Project — Pengguna¶

Panduan operasional modul Project untuk pengguna harian. Modul ini digunakan untuk mengelola proyek dan tugas (task) kerja — mulai dari merencanakan proyek, membagi pekerjaan ke dalam tugas-tugas kecil, menugaskan ke anggota tim, memantau kemajuan, hingga melaporkan hasil kerja.

Untuk membuka modul ini, klik ikon Project pada halaman utama aplikasi.

My Projects¶

Halaman My Projects menampilkan daftar proyek yang Anda ikuti atau miliki. Ini adalah tampilan utama saat Anda membuka modul Project.

Proyek ditampilkan sebagai kartu (card) dengan informasi ringkas: nama proyek, jumlah tugas, dan status proyek. Anda dapat beralih antara dua tampilan:

• Tampilan Kanban (default) — kartu proyek ditata berdasarkan tahap (stage) proyek
• Tampilan List — proyek ditampilkan sebagai baris tabel yang lebih ringkas

Klik ikon grid atau list di pojok kanan atas untuk berganti tampilan.

Cara Membuat Proyek Baru¶

1. Klik tombol New di pojok kiri atas halaman My Projects.

2. Pada dialog yang muncul, isi field berikut:

   • Project Name — nama proyek (wajib diisi)
   • Customer — nama pelanggan terkait proyek ini (opsional)
   • Tags — label/kategori proyek untuk memudahkan pencarian
3. Klik Create untuk membuat proyek, atau Create & Edit untuk membuka form lengkap dengan pilihan konfigurasi tambahan.

Setelah proyek dibuat, Anda akan langsung diarahkan ke halaman tugas (tasks) dalam proyek tersebut.

Tasks¶

Menu Tasks memberikan akses ke semua tugas yang ada. Terdapat dua submenu utama: My Tasks dan All Tasks.

My Tasks¶

Halaman My Tasks menampilkan semua tugas yang ditugaskan khusus kepada Anda dari berbagai proyek. Ini adalah titik awal yang baik untuk melihat apa yang perlu Anda kerjakan hari ini.

Tampilan default adalah Kanban yang mengelompokkan tugas berdasarkan tahap pengerjaannya (misalnya: To Do, In Progress, Done). Anda juga dapat beralih ke tampilan List, Gantt, atau Calendar menggunakan ikon di kanan atas.

Filter dan Pencarian:

Gunakan bilah pencarian di atas untuk menyaring tugas berdasarkan: - Filter — misalnya: tugas yang lewat deadline (Overdue), tugas yang belum dimulai (Unassigned), tugas aktif - Group By — kelompokkan tugas berdasarkan Proyek, Stage, Deadline, atau Prioritas - Favorites — simpan kombinasi filter yang sering digunakan

All Tasks¶

Halaman All Tasks menampilkan seluruh tugas dari semua proyek, bukan hanya tugas milik Anda. Berguna untuk memantau pekerjaan seluruh tim.

Tampilan dan fitur filter pada All Tasks sama dengan My Tasks. Perbedaannya hanya pada cakupan data yang ditampilkan.

Membuat Task Baru¶

Task (tugas) adalah unit pekerjaan terkecil dalam sebuah proyek. Setiap task bisa memiliki penanggung jawab, deadline, deskripsi, subtask, dan lampiran.

Cara Membuat Task dari Tampilan Kanban¶

1. Buka proyek yang diinginkan dari halaman My Projects.
2. Pada kolom stage yang sesuai, klik tombol + (tambah) di bagian bawah kolom.

3. Ketik nama task, lalu tekan Enter atau klik Add.

4. Klik kartu task yang baru dibuat untuk membuka form lengkapnya dan mengisi detail lebih lanjut.

Cara Membuat Task dari Tombol New¶

1. Dari halaman My Tasks atau All Tasks, klik tombol New.

2. Isi field berikut pada form task:

   • Task Title — nama/judul task (wajib diisi)
   • Project — proyek yang menjadi tempat task ini
   • Assignees — anggota yang bertanggung jawab mengerjakan task (bisa lebih dari satu orang)
   • Deadline — batas waktu penyelesaian
   • Tags — label untuk pengelompokan
   • Priority — tandai dengan bintang (★) untuk menandai task prioritas tinggi
3. Pada tab Description, tulis keterangan, instruksi, atau konteks pekerjaan secara lengkap.
4. Sistem menyimpan draft secara otomatis — tidak perlu klik tombol Save terpisah.

