Fingerspot — Administrator¶

Panduan konfigurasi dan pengelolaan modul Fingerspot untuk Administrator dan HR. Halaman ini membahas setup mesin absensi, manajemen PIN karyawan, sinkronisasi data, serta pengelolaan data kehadiran seluruh karyawan.

Untuk membuka modul ini, klik ikon Fingerspot pada halaman utama aplikasi.

Hak Akses¶

Modul Fingerspot memiliki tiga level akses yang menentukan apa yang dapat dilakukan oleh setiap pengguna.

Cara Mengatur Level Akses¶

1. Buka Settings › Users & Companies › Users.
2. Klik nama pengguna yang akan diubah.
3. Scroll ke bagian Fingerspot.
4. Pilih level akses: Readonly atau Administrator.
5. Klik Save.

Machines (Mesin Fingerprint)¶

Menu Fingerspot › Machines adalah pusat pengelolaan semua mesin absensi yang terhubung ke sistem.

Menambahkan Mesin Baru¶

Sebelum menambahkan mesin, pastikan Anda memiliki informasi berikut dari akun Fingerspot Developer (developer.fingerspot.io):

• Cloud ID mesin — didapat dari dashboard Fingerspot Cloud
• API Token — Bearer token dari akun developer Fingerspot

Langkah menambahkan mesin:

1. Masuk ke Fingerspot › Machines.
2. Klik tombol New.

3. Isi form mesin dengan data berikut:

   Field	Keterangan	Contoh
   Machine Name	Nama identitas mesin yang mudah dikenali	Mesin Lantai 1
   Cloud ID	Cloud ID mesin dari Fingerspot	XXXXXXXXXXXXXXXX
   API Token	Bearer token dari akun developer	YOUR_API_TOKEN
   API URL	URL API Fingerspot (sudah terisi default)	https://developer.fingerspot.io
   Webhook URL	URL webhook otomatis (hanya baca, bisa di-copy)	https://[URL-VISA-ERP-ANDA]/fingerspot/webhook

4. Klik Save.

5. Copy Webhook URL yang muncul, kemudian set di dashboard Fingerspot Cloud agar data masuk secara real-time.

Menguji Koneksi ke Mesin¶

Setelah mesin tersimpan, lakukan verifikasi koneksi untuk memastikan API Token dan Cloud ID sudah benar:

1. Buka form mesin yang baru ditambahkan.
2. Klik tombol Get Device Info.
3. Sistem akan mengambil informasi teknis mesin melalui API.
4. Hasilnya tampil di tab Notes pada form mesin.

Tombol Aksi di Form Mesin¶

Smart Button pada Form Mesin¶

Mengedit Mesin¶

1. Buka Fingerspot › Machines dan klik nama mesin yang ingin diubah.
2. Edit field yang perlu diperbarui (misalnya API Token yang sudah expired).
3. Klik Save.

Menonaktifkan Mesin¶

Jika sebuah mesin tidak lagi digunakan, nonaktifkan agar tidak ikut diproses oleh cron otomatis:

1. Buka form mesin yang akan dinonaktifkan.
2. Klik Action › Archive.
3. Konfirmasi dengan klik OK.

Manajemen PIN Karyawan¶

Agar data absensi dari mesin dapat diproses menjadi data attendance per karyawan, PIN karyawan di mesin harus di-mapping ke data Employee di Odoo. Proses sync hanya memproses PIN yang sudah terhubung ke karyawan — PIN yang belum di-link akan di-skip.

Melihat Daftar PIN di Mesin¶

Untuk mengetahui PIN-PIN yang terdaftar di sebuah mesin:

1. Buka Fingerspot › Machines dan klik nama mesin.
2. Klik tombol Get All PINs.
3. Hasilnya tampil di tab Notes — berisi daftar PIN beserta nama karyawan yang terdaftar di mesin.

Menghubungkan PIN ke Karyawan (Mapping PIN)¶

1. Buka modul Employees dan klik nama karyawan yang akan dihubungkan.
2. Klik tab Fingerspot pada form karyawan.
3. Isi field Fingerspot PIN dengan nomor PIN karyawan di mesin.
4. Klik Save.

