Purchase — Konfigurasi¶
Panduan setup administrator untuk modul Purchase. Halaman ini mencakup pengaturan yang harus dilakukan sebelum pengguna dapat mengoperasikan proses pembelian secara penuh, termasuk konfigurasi Settings, Vendor Pricelists, satuan ukuran, dan data master yang diperlukan.
Untuk membuka konfigurasi, masuk ke modul Purchase, lalu klik menu Configuration di bagian atas halaman.
Warning
Perubahan pada konfigurasi Settings dapat mempengaruhi alur kerja seluruh pengguna modul Purchase. Lakukan perubahan dengan hati-hati dan pastikan sudah dikomunikasikan ke tim terkait sebelum diterapkan.
Settings¶
Menu ini menampilkan seluruh pengaturan fungsional modul Purchase. Menu ini berada di Configuration › Settings.
Pengaturan dikelompokkan dalam beberapa bagian:
Order¶
Pengaturan yang berkaitan dengan proses pembuatan dan konfirmasi pesanan.
| Pengaturan | Keterangan |
|---|---|
| Purchase Order Approval | Aktifkan jika Purchase Order di atas nilai tertentu memerlukan persetujuan manajer sebelum dikonfirmasi. Anda dapat mengatur nilai ambang batas (minimum amount) yang memicu approval. |
| Lock Confirmed Sales | Jika diaktifkan, Purchase Order yang sudah dikonfirmasi tidak dapat diubah lagi kecuali dengan membuat amandemen. |
| Purchase Agreements | Aktifkan untuk menggunakan fitur blanket order atau call for tenders (pemilihan vendor kompetitif). |
Invoicing¶
Pengaturan yang berkaitan dengan pembuatan tagihan dari Purchase Order.
| Pengaturan | Keterangan |
|---|---|
| Bill Control | Tentukan kebijakan default untuk pembuatan tagihan: On ordered quantities (tagihan berdasarkan jumlah yang dipesan) atau On received quantities (tagihan berdasarkan jumlah yang diterima). Pengaturan ini menjadi default untuk produk baru, namun dapat di-override di level produk. |
Products¶
Pengaturan yang berkaitan dengan pengelolaan produk.
| Pengaturan | Keterangan |
|---|---|
| Variants | Aktifkan untuk menggunakan fitur varian produk (kombinasi atribut seperti ukuran, warna, dll.). |
| Units of Measure | Aktifkan untuk menggunakan satuan ukuran yang berbeda antara pembelian dan stok (misalnya: beli dalam dus, stok dalam pcs). |
Advanced¶
| Pengaturan | Keterangan |
|---|---|
| Email by Default | Jika diaktifkan, sistem akan mengirim RFQ melalui email secara otomatis saat dikonfirmasi. |
Cara menyimpan perubahan Settings:
- Lakukan perubahan yang diperlukan pada halaman Settings.
- Klik tombol Save di bagian atas halaman untuk menerapkan perubahan.
- Klik Discard untuk membatalkan perubahan yang belum disimpan.
Info
Beberapa pengaturan memerlukan refresh halaman setelah disimpan agar menu baru muncul di navigasi modul.
Vendor Pricelists¶
Menu ini digunakan untuk mengelola daftar harga dari vendor. Dengan fitur ini, Anda dapat menyimpan harga kontrak dari vendor tertentu sehingga harga otomatis terisi saat membuat RFQ. Menu ini berada di Configuration › Vendor Pricelists.
Cara membuat Vendor Pricelist baru:
-
Klik New untuk membuka form Vendor Pricelist baru.
-
Isi informasi berikut:
- Vendor — pilih vendor yang berlaku untuk pricelist ini
- Product — pilih produk yang dicakup
- Product Variant — pilih varian spesifik jika berlaku
- Quantity — kuantitas minimum yang berlaku untuk harga ini
- Price — harga beli yang disepakati
- Start Date / End Date — periode berlakunya harga (opsional, kosongkan jika tidak ada batas waktu)
- Company — perusahaan yang menggunakan pricelist ini
-
Klik Save (atau simpan otomatis dengan berpindah dari form).
Tip
Jika vendor memberikan harga yang berbeda berdasarkan volume pembelian, buat beberapa baris pricelist dengan nilai Quantity yang berbeda untuk produk yang sama. Sistem akan otomatis memilih harga yang sesuai dengan kuantitas yang diorder.
Info
Vendor Pricelist terhubung langsung dengan informasi vendor yang didaftarkan di tab Purchase pada form produk. Jika Anda mendaftarkan vendor di form produk, data juga akan muncul sebagai entri Vendor Pricelist.
Products¶
Attributes¶
Menu ini menampilkan daftar atribut produk yang digunakan untuk membuat varian. Menu ini merupakan menu duplikat — konten kanonis dikelola di modul Inventory.
Lihat Inventory — Konfigurasi > Attributes.
Product Categories¶
Menu ini menampilkan daftar kategori produk yang digunakan untuk mengklasifikasikan produk. Menu ini merupakan menu duplikat — konten kanonis dikelola di modul Inventory.
