Alur Besar Sistem¶

VISA ERP bukan sekadar kumpulan modul yang berdiri sendiri — setiap modul saling terhubung dan berbagi data secara otomatis. Memahami alur ini akan membantu Anda melihat gambaran besar bagaimana pekerjaan di satu bagian berdampak pada bagian lain.

Prinsip Dasar Integrasi¶

Ketika sebuah transaksi dikonfirmasi di satu modul, sistem secara otomatis membuat atau memperbarui data di modul lain yang berkaitan. Misalnya:

Konfirmasi Sales Order → otomatis membuat Delivery Order di Inventory
Validasi Penerimaan Barang → otomatis memperbarui stok di Inventory
Konfirmasi Invoice → otomatis membuat entri jurnal di Accounting

Pendekatan ini mengurangi entri data ganda dan meminimalkan kesalahan akibat input manual di banyak tempat.

Alur Penjualan¶

Alur ini dimulai dari prospek pelanggan hingga pembayaran diterima.

[CRM]              [Sales]            [Inventory]        [Accounting]
  │                  │                    │                   │
Lead/Opportunity ──► Quotation ────────── │ ──────────────── │
                     │                    │                   │
                  Sales Order ──────────► Delivery Order      │
                                          │                   │
                                       Barang Terkirim        │
                                          │                   │
                                          └────────────────► Invoice
                                                              │
                                                           Payment
                                                           Diterima

Langkah per langkah:

Lead (CRM) — Tim sales mencatat prospek atau peluang bisnis dari calon pelanggan.
Quotation (Sales) — Setelah prospek matang, dibuat penawaran harga untuk pelanggan.
Sales Order (Sales) — Pelanggan setuju, penawaran dikonfirmasi menjadi pesanan penjualan.
Delivery Order (Inventory) — Sistem otomatis membuat perintah pengiriman barang.
Barang Terkirim (Inventory) — Tim gudang memvalidasi pengiriman; stok berkurang otomatis.
Invoice (Accounting) — Tagihan dibuat dan dikirimkan ke pelanggan.
Payment (Accounting) — Pembayaran dicatat dan dicocokkan dengan invoice.

Langkah CRM bisa dilewati

Jika penjualan langsung tanpa proses prospek, Anda dapat memulai langsung dari Quotation di modul Sales tanpa perlu melalui CRM terlebih dahulu.

Alur Pengadaan¶

Alur ini dimulai dari kebutuhan barang di internal perusahaan hingga pembayaran ke vendor.

[Purchase Requests]   [Purchase]         [Inventory]        [Accounting]
        │                 │                   │                   │
  Purchase Request ──────►│                   │                   │
        │          Request for Quotation       │                   │
        │                 │                   │                   │
        │           Purchase Order ──────────►│                   │
        │                              Goods Receipt              │
        │                              (Barang Diterima)          │
        │                                     │                   │
        │                                  Stok Bertambah         │
        │                                     │                   │
        │                                     └─────────────────► Vendor Bill
        │                                                          │
        │                                                       Pembayaran
        │                                                       ke Vendor

Langkah per langkah:

Purchase Request — Divisi yang membutuhkan barang/jasa mengajukan permintaan pembelian internal.
Request for Quotation (Purchase) — Tim pengadaan meminta penawaran harga dari vendor.
Purchase Order (Purchase) — Setelah harga disepakati, PO dikonfirmasi dan dikirim ke vendor.
Goods Receipt (Inventory) — Barang tiba di gudang; tim gudang memvalidasi penerimaan.
Stok Bertambah (Inventory) — Stok diperbarui otomatis sesuai barang yang diterima.
Vendor Bill (Accounting) — Tagihan dari vendor dicatat untuk diproses pembayarannya.
Pembayaran ke Vendor (Accounting) — Pembayaran dilakukan dan dicatat di sistem.

Alur Sumber Daya Manusia¶

Alur ini mencakup siklus pengelolaan karyawan dari data awal hingga evaluasi kinerja.

[Employees]    [Attendances / Fingerspot]    [Time Off]    [Appraisal]
     │                    │                      │               │
Data Karyawan             │                      │               │
Dimasukkan                │                      │               │
     │          Rekam Kehadiran Harian            │               │
     │          (Fingerprint / Manual)            │               │
     │                    │                      │               │
     │                 Rekap Absensi ────────────►│               │
     │                                     Pengajuan Cuti        │
     │                                     & Persetujuan         │
     │                                           │               │
     └───────────────────────────────────────────┴──────────────►│
                                                           Penilaian Kinerja
                                                           Berkala

Langkah per langkah:

Data Karyawan (Employees) — HR memasukkan data lengkap karyawan baru ke sistem.
Rekam Kehadiran (Attendances/Fingerspot) — Kehadiran harian tercatat otomatis melalui fingerprint atau diinput manual.
Rekap Absensi — Data kehadiran direkap untuk keperluan penggajian dan evaluasi.
Pengajuan Cuti (Time Off) — Karyawan mengajukan cuti; manajer menyetujui atau menolak melalui sistem.
Penilaian Kinerja (Appraisal) — HR dan manajer menjalankan siklus penilaian kinerja secara berkala.

Alur Proyek & Timesheet¶

Untuk perusahaan yang bekerja berbasis proyek dan perlu menagihkan waktu kerja ke klien.

[CRM / Sales]    [Project]       [Timesheets]    [Accounting]
      │               │                │               │
 Sales Order ────────►│                │               │
                  Proyek Dibuat        │               │
                      │                │               │
                   Tugas Dibagi        │               │
                   ke Anggota Tim      │               │
                      │                │               │
                      └───────────────►│               │
                                 Catat Jam Kerja        │
                                 per Tugas              │
                                       │               │
                                       └──────────────►│
                                                  Invoice Proyek
                                                  (berbasis waktu)

Ringkasan Koneksi Antar Modul¶

Modul	Terhubung Dengan
CRM	Sales
Sales	Inventory, Accounting
Purchase Requests	Purchase
Purchase	Inventory, Accounting
Inventory	Sales, Purchase, Accounting
Employees	Attendances, Time Off, Appraisal
Attendances	Employees, Timesheets
Project	Timesheets, Sales, Accounting
Contacts	Sales, Purchase, Accounting, CRM

Data mengalir satu arah ke depan

Secara umum, data mengalir dari modul "hulu" (seperti Sales Order atau Purchase Order) ke modul "hilir" (seperti Accounting). Membatalkan atau mengubah dokumen di tengah alur memerlukan perhatian ekstra agar data di semua modul tetap konsisten.