Sync PIN dari Odoo ke Mesin¶

Tombol Get All PINs di form mesin berfungsi mengambil daftar PIN dari mesin ke Odoo. Gunakan ini untuk:

• Verifikasi PIN sebelum mengisi di form karyawan
• Mengecek apakah ada PIN baru yang belum di-mapping
• Memastikan sinkronisasi PIN antara mesin dan Odoo sudah konsisten

Registrasi Wajah/Sidik Jari Baru¶

Pendaftaran biometrik (sidik jari atau pengenalan wajah) dilakukan langsung di mesin Fingerspot secara fisik, bukan melalui Odoo. Hubungi teknisi atau administrator mesin untuk:

• Mendaftarkan sidik jari karyawan baru
• Mendaftarkan wajah karyawan (jika mesin mendukung face recognition)
• Menghapus data biometrik karyawan yang sudah tidak aktif

Setelah pendaftaran biometrik selesai di mesin, lakukan Get All PINs dari Odoo untuk memperbarui daftar PIN, kemudian lakukan mapping PIN ke karyawan di Odoo.

Konfigurasi Sinkronisasi¶

Cron Job (Sinkronisasi Otomatis)¶

Modul Fingerspot menyediakan scheduled action yang berjalan otomatis setiap hari untuk menarik dan memproses data dari semua mesin aktif.

Konfigurasi default cron:

Cara Mengubah Interval Sinkronisasi¶

1. Masuk ke Settings › Technical › Automation › Scheduled Actions.

2. Cari dan klik "Fingerspot: Pull & Sync Attendance".

3. Ubah pengaturan interval sesuai kebutuhan:

   • Every — angka interval
   • Minutes / Hours / Days / Weeks / Months — satuan waktu
4. Klik Save.

Sinkronisasi Manual Semua Mesin¶

Cron otomatis memproses semua mesin aktif sekaligus. Jika Anda perlu menjalankan sync untuk semua mesin secara manual di luar jadwal:

1. Masuk ke Settings › Technical › Automation › Scheduled Actions.
2. Cari "Fingerspot: Pull & Sync Attendance".
3. Klik tombol Run Manually.
4. Cek hasilnya di Fingerspot › Sync Logs.

Untuk sync manual per mesin dengan kontrol periode yang lebih fleksibel, gunakan tombol Pull & Sync di form mesin masing-masing.

Raw Attlog (Log Scan Mentah)¶

Menu Fingerspot › Raw Attlog menampilkan semua data scan mentah yang sudah ditarik dari mesin. Menu ini hanya dapat diakses oleh pengguna dengan level Administrator.

Kolom yang Ditampilkan¶

Membaca dan Memfilter Log¶

Filter berguna untuk Raw Attlog:

Cara memfilter:

1. Buka Fingerspot › Raw Attlog.
2. Klik ikon Search (kaca pembesar) di kolom pencarian.
3. Pilih filter yang diinginkan dari dropdown, atau ketik langsung di search bar.
4. Hasil ditampilkan secara langsung.

Raw Attlog untuk Audit dan Investigasi¶

Raw Attlog berguna saat ada ketidaksesuaian antara data mesin dengan data attendance:

Skenario investigasi umum:

Attendance (Data Absensi — Tampilan Admin)¶

Menu Fingerspot › Attendance menampilkan data kehadiran yang sudah divalidasi. Pengguna dengan akses Administrator dapat melihat data semua karyawan, bukan hanya data milik sendiri.

Melihat Data Semua Karyawan¶

1. Buka Fingerspot › Attendance.
2. Secara default, semua data attendance seluruh karyawan ditampilkan.
3. Gunakan filter dan group by untuk menyesuaikan tampilan.

Filter per Karyawan, Departemen, atau Periode¶

Menggunakan Filter:

1. Klik ikon pencarian di search bar.

2. Pilih filter yang tersedia:

   Filter	Keterangan
   Today	Data kehadiran hari ini
   This Week	Data minggu ini
   This Month	Data bulan ini
   No Check Out	Karyawan yang belum tercatat check out
   Synced / Not Synced	Filter berdasarkan status sync

3. Untuk filter per karyawan atau departemen tertentu, ketik nama di search bar lalu pilih dari saran pencarian.

Menggunakan Group By:

Klik Group By untuk mengelompokkan data berdasarkan:

Koreksi Manual Data Absensi¶

Jika data attendance tidak sesuai (misalnya karyawan hanya scan sekali sehingga Check In = Check Out), Admin dapat melakukan koreksi manual:

1. Buka Fingerspot › Attendance.
2. Cari dan klik record attendance yang ingin dikoreksi.
3. Edit field Check In atau Check Out sesuai kondisi sebenarnya.
4. Klik Save.
5. Field Manually Corrected otomatis tercentang — record ini dilindungi dari overwrite oleh sync berikutnya.

Contoh kasus koreksi:

Export Data Absensi ke Excel¶

1. Buka Fingerspot › Attendance.
2. Atur filter dan tampilan sesuai data yang ingin diekspor (misalnya filter This Month + Group By Department).
3. Klik ikon Action (roda gigi) di toolbar atas.
4. Pilih Export.
5. Pilih format XLSX dan kolom-kolom yang ingin diekspor.
6. Klik Export — file akan terunduh otomatis.