Lihat Inventory — Konfigurasi > Product Categories.
Units of Measure¶
Fitur Units of Measure harus diaktifkan terlebih dahulu di Settings sebelum menu ini muncul.
Units of Measure Categories¶
Menu ini digunakan untuk mengelola kategori satuan ukuran (misalnya: Berat, Volume, Panjang, Waktu). Setiap satuan ukuran harus masuk ke dalam salah satu kategori. Menu ini berada di Configuration › Units of Measure Categories.
Cara menambah kategori satuan ukuran:
- Klik New.
- Isi Name dengan nama kategori (misalnya: "Berat", "Volume").
-
Pada tab Units of Measure, tambahkan satuan-satuan yang masuk ke dalam kategori ini:
- Klik Add a line
- Isi Unit of Measure — nama satuan (misalnya: kg, gram, ton)
- Pilih Type: Reference Unit of Measure (satuan referensi utama), Bigger than the reference (lebih besar dari referensi), atau Smaller than the reference (lebih kecil)
- Isi Ratio — faktor konversi terhadap satuan referensi
Contoh konfigurasi kategori Berat:
| Satuan | Tipe | Rasio |
|---|---|---|
| kg | Reference Unit | 1.000 |
| gram | Smaller than reference | 0.001 |
| ton | Bigger than reference | 1000.000 |
Info
Kategori satuan ukuran yang sudah digunakan pada produk tidak dapat dihapus. Nonaktifkan saja jika tidak lagi digunakan.
Units of Measure¶
Menu ini digunakan untuk mengelola satuan ukuran individual. Menu ini berada di Configuration › Units of Measure.
Cara menambah satuan ukuran baru:
- Klik New.
- Isi field berikut:
- Unit of Measure — nama satuan (misalnya: "Karton", "Dus", "Lusin")
- Category — pilih kategori yang sesuai
- Type — tentukan tipe: referensi, lebih besar, atau lebih kecil dari referensi
- Ratio — faktor konversi terhadap satuan referensi dalam kategori yang sama
- Rounding Precision — tingkat pembulatan yang digunakan saat konversi
Tip
Gunakan satuan yang berbeda antara UoM (satuan stok) dan Purchase UoM pada produk untuk menangani situasi pembelian dalam karton tetapi stok dicatat dalam pcs. Pastikan rasio konversi sudah benar sebelum digunakan dalam transaksi.
Data Master Pendukung¶
Selain konfigurasi di atas, proses Purchase Order yang lengkap juga memerlukan setup master data dari modul lain:
| Data Master | Modul | Keterangan |
|---|---|---|
| Payment Terms | Accounting | Syarat pembayaran (misalnya: Net 30, 50% di muka) |
| Incoterms | Accounting | Ketentuan pengiriman internasional |
| Chart of Accounts | Accounting | Akun untuk pencatatan biaya pembelian dan utang |
| Journals | Accounting | Jurnal pembelian (Purchase Journal) dan pembayaran |
| Users | Settings | Pengguna dengan akses modul Purchase dan role yang sesuai |
| Warehouse | Inventory | Gudang tujuan penerimaan barang |
Payment Terms¶
Payment Terms mendefinisikan kondisi pembayaran yang disepakati dengan vendor. Setup dilakukan di modul Accounting. Contoh: - Immediate Payment — dibayar saat terima tagihan - Net 30 — dibayar dalam 30 hari - 30/70 — 30% di muka, 70% setelah barang diterima
Payment Terms yang sudah dikonfigurasi dapat dipilih langsung pada form vendor atau pada saat membuat RFQ/PO.
Akses Pengguna Purchase¶
Untuk memberikan akses modul Purchase kepada pengguna:
- Buka Settings › Users & Companies › Users.
- Pilih pengguna yang akan diberikan akses.
- Pada bagian Purchase, pilih level akses:
- User — dapat membuat dan mengelola RFQ serta Purchase Order
- Administrator — akses penuh termasuk konfigurasi dan semua dokumen
Warning
Pengguna dengan role Administrator di modul Purchase dapat mengubah Settings dan konfigurasi yang mempengaruhi seluruh proses pembelian perusahaan. Berikan role ini hanya kepada personel yang berwenang.
Checklist Setup Awal Modul Purchase¶
Gunakan checklist ini untuk memastikan semua konfigurasi sudah dilakukan sebelum modul Purchase digunakan secara operasional:
- Aktifkan fitur yang diperlukan di Configuration › Settings (Units of Measure, Variants, Purchase Approval, dll.)
- Konfigurasi Bill Control sesuai kebijakan perusahaan (ordered atau received quantities)
- Buat dan verifikasi Units of Measure Categories dan Units of Measure yang digunakan
- Setup Payment Terms di modul Accounting
- Daftarkan Chart of Accounts untuk akun biaya pembelian dan utang usaha
- Buat Vendor Pricelists untuk vendor dan produk utama
- Daftarkan data Products beserta informasi vendor dan harga beli
- Buat akun pengguna dan assign role Purchase yang sesuai
- Verifikasi Warehouse dan lokasi penerimaan barang di modul Inventory