Project — Konfigurasi¶

Panduan setup dan konfigurasi modul Project untuk administrator. Halaman ini menjelaskan cara mengatur opsi-opsi modul Project agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan, mulai dari pengaturan umum, pengelolaan tahap proyek, tahap task, label, hingga jadwal kerja.

Untuk mengakses menu konfigurasi, buka modul Project lalu klik menu Configuration di bilah navigasi atas.

Settings¶

Halaman Settings berisi pengaturan umum modul Project yang berlaku untuk seluruh sistem. Menu ini berada di Configuration › Settings.

Time Management¶

Pengaturan yang berkaitan dengan pencatatan waktu kerja.

Task Management¶

Pengaturan yang berkaitan dengan pengelolaan tugas.

Customer Ratings¶

Email & Alias¶

Setelah mengubah pengaturan, klik tombol Save untuk menyimpan perubahan.

Projects¶

Menu Projects di bawah Configuration menampilkan daftar semua proyek yang ada di sistem dalam format tabel. Administrator dapat mengelola proyek dari sini tanpa harus masuk ke tampilan Kanban.

Menu ini berada di Configuration › Projects.

Kolom yang tersedia: Project Name, Manager, Customer, Company, Status, dan tombol aksi.

Cara Mengedit Proyek¶

1. Klik nama proyek yang ingin diedit dari daftar.

2. Form proyek akan terbuka.

3. Field yang dapat diubah:

   • Project Name — nama proyek
   • Manager — penanggung jawab proyek
   • Customer — pelanggan terkait proyek ini
   • Tags — label proyek
   • Company — perusahaan yang memiliki proyek (untuk sistem multi-perusahaan)
   • Planned Date — rentang tanggal proyek (mulai dan selesai)
   • Description — keterangan proyek
4. Pada tab Settings di dalam form proyek, terdapat pengaturan tambahan:
   • Email Alias — alamat email yang jika ada email masuk akan otomatis membuat task di proyek ini
   • Customer Ratings — frekuensi pengiriman survei kepuasan pelanggan untuk proyek ini
   • Visibility — siapa yang bisa melihat proyek ini (Everyone, Internal Users, atau Invited Members saja)
   • Timesheets — aktifkan/nonaktifkan pencatatan timesheet untuk proyek ini
5. Klik Save untuk menyimpan perubahan.

Cara Mengarsipkan Proyek¶

Proyek yang sudah selesai dapat diarsipkan agar tidak muncul di daftar aktif namun datanya tetap tersimpan.

1. Dari daftar proyek, centang kotak di sebelah kiri nama proyek yang ingin diarsipkan.
2. Klik tombol Action di atas tabel, lalu pilih Archive.
3. Konfirmasi tindakan pada dialog yang muncul.

Project Stages¶

Project Stages adalah tahap-tahap yang dilalui oleh sebuah proyek secara keseluruhan (bukan task). Contoh: In Progress, On Hold, Completed. Tahap ini terlihat pada tampilan Kanban di halaman My Projects.

Menu ini berada di Configuration › Project Stages.

Cara Membuat Project Stage Baru¶

1. Klik tombol New di halaman Project Stages.

2. Isi field berikut:

   • Stage Name — nama tahap (misalnya: In Progress, On Hold, Completed)
   • Folded in Kanban — centang jika kolom stage ini ingin dilipat (disembunyikan) secara default di tampilan Kanban
3. Klik Save untuk menyimpan.

Cara Mengubah Urutan Stage¶

Urutan stage di tampilan Kanban ditentukan oleh urutan baris pada daftar ini. Untuk mengubah urutan:

1. Klik dan tahan ikon drag (≡) di sebelah kiri nama stage.
2. Seret ke posisi yang diinginkan, lalu lepaskan.

Task Stages¶

Task Stages adalah tahap-tahap yang dilalui oleh sebuah task dalam pengerjaannya. Contoh: To Do, In Progress, In Review, Done. Tahap ini terlihat sebagai kolom pada tampilan Kanban di dalam proyek.

Menu ini berada di Configuration › Task Stages.

Cara Membuat Task Stage Baru¶

1. Klik tombol New di halaman Task Stages.

2. Isi field berikut:

   • Stage Name — nama tahap task (misalnya: To Do, In Progress, Done)
   • Projects — daftar proyek yang menggunakan stage ini. Kosongkan jika stage berlaku untuk semua proyek.
   • Folded in Kanban — centang jika kolom stage ini ingin dilipat secara default
   • Description — penjelasan singkat kapan task harus berada di stage ini (opsional, berguna sebagai panduan tim)
3. Klik Save untuk menyimpan.

Cara Menghapus Task Stage¶

Task Stage hanya dapat dihapus jika tidak ada task yang sedang berada di stage tersebut.

1. Dari daftar Task Stages, klik nama stage yang ingin dihapus.
2. Klik tombol Action lalu pilih Delete.
3. Konfirmasi penghapusan.

Milestones¶

Milestones (Tonggak Pencapaian) adalah target-target penting dalam sebuah proyek yang menandai selesainya fase tertentu. Contoh: Desain Selesai, Pengujian Lulus, Peluncuran Produk. Fitur ini harus diaktifkan terlebih dahulu di Configuration › Settings (opsi Milestones).

