Peran Pengguna¶
VISA ERP menggunakan sistem kontrol akses berbasis peran (role-based access control). Artinya, setiap pengguna memiliki hak akses yang berbeda tergantung pada peran dan tanggung jawabnya di perusahaan. Hal ini menjaga keamanan data dan memastikan setiap orang hanya dapat mengakses informasi yang relevan dengan pekerjaannya.
Tiga Peran Utama¶
Secara umum, terdapat tiga tingkatan peran di VISA ERP:
Administrator¶
Administrator memiliki akses penuh ke seluruh sistem. Peran ini bertanggung jawab untuk mengkonfigurasi sistem, mengelola pengguna, dan memastikan seluruh modul berjalan dengan baik.
Tanggung jawab utama:
- Membuat dan mengelola akun pengguna
- Mengatur hak akses per pengguna atau per grup
- Mengkonfigurasi pengaturan sistem (pajak, mata uang, rekening bank, dll.)
- Memantau log aktivitas dan performa sistem
- Melakukan backup data dan pemeliharaan rutin
Manager¶
Manager memiliki akses yang lebih luas dibandingkan pengguna biasa, termasuk kemampuan untuk menyetujui transaksi, melihat laporan, dan mengkonfigurasi sebagian pengaturan di modul yang dikelolanya.
Tanggung jawab utama:
- Menyetujui dokumen seperti Purchase Order, Time Off, atau Appraisal
- Melihat laporan dan analitik di modul terkait
- Mengelola data master (produk, pelanggan, vendor) di modul yang dipegangnya
- Membimbing dan memantau aktivitas tim
Pengguna Biasa (User)¶
Pengguna biasa memiliki akses terbatas sesuai tugas hariannya. Mereka dapat membuat dan mengedit dokumen tertentu, tetapi tidak dapat mengubah konfigurasi sistem atau mengakses laporan sensitif.
Tanggung jawab utama:
- Membuat dan mengelola transaksi harian (invoice, PO, pengajuan cuti, dll.)
- Mencatat data sesuai divisi masing-masing
- Melihat informasi yang dibutuhkan untuk pekerjaannya sendiri
Hak Akses per Modul¶
Tabel berikut menunjukkan gambaran umum hak akses masing-masing peran. Tanda ✓ berarti dapat melakukan aksi tersebut, tanda — berarti tidak dapat.
| Modul | Aksi | Administrator | Manager | Pengguna Biasa |
|---|---|---|---|---|
| Accounting | Lihat invoice & pembayaran | ✓ | ✓ | ✓ |
| Buat & konfirmasi invoice | ✓ | ✓ | ✓ | |
| Lihat laporan keuangan | ✓ | ✓ | — | |
| Konfigurasi jurnal & akun | ✓ | — | — | |
| Sales | Buat quotation & sales order | ✓ | ✓ | ✓ |
| Konfirmasi sales order | ✓ | ✓ | ✓ | |
| Lihat laporan penjualan | ✓ | ✓ | — | |
| Kelola pricelist & diskon | ✓ | ✓ | — | |
| Purchase | Buat RFQ & purchase order | ✓ | ✓ | ✓ |
| Setujui purchase order | ✓ | ✓ | — | |
| Lihat laporan pembelian | ✓ | ✓ | — | |
| Purchase Requests | Buat purchase request | ✓ | ✓ | ✓ |
| Setujui purchase request | ✓ | ✓ | — | |
| Inventory | Lihat stok | ✓ | ✓ | ✓ |
| Validasi penerimaan/pengiriman | ✓ | ✓ | ✓ | |
| Adjustment stok | ✓ | ✓ | — | |
| Konfigurasi gudang & lokasi | ✓ | ✓ | — | |
| Employees | Lihat data karyawan | ✓ | ✓ | Diri sendiri |
| Edit data karyawan | ✓ | ✓ | — | |
| Tambah karyawan baru | ✓ | ✓ | — | |
| Attendances | Lihat kehadiran | ✓ | ✓ | Diri sendiri |
| Edit data kehadiran | ✓ | ✓ | — | |
| Time Off | Ajukan cuti | ✓ | ✓ | ✓ |
| Setujui/tolak cuti | ✓ | ✓ | — | |
| Kelola jenis & alokasi cuti | ✓ | ✓ | — | |
| Appraisal | Lihat penilaian sendiri | ✓ | ✓ | ✓ |
| Buat & kelola penilaian | ✓ | ✓ | — | |
| Project | Buat & kelola proyek | ✓ | ✓ | — |
| Kelola tugas dalam proyek | ✓ | ✓ | ✓ | |
| Settings | Kelola pengguna & akses | ✓ | — | — |
| Konfigurasi sistem | ✓ | — | — |
Tabel ini adalah panduan umum
Hak akses yang sebenarnya dikonfigurasi secara spesifik oleh Administrator di sistem Anda dan dapat berbeda dari tabel di atas. Selalu hubungi Administrator jika hak akses Anda tidak sesuai dengan kebutuhan pekerjaan.
Peran per Divisi¶
Dalam praktiknya, peran di VISA ERP sering dikaitkan dengan divisi atau jabatan:
| Divisi / Jabatan | Peran yang Umum Diberikan | Modul Utama |
|---|---|---|
| Direktur / Management | Administrator atau Manager | Dashboards, semua modul (view only) |
| Tim Keuangan | Manager / User | Accounting |
| Tim Sales | Manager / User | Sales, CRM, Contacts |
| Tim Pengadaan | Manager / User | Purchase, Purchase Requests, Inventory |
| Tim Gudang | User | Inventory |
| Tim HR | Manager / User | Employees, Attendances, Time Off, Appraisal |
| Karyawan Umum | User | Time Off, Attendances, Timesheets |
| Manajer Proyek | Manager | Project, Timesheets |
| IT / Sistem | Administrator | Settings, semua modul |
Tips untuk Administrator¶
Gunakan Grup, Bukan Akses Individual
Daripada mengatur hak akses satu per satu untuk setiap pengguna, gunakan grup akses (access groups) di Settings › Users & Companies › Groups. Masukkan pengguna ke dalam grup yang sesuai, sehingga perubahan kebijakan akses cukup dilakukan sekali di level grup.
Prinsip Hak Akses Minimum
Berikan setiap pengguna akses yang paling minimal yang masih cukup untuk menjalankan tugasnya. Jika seorang staf hanya perlu membuat invoice, tidak perlu memberinya akses ke konfigurasi jurnal atau laporan keuangan lengkap.
Audit Akses Secara Berkala
Tinjau daftar pengguna dan hak akses mereka secara berkala — minimal setiap kuartal. Nonaktifkan akun karyawan yang sudah tidak aktif atau pindah divisi untuk menjaga keamanan data perusahaan.
Buat Template Pengguna per Divisi
Untuk memudahkan onboarding karyawan baru, siapkan template konfigurasi akses per divisi. Ketika ada karyawan baru di divisi Sales, misalnya, Anda tinggal menerapkan template akses Sales tanpa perlu mengkonfigurasi ulang dari awal.