujuan yang dikejar, nilai saat ini, nilai target, dan status pencapaian.

Contracts¶

Working Schedules¶

Fitur ini digunakan untuk membuat jadwal kerja (shift) yang akan digunakan pada form kontrak karyawan dan modul Attendances.

1. Klik Configuration › Contracts › Working Schedules kemudian klik New.

2. Isi detail form:

   • Working Schedule Name — nama jadwal kerja (contoh: "Senin–Jumat 08:00–17:00", "Shift Pagi", "Shift Malam")
   • Company — nama perusahaan
   • Timezone — zona waktu jadwal kerja
   • Company Time Off — ceklis untuk mengaitkan jadwal dengan hari libur perusahaan
   • Flexible Hours — ceklis jika jadwal bersifat fleksibel tanpa jam tetap
   • Average Hour per Day — rata-rata jam kerja per hari

3. Pada tab Working Hours, klik Add a line untuk setiap sesi waktu kerja:

   • Day of Week — pilih hari (Monday, Tuesday, dll.)
   • Day Period — Morning atau Afternoon
   • Work Entry Type — tipe entri kerja (Attendance, dll.)
   • Hour From — jam mulai sesi kerja
   • Hour To — jam selesai sesi kerja

4. Klik Save.

Departments¶

Fitur ini digunakan untuk membuat dan mengelola struktur departemen perusahaan.

1. Klik Configuration › Departments kemudian klik New.

2. Isi detail form:

   • Department Name — nama departemen (contoh: "Finance", "Human Resources", "Engineering")
   • Manager — nama karyawan yang menjabat sebagai manager departemen
   • Parent Department — pilih departemen induk jika ini merupakan sub-departemen
   • Company — nama perusahaan

3. Klik Save.