Menu ini berada di dalam form proyek individual, bukan di menu Configuration tersendiri. Milestones diatur per proyek.

Cara Membuat Milestone pada Proyek¶

1. Buka modul Project dan pilih proyek yang ingin ditambahkan milestonenya.
2. Klik ikon tiga titik (⋮) pada kartu proyek, lalu pilih Edit.
3. Pada tab Settings di dalam form proyek, pastikan opsi Milestones sudah dicentang.
4. Buka tab Milestones (akan muncul jika fitur sudah diaktifkan).
5. Klik Add a line lalu isi:
   • Milestone Name — nama tonggak pencapaian (contoh: Fase 1 Selesai)
   • Deadline — tanggal target pencapaian milestone
6. Klik Save.

Menghubungkan Task ke Milestone¶

Setelah milestone dibuat, setiap task dalam proyek dapat dihubungkan ke milestone tertentu:

1. Buka form task yang ingin dikaitkan.
2. Pada field Milestone, pilih milestone yang sesuai.
3. Klik Save.

Tags¶

Tags (label) digunakan untuk mengelompokkan proyek atau task berdasarkan kategori tertentu, seperti jenis pekerjaan, departemen, atau tingkat prioritas. Tag memudahkan pencarian dan penyaringan data.

Menu ini berada di Configuration › Tags.

Cara Membuat Tag Baru¶

1. Klik tombol New di halaman Tags.
2. Isi Tag Name — nama label yang jelas dan mudah dikenali (misalnya: Bug Fix, Feature Request, Marketing, Internal).
3. Klik Save untuk menyimpan.

Cara Menghapus Tag¶

1. Dari daftar Tags, centang tag yang ingin dihapus.
2. Klik Action › Delete.
3. Konfirmasi penghapusan.

Activity Types¶

Activity Types adalah jenis-jenis aktivitas yang dapat dijadwalkan pada sebuah task atau proyek. Contoh aktivitas: Email, Phone Call, Meeting, To Do. Aktivitas ini membantu tim merencanakan tindakan lanjutan (follow-up) pada task tertentu.

Menu ini berada di Configuration › Activity Types.

Cara Membuat Activity Type Baru¶

1. Klik tombol New di halaman Activity Types.

2. Isi field berikut:

   • Name — nama jenis aktivitas (misalnya: Demo, Site Visit)
   • Default User — pengguna yang otomatis ditugaskan saat aktivitas jenis ini dibuat (opsional)
   • Default Summary — ringkasan default yang otomatis terisi (opsional)
   • Delay Count & Delay Unit — jangka waktu default dari tanggal aktivitas ini dijadwalkan (misalnya: 2 hari ke depan)
   • Activity Type Icon — ikon yang mewakili jenis aktivitas ini
   • Decoration — warna latar untuk membedakan aktivitas secara visual
3. Klik Save untuk menyimpan.

Activity Plans¶

Activity Plans adalah kumpulan aktivitas yang dapat dijadwalkan sekaligus dengan satu klik. Berguna untuk proses yang selalu melibatkan serangkaian aktivitas yang sama secara berulang.

Menu ini berada di Configuration › Activity Plans.

Contoh penggunaan: Onboarding Client bisa memiliki plan berisi aktivitas: Kirim email sambutan (hari ke-1), Telepon perkenalan (hari ke-2), dan Meeting demo produk (hari ke-5).

Cara Membuat Activity Plan Baru¶

1. Klik tombol New di halaman Activity Plans.

2. Isi field berikut:

   • Plan Name — nama plan (misalnya: Onboarding Client Baru)
   • Model — model objek tempat plan ini berlaku (misalnya: project.task)
3. Pada bagian Activities, tambahkan aktivitas satu per satu:
   • Klik Add a line
   • Pilih Activity Type
   • Atur Delay (penundaan dari tanggal aktivitas sebelumnya)
   • Isi Summary (keterangan singkat)
   • Tentukan User Assignment (siapa yang ditugaskan)
4. Klik Save untuk menyimpan.

Konfigurasi Lanjutan per Proyek¶

Selain pengaturan global di atas, setiap proyek dapat dikonfigurasi secara individual. Berikut adalah pengaturan tambahan yang dapat diakses dari form proyek (tab Settings):

Customer Ratings¶

Fitur ini memungkinkan pengiriman survei kepuasan kepada pelanggan secara otomatis. Pengaturan ini bisa diaktifkan per proyek.

Email Alias¶

Jika opsi Email Alias diaktifkan di Settings global, setiap proyek bisa memiliki alamat email alias. Email yang diterima di alamat tersebut akan otomatis membuat task baru di proyek tersebut.

1. Buka form proyek yang ingin dikonfigurasi.
2. Pada tab Settings, temukan field Email Alias.
3. Isi nama alias yang diinginkan (misalnya: [email protected]).
4. Klik Save.

Visibility (Visibilitas Proyek)¶

Atur siapa yang bisa melihat proyek ini: