Purchase Requests — Pengguna¶

Panduan operasional Purchase Requests untuk pengguna harian. Modul ini digunakan untuk mengajukan permintaan pembelian barang atau jasa secara terstruktur sebelum diproses menjadi Permintaan Penawaran (RFQ) atau Purchase Order (PO) oleh tim pengadaan.

Untuk membuka modul ini, klik ikon Purchase pada halaman utama aplikasi, kemudian pilih menu Purchase Requests.

Alur Purchase Request¶

Draft → Submitted → Approved / Rejected → Done (konversi ke RFQ/PO)

Purchase Requests¶

Melihat Daftar Purchase Request¶

Menu ini berada di Purchase Requests › Purchase Requests.

Daftar menampilkan semua purchase request yang pernah dibuat, beserta kolom: Nomor Request, Judul, Pemohon (Requester), Departemen, Tanggal Diperlukan, Status, dan Total Estimasi.

Gunakan filter di bagian atas untuk menyaring berdasarkan status atau departemen. Secara default, tampilan menampilkan semua request milik Anda.

Membuat Purchase Request Baru¶

1. Klik tombol New untuk membuka form request baru.

2. Isi field-field berikut:

   Field	Keterangan	Wajib
   Judul / Keperluan	Deskripsi singkat tujuan pembelian	Ya
   Requester	Nama pemohon (default: pengguna yang sedang login)	Ya
   Department	Departemen pemohon	Ya
   Tanggal Diperlukan	Tanggal barang/jasa harus sudah tersedia	Ya
   Alasan / Justifikasi	Penjelasan mengapa barang/jasa ini diperlukan	Ya
   Catatan Tambahan	Informasi tambahan untuk tim pengadaan	Tidak

3. Pada bagian Purchase Request Lines, tambahkan item yang diminta (lihat bagian Purchase Request Lines di bawah).

4. Setelah semua item diisi, klik Save untuk menyimpan sebagai Draft.

Mengirim Request untuk Approval¶

Setelah form terisi lengkap:

1. Klik tombol Submit (atau Send for Approval).
2. Status berubah menjadi Submitted.
3. Manager yang bertanggung jawab akan menerima notifikasi untuk melakukan review.

Melihat Status Approval¶

Anda dapat memantau status request langsung dari form:

• Status bar di bagian atas form menunjukkan posisi saat ini dalam alur: Draft → Submitted → Approved/Rejected
• Chatter di bagian bawah mencatat semua aktivitas, termasuk komentar dari manager dan riwayat perubahan status

Jika Request Disetujui¶

Saat status berubah menjadi Approved:

• Anda akan menerima notifikasi
• Tim pengadaan akan mengonversi request menjadi RFQ atau PO
• Setelah dikonversi, status berubah menjadi Done
• Anda dapat melihat nomor PO terkait melalui smart button Purchase Orders di bagian atas form

Jika Request Ditolak¶

Saat status berubah menjadi Rejected:

• Anda akan menerima notifikasi beserta alasan penolakan dari manager
• Request dikembalikan ke status Draft (atau ditandai Rejected)
• Lakukan perbaikan sesuai catatan manager, lalu kirim ulang

Purchase Request Lines¶

Bagian Purchase Request Lines adalah tabel item di dalam form purchase request, tempat Anda menentukan barang atau jasa apa yang diminta beserta jumlah dan estimasi harganya.

Menambah Item¶

1. Di dalam form Purchase Request, klik tombol Add a line pada tabel Purchase Request Lines.

2. Isi field-field berikut untuk setiap item:

   Field	Keterangan	Wajib
   Product	Pilih produk/barang dari katalog	Ya
   Description	Deskripsi detail atau spesifikasi item	Tidak
   Quantity	Jumlah yang diminta	Ya
   UoM	Satuan ukuran (Unit of Measure), otomatis terisi dari produk	Ya
   Estimated Unit Price	Perkiraan harga satuan	Tidak
   Estimated Total	Otomatis dihitung: Quantity × Estimated Unit Price	—
   Vendor (Suggested)	Saran vendor jika sudah diketahui	Tidak
   Notes	Catatan khusus untuk item ini	Tidak

3. Ulangi langkah di atas untuk setiap item yang perlu dibeli.

4. Klik di luar baris atau tekan Enter untuk menyimpan baris tersebut.

Mengedit atau Menghapus Item¶

• Klik baris yang ingin diedit untuk membuka mode edit langsung di tabel.
• Klik ikon tempat sampah (atau centang baris lalu klik Delete) untuk menghapus baris.

Tips Mengisi Product¶

• Jika produk belum ada di katalog, ketik nama produk dan pilih opsi Create and Edit untuk membuat produk baru (atau hubungi Admin).
• Jika tidak yakin dengan harga, kosongkan field Estimated Unit Price — tim pengadaan akan mengisi harga aktual saat membuat PO.
• Tambahkan spesifikasi teknis di field Notes jika produk memerlukan detail khusus (misalnya: merek tertentu, dimensi, atau warna).

Melacak Progress Request¶

Setelah request dikirim, Anda dapat memantau progress melalui:

1. Daftar Purchase Request — lihat kolom Status untuk status terkini
2. Form Request — buka request spesifik untuk melihat detail dan chatter
3. Smart Button PO — setelah approved dan diproses, klik smart button Purchase Orders di form request untuk melihat PO yang terhubung