Sync Logs (Log Sinkronisasi)¶

Menu Fingerspot › Sync Logs mencatat setiap eksekusi sync yang pernah dilakukan, baik secara manual maupun otomatis (cron). Menu ini hanya dapat diakses oleh pengguna dengan level Administrator.

Kolom yang Ditampilkan¶

Membaca Sync Log untuk Troubleshooting¶

Langkah membaca sync log:

1. Buka Fingerspot › Sync Logs.
2. Perhatikan kolom Errors — angka > 0 menandakan ada data yang gagal diproses.
3. Klik record log yang memiliki error untuk membuka detail.
4. Baca Error Details untuk mengetahui PIN dan tanggal mana yang bermasalah, beserta pesan errornya.

Mengidentifikasi Mesin yang Gagal Sync¶

1. Buka Fingerspot › Sync Logs.
2. Klik Group By › Machine untuk mengelompokkan log per mesin.
3. Bandingkan kolom Synced dan Errors antar mesin.
4. Mesin dengan Errors konsisten tinggi atau tidak ada entri log sama sekali perlu diperiksa lebih lanjut.

Filter berguna di Sync Logs:

Reset/Clear Log Lama¶

Sync Logs tidak dihapus secara otomatis oleh sistem. Untuk membersihkan log lama:

1. Buka Fingerspot › Sync Logs.
2. Filter log berdasarkan periode yang ingin dihapus (misalnya data lebih dari 6 bulan lalu).
3. Centang semua record hasil filter.
4. Klik Action › Delete.
5. Konfirmasi penghapusan.

Webhook Logs¶

Menu Fingerspot › Webhook Logs mencatat semua data yang diterima secara real-time dari mesin Fingerspot melalui webhook. Menu ini hanya dapat diakses oleh pengguna dengan level Administrator.

Kolom yang Ditampilkan¶

Kegunaan Webhook Logs¶

• Monitoring — pastikan mesin mengirim data secara rutin; jika tidak ada entry baru dalam beberapa jam, mungkin ada gangguan koneksi mesin ke internet
• Debugging — jika data real-time tidak masuk ke Raw Attlog, cek apakah webhook sudah diterima di sini
• Audit trail — bukti semua data yang masuk secara real-time via webhook

Konfigurasi Settings¶

Pengaturan terkait Fingerspot dapat ditemukan di Attendances › Configuration › Settings. Beberapa pengaturan di modul Attendances juga berpengaruh pada cara data dari Fingerspot diproses.

Pengaturan Relevan di Attendances Configuration¶

Troubleshooting¶

Mesin tidak bisa terhubung ke API¶

Data tidak masuk setelah Pull¶

• Kemungkinan 1: Data sudah ditarik ke Raw Attlog tapi belum di-sync → Jalankan Sync Attendance dari form mesin
• Kemungkinan 2: PIN karyawan belum di-mapping ke Employee → Buka form Employee › tab Fingerspot › isi PIN, lalu sync ulang

Webhook tidak menerima data¶

• Kemungkinan 1: Webhook URL belum di-set di Fingerspot Cloud → Copy Webhook URL dari form mesin dan paste di dashboard developer.fingerspot.io
• Kemungkinan 2: Server Odoo tidak memiliki public URL → Pastikan server dapat diakses dari internet atau gunakan reverse proxy
• Kemungkinan 3: Multi-database tanpa konfigurasi dbfilter → Tambahkan dbfilter = nama_database di odoo.conf, restart Odoo

Cron tidak berjalan otomatis¶

1. Masuk Settings › Technical › Automation › Scheduled Actions.
2. Cari "Fingerspot: Pull & Sync Attendance".
3. Pastikan status scheduled action adalah Active.
4. Cek apakah Odoo cron worker berjalan normal.

Koreksi manual ter-overwrite oleh sync¶

Ini seharusnya tidak terjadi — field Manually Corrected otomatis tercentang saat admin mengedit Check In atau Check Out. Jika terjadi, centang manual field Manually Corrected pada record yang bersangkutan untuk melindunginya dari sync berikutnya.

Sync berjalan tapi ada error pada beberapa record¶

1. Buka Fingerspot › Sync Logs.
2. Klik record sync yang memiliki Errors > 0.
3. Baca Error Details untuk mengetahui PIN dan tanggal mana yang bermasalah.
4. Perbaiki masalahnya (misalnya mapping PIN yang hilang), lalu jalankan sync ulang untuk memproses record yang sebelumnya gagal.