Employees — Pengguna¶

Panduan operasional modul Employees untuk pengguna harian. Modul ini berfungsi untuk mengelola data karyawan, struktur organisasi, kontrak kerja, dan direktori karyawan perusahaan.

Untuk membuka modul ini, klik ikon Employees pada halaman utama aplikasi.

Employees¶

Daftar Karyawan¶

Tampilan awal modul Employees menampilkan daftar seluruh karyawan yang aktif di perusahaan. Anda dapat beralih antara tampilan Kanban (kartu foto) dan tampilan List (tabel) menggunakan tombol di pojok kanan atas.

Pada tampilan list, kolom yang tersedia: Employee Name, Job Position, Department, Work Phone, Work Email, dan Company.

Gunakan filter dan pencarian di bagian atas untuk mempersempit daftar berdasarkan departemen, job position, atau status karyawan.

Membuat Data Karyawan Baru¶

Fitur ini digunakan untuk mendaftarkan karyawan baru ke dalam sistem.

1. Klik tombol New untuk membuka form karyawan baru.

2. Isi informasi utama pada bagian atas form:

   • Employee Name — nama lengkap karyawan
   • Job Position — jabatan/posisi spesifik karyawan di perusahaan
   • Job Title — gelar pekerjaan yang ditampilkan pada profil
   • Department — nama departemen/divisi karyawan bekerja
   • Manager — nama atasan langsung karyawan
   • Coach — nama mentor atau pembimbing karyawan
   • Work Mobile — nomor handphone kerja karyawan
   • Work Phone — nomor telepon kantor (jika tersedia)
   • Work Email — alamat email kantor karyawan
   • Company — nama perusahaan (otomatis terisi)

3. Tab Work Information — isi data terkait lokasi dan pengaturan kerja:

   • Work Location — lokasi penempatan kerja (kantor, remote, dll.)
   • Work Address — alamat kantor karyawan
   • Working Hours — jadwal/jam kerja yang berlaku untuk karyawan
   • Timezone — zona waktu karyawan
   • Time Off — nama approver untuk pengajuan cuti
   • Expense — nama approver untuk pengajuan expense (jika modul Expense aktif)

4. Tab Private Information — isi data personal karyawan:

   • Private Address — alamat tempat tinggal karyawan
   • Private Email — alamat email pribadi
   • Private Phone — nomor telepon pribadi
   • Marital Status — status pernikahan
   • Number of Children — jumlah anak
   • Nationality — kewarganegaraan
   • Date of Birth — tanggal lahir
   • Place of Birth — tempat lahir
   • Gender — jenis kelamin
   • Certificate Level — tingkat pendidikan terakhir
   • Field of Study — bidang studi
   • Visa No — nomor visa (untuk karyawan asing)
   • Visa Expire Date — tanggal kedaluwarsa visa
   • Save Original Next of Kin — kontak darurat
   • Bank Account Number — nomor rekening bank karyawan

   Kerahasiaan Data

   Data pada tab Private Information bersifat sensitif. Pastikan hanya personel HR yang berwenang yang mengisi dan mengakses tab ini.

5. Tab Resume — tambahkan riwayat pendidikan, pengalaman kerja, dan keahlian karyawan:

   • Klik Add a line di bagian Resume Lines untuk menambahkan entri riwayat
   • Isi Title, Type (Education, Experience, Internal Training, dll.), Date Start, Date End, dan Description
   • Di bagian Skills, klik Add a line untuk menambahkan keahlian (Skill Type, Skill, Skill Level)

6. Tab HR Settings — isi konfigurasi teknis HR:

   • Related User — akun pengguna sistem yang terhubung dengan karyawan ini
   • Badge ID — klik Generate untuk mendapatkan nomor ID karyawan secara otomatis
   • PIN — nomor PIN untuk kiosk mode absensi
   • Employee Type — tipe karyawan (Employee, Student, Freelancer, dll.)
   • New Work Permit — nomor izin kerja (untuk karyawan asing)
   • Work Permit Expiration Date — tanggal kedaluwarsa izin kerja

7. Klik Save manually atau biarkan sistem menyimpan otomatis.

Mengedit Data Karyawan¶

1. Buka daftar karyawan, lalu klik nama karyawan yang akan diedit.
2. Data form langsung dapat diedit — tidak perlu tombol Edit terpisah di Odoo 18.
3. Ubah data yang diperlukan, lalu klik Save manually atau biarkan tersimpan otomatis.

Mengarsipkan Karyawan¶

Karyawan yang sudah tidak aktif (resign, PHK, pensiun) dapat diarsipkan agar tidak muncul di daftar aktif.