Subtask¶

Subtask adalah tugas turunan dari sebuah task utama. Digunakan ketika satu task perlu dipecah menjadi beberapa langkah pekerjaan yang lebih kecil dan bisa dikerjakan secara terpisah.

Cara Membuat Subtask¶

1. Buka task yang ingin ditambahkan subtask-nya.

2. Klik tab Sub-Tasks pada form task.

3. Klik Add a line, lalu ketik nama subtask dan tekan Enter.

4. Klik nama subtask untuk membuka form subtask dan mengisi detail lebih lanjut (assignee, deadline, dsb).

Stages dan Kanban¶

Stage (tahap) adalah status kemajuan pengerjaan sebuah task. Dalam tampilan Kanban, setiap kolom mewakili satu stage.

Cara Memindahkan Task ke Stage Lain¶

Cara 1 — Drag & Drop di Kanban:

1. Buka proyek dari halaman My Projects sehingga tampilan Kanban proyek terlihat.
2. Klik dan tahan kartu task yang ingin dipindahkan.
3. Seret (drag) kartu tersebut ke kolom stage yang dituju, lalu lepaskan.

Cara 2 — Dari dalam Form Task:

1. Buka task yang ingin diubah stage-nya.
2. Di bagian atas kanan form, klik nama stage saat ini (ditampilkan sebagai progress bar atau status bar).

3. Pilih stage yang diinginkan dari daftar yang muncul.

Menandai Task Selesai¶

Saat sebuah task sudah selesai dikerjakan, tandai sebagai Done agar tim dapat memantau progres proyek.

Cara Menandai Task Selesai¶

Cara 1 — Dari tampilan Kanban:

Klik ikon tanda centang (✓) yang muncul di sudut kiri atas kartu task saat Anda mengarahkan kursor ke kartu tersebut.

Cara 2 — Dari dalam form task:

1. Buka task yang ingin ditandai selesai.

2. Klik tombol Mark as Done (ditampilkan sebagai tombol atau klik ikon centang di pojok atas form).

Task yang sudah selesai akan berpindah ke stage Done atau Closed dan ditampilkan dengan tanda centang hijau.

Activities (Tindak Lanjut)¶

Activities adalah tindakan lanjut yang dapat dijadwalkan pada sebuah task, seperti panggilan telepon, rapat, atau pengiriman email. Activities membantu tim merencanakan langkah berikutnya secara terstruktur.

Cara Menjadwalkan Activity pada Task¶

1. Buka task yang ingin ditambahkan activity-nya.

2. Klik tombol Activities (ikon jam atau tanda seru) di bagian atas form task, atau scroll ke bagian Chatter dan klik Schedule Activity.

3. Pada dialog yang muncul, isi:

   • Activity Type — pilih jenis aktivitas (contoh: Meeting, Phone Call, Email, To Do)
   • Due Date — batas waktu aktivitas ini harus selesai
   • Summary — ringkasan singkat aktivitas
   • Assigned to — pengguna yang bertanggung jawab (default: Anda)
   • Note — catatan tambahan (opsional)
4. Klik Schedule untuk menyimpan.

Activity yang sudah dijadwalkan akan ditampilkan sebagai ikon berwarna di kartu task pada tampilan Kanban: - Hijau — activity belum jatuh tempo - Oranye/Kuning — activity jatuh tempo hari ini - Merah — activity sudah lewat jatuh tempo

Chatter dan Lampiran¶

Setiap task memiliki fitur Chatter di bagian bawah form — digunakan untuk komunikasi, catatan, dan lampiran file yang terkait dengan task tersebut.