1. Buka form karyawan yang akan diarsipkan.
2. Klik menu Action (ikon tiga titik atau roda gigi) → pilih Archive.
3. Sistem akan menampilkan konfirmasi — isi alasan pengunduran diri jika diminta.
4. Karyawan akan hilang dari daftar aktif. Untuk melihat kembali, gunakan filter Archived.

Contracts¶

Fitur ini digunakan untuk mengelola kontrak kerja karyawan. Setiap karyawan dapat memiliki satu atau lebih kontrak (misalnya kontrak pertama, perpanjangan, dll.).

Membuat Kontrak Baru dari Form Karyawan:

1. Buka form karyawan yang bersangkutan.

2. Klik smart button Contracts di bagian atas form.

3. Klik New untuk membuat kontrak baru.

4. Isi field pada form kontrak:

   • Contract Reference — nama/nomor referensi kontrak
   • Employee — nama karyawan (otomatis terisi)
   • Department — nama departemen (otomatis terisi)
   • Job Position — jabatan karyawan
   • Contract Start Date — tanggal mulai kontrak
   • Contract End Date — tanggal berakhir kontrak (kosongkan untuk kontrak tidak tentu waktu)
   • Working Schedule — jadwal kerja yang berlaku
   • Work Entry Source — sumber data absensi (Manual Entry, Attendances, Planning, dll.)
   • Salary Structure Type — tipe struktur gaji
   • HR Responsible — nama staf HR yang bertanggung jawab

5. Pada tab Contract Details, isi keterangan tambahan terkait kontrak.

6. Klik Save. Status kontrak akan menjadi New.

Mengaktifkan Kontrak:

Setelah kontrak disimpan, ubah status dari New menjadi Running untuk menandakan kontrak sedang berjalan.

1. Buka kontrak dengan status New.

2. Klik tombol status Running di bagian atas form, atau geser (drag) kartu kontrak dari kolom New ke kolom Running pada tampilan Kanban kontrak.

3. Status kontrak berubah menjadi Running — sistem sekarang akan membaca kontrak ini sebagai kontrak yang aktif berjalan.

Mengakhiri Kontrak:

• Otomatis: isi Contract End Date saat membuat kontrak. Sistem akan otomatis mengubah status menjadi Expired saat tanggal berakhir tercapai.
• Manual: buka kontrak berstatus Running, lalu klik tombol status Expired. Field End Date akan otomatis terisi dengan tanggal saat ini.

Directory¶

Menu Directory menampilkan direktori seluruh karyawan dalam format yang mudah ditelusuri, termasuk informasi kontak dan departemen.

Dari halaman ini Anda dapat:

• Mencari karyawan berdasarkan nama atau departemen
• Melihat informasi kontak singkat (nomor telepon, email) setiap karyawan
• Mengklik kartu karyawan untuk membuka form detail

Reporting¶

Skills Report¶

Fitur ini menampilkan laporan ringkasan keahlian (skills) seluruh karyawan di perusahaan. Berguna untuk pemetaan kompetensi dan kebutuhan pelatihan.

1. Klik menu Reporting › Skills.

2. Tampilan default mengelompokkan data berdasarkan Skill Type dan Skill Level.

3. Gunakan tombol Filters dan Group By untuk mengubah tampilan sesuai kebutuhan analisis.
4. Beralih ke tampilan Pivot untuk analisis silang, atau Graph untuk visualisasi data.

Certifications¶

Fitur ini menampilkan laporan sertifikasi yang dimiliki karyawan, termasuk status kedaluwarsa sertifikasi.

1. Klik menu Reporting › Certifications.

2. Daftar menampilkan karyawan beserta sertifikasi yang tercatat, tanggal perolehan, dan tanggal kedaluwarsa.

3. Gunakan filter untuk menampilkan sertifikasi yang akan segera kedaluwarsa.

Departments¶

Fitur ini menampilkan daftar departemen yang tersedia di perusahaan beserta jumlah karyawan di setiap departemen.

1. Klik menu Employees › Departments (atau akses melalui Configuration › Departments jika di menu admin).

2. Klik nama departemen untuk melihat detail, termasuk nama manager dan karyawan yang tergabung.

3. Dari halaman departemen, Anda dapat mengklik tombol Employees untuk melihat seluruh anggota departemen tersebut.

Organization Chart¶

Fitur ini menampilkan bagan organisasi perusahaan secara menyeluruh.

1. Klik menu Employees › Org Chart atau klik smart button Org Chart dari form karyawan mana pun.

2. Navigasi hierarki dengan mengklik kotak karyawan untuk melihat detail atau berpindah ke cabang organisasi lain.

3. Gunakan tombol zoom in/out untuk menyesuaikan tampilan bagan.