Cara Menambahkan Komentar¶

1. Buka task yang diinginkan.
2. Di bagian Chatter, klik Send message untuk mengirim pesan ke semua anggota yang mengikuti task ini, atau klik Log note untuk mencatat catatan internal (tidak dikirim via email).
3. Ketik pesan atau catatan Anda.
4. Klik Send atau Add untuk menyimpan.

Cara Melampirkan File¶

1. Di area Chatter, klik ikon paperclip (📎) atau tombol Attach files.
2. Pilih file dari komputer Anda.
3. File akan langsung terlampir pada task dan bisa diunduh oleh semua anggota tim.

Tampilan Gantt¶

Tampilan Gantt menampilkan jadwal task dalam bentuk diagram batang (Gantt chart) berdasarkan waktu. Berguna untuk melihat apakah jadwal antar task saling bertabrakan atau ada yang meleset dari rencana.

Cara Membuka Tampilan Gantt¶

1. Dari halaman My Tasks atau All Tasks, klik ikon Gantt di pojok kanan atas (ikon dengan garis-garis horizontal bertingkat).
2. Setiap baris mewakili satu task, dan panjang batang menunjukkan durasi task dari tanggal mulai hingga deadline.

Interaksi pada tampilan Gantt:

• Geser batang — klik dan seret batang untuk mengubah tanggal mulai atau deadline task
• Perpanjang batang — seret ujung kanan batang untuk memperpanjang durasi
• Klik nama task — membuka form task untuk melihat detail

Tampilan Kalender¶

Tampilan Calendar menampilkan task berdasarkan deadline dalam tampilan kalender bulanan atau mingguan.

Cara Membuka Tampilan Kalender¶

Dari halaman My Tasks atau All Tasks, klik ikon Calendar di pojok kanan atas. Task yang memiliki deadline akan ditampilkan pada tanggal yang sesuai.

Reporting¶

Menu Reporting menyediakan laporan analitik untuk memantau kemajuan proyek dan performa tim.

Tasks Analysis¶

Laporan ini menampilkan analisis tugas-tugas berdasarkan berbagai dimensi seperti proyek, assignee, stage, deadline, dan prioritas. Menu ini berada di Reporting › Tasks Analysis.

Laporan dapat ditampilkan dalam berbagai tampilan: - Pivot — tabel ringkasan dengan kemampuan drill-down - Bar Chart — grafik batang untuk perbandingan visual - Line Chart — grafik garis untuk tren waktu - Pie Chart — grafik lingkaran untuk proporsi

Cara menggunakan Tasks Analysis:

1. Buka Reporting › Tasks Analysis.
2. Gunakan Filters untuk mempersempit data (misalnya: hanya proyek tertentu, hanya bulan ini).
3. Gunakan Group By untuk mengelompokkan data berdasarkan dimensi yang diinginkan.
4. Klik ikon Pivot atau Chart untuk mengganti format tampilan.
5. Klik Download (xlsx) untuk mengekspor data ke Excel.

Burndown Chart¶

Laporan Burndown Chart menampilkan grafik yang menunjukkan berapa banyak tugas yang tersisa seiring berjalannya waktu. Digunakan untuk menilai apakah proyek berjalan sesuai jadwal atau tertinggal.

Garis pada grafik menunjukkan: - Ideal — kurva ideal jika tugas dikerjakan merata - Aktual — jumlah tugas yang sebenarnya tersisa

Cara membuka Burndown Chart:

1. Buka Reporting › Burndown Chart.
2. Pilih proyek yang ingin dianalisis menggunakan filter Project.
3. Tentukan rentang tanggal yang ingin dilihat.

Customer Ratings¶

Laporan Customer Ratings menampilkan penilaian kepuasan pelanggan atas penyelesaian tugas atau proyek. Fitur ini hanya aktif jika opsi Customer Ratings diaktifkan di pengaturan proyek oleh administrator.

Penilaian ditampilkan dalam tiga kategori: Satisfied (Puas), Neutral (Biasa), dan Dissatisfied (Tidak Puas).