Purchase — Pengguna¶

Panduan operasional modul Purchase untuk pengguna harian. Modul ini berfungsi untuk memfasilitasi proses bisnis pengadaan barang dan jasa, mulai dari permintaan pembelian (purchase request), permintaan penawaran harga (request for quotation), konfirmasi pesanan (purchase order), penerimaan barang, hingga pembayaran tagihan ke vendor.

Untuk membuka modul ini, klik ikon Purchase pada halaman utama aplikasi.

Orders¶

Menu Orders berisi seluruh transaksi pembelian, mulai dari penawaran awal hingga pesanan yang dikonfirmasi. Submenu yang tersedia: Vendors, Requests for Quotation, Purchase Orders, Purchase Requests, dan Purchase Request Lines.

Vendors¶

Menu ini menampilkan daftar seluruh vendor (pemasok) yang terdaftar dalam sistem. Menu ini berada di Orders › Vendors.

Dari halaman ini Anda dapat melihat informasi kontak vendor, syarat pembayaran, mata uang, dan riwayat pembelian dengan vendor tersebut.

Cara menambah vendor baru:

1. Klik tombol New untuk membuka form vendor baru.

2. Isi informasi berikut:

   • Company Name — nama perusahaan vendor
   • Contact Name — nama kontak person
   • Address — alamat lengkap vendor
   • Phone / Mobile — nomor telepon
   • Email — email vendor (diperlukan untuk mengirim RFQ melalui email)
   • Tax ID — NPWP vendor
3. Buka tab Purchase untuk mengatur:
   • Payment Terms — syarat pembayaran default untuk vendor ini
   • Currency — mata uang transaksi
   • Purchase Representative — penanggung jawab pembelian dari pihak internal
4. Pada tab Sales & Purchase, Anda dapat mendaftarkan daftar harga (vendor pricelist) yang berlaku untuk vendor ini.

Requests for Quotation¶

Fitur ini digunakan untuk membuat dan mengelola permintaan penawaran harga kepada vendor sebelum dikonfirmasi menjadi Purchase Order. Menu ini berada di Orders › Requests for Quotation.

Kolom pada daftar RFQ: Reference, Vendor, Company, Purchase Representative, Order Deadline, Source Document, Tax Excluded, Total, dan Status.

Status RFQ yang tersedia: - Draft — RFQ baru dibuat, belum dikirim ke vendor - RFQ Sent — RFQ sudah dikirimkan ke vendor melalui email - Purchase Order — RFQ sudah dikonfirmasi menjadi Purchase Order - Cancelled — RFQ dibatalkan

Cara membuat RFQ baru:

1. Klik tombol New untuk membuka form RFQ baru.

2. Isi field berikut pada tab Order Lines:

   • Vendor — pilih vendor yang dituju
   • Vendor Reference — nomor referensi dari pihak vendor (opsional)
   • Order Deadline — batas waktu konfirmasi pesanan
   • Delivery Date — tanggal pengiriman yang diharapkan

3. Pada bagian Order Lines, tambahkan baris produk yang akan dipesan:

   • Klik Add a line
   • Pilih Product, isi Quantity dan Unit Price
   • Pastikan Scheduled Date (tanggal rencana pengiriman) sudah benar
   • UoM (Unit of Measure) akan terisi otomatis sesuai konfigurasi produk

4. Pada tab Additional Information, isi field tambahan jika diperlukan:

   • Purchase Representative — penanggung jawab pembelian
   • Fiscal Position — posisi fiskal yang digunakan (mempengaruhi perhitungan pajak)
   • Delivery Address — alamat pengiriman
   • Source Document — referensi dokumen sumber (misalnya nomor PR atau SO yang memicu pembelian)

5. Klik Send by Email untuk mengirimkan RFQ ke vendor.

   • Sistem akan membuka dialog konfirmasi pengiriman email
   • Jika email vendor belum terdaftar, sistem akan meminta pengisian alamat email tujuan
   • Setelah dikirim, status berubah dari Draft menjadi RFQ Sent

6. Setelah vendor memberikan konfirmasi harga, klik Confirm Order untuk mengubah RFQ menjadi Purchase Order.

   • Status berubah menjadi Purchase Order
   • Nomor PO akan digenerate secara otomatis oleh sistem

Purchase Orders¶

Fitur ini digunakan untuk mengelola pesanan pembelian yang sudah dikonfirmasi. Setelah RFQ dikonfirmasi, dokumen akan muncul di halaman ini. Menu ini berada di Orders › Purchase Orders.

Status billing pada Purchase Order: - Nothing to Bill — belum ada tagihan yang dibuat (produk belum diterima atau kebijakan invoice berbasis ordered quantities belum diproses) - Waiting Bills — produk sudah diterima, menunggu pembuatan tagihan - Fully Billed — semua tagihan sudah dibuat dan dikonfirmasi

Alur proses Purchase Order:

Kebijakan Invoice: Delivered Quantities (Kuantitas Diterima)¶

Pada kebijakan ini, tagihan baru dapat dibuat setelah barang diterima. Langkah-langkahnya:

1. Buka Purchase Order dengan status Nothing to Bill.

2. Klik tombol Receive Products untuk membuka formulir penerimaan barang.

3. Periksa kuantitas yang diterima pada kolom Done. Jika semua barang diterima sesuai pesanan, klik Validate.

   • Jika jumlah yang diterima kurang dari yang dipesan, sistem akan menanyakan apakah akan membuat backorder untuk sisa barang.
   • Setelah divalidasi, stok barang akan bertambah secara otomatis.

4. Kembali ke Purchase Order. Status kini Waiting Bills. Klik Create Bill untuk membuat tagihan vendor.

5. Form tagihan (vendor bill) akan terbuka secara otomatis dengan data dari PO. Periksa kesesuaian data, lalu klik Confirm.

   • Tagihan akan diposting ke jurnal utang (accounts payable).

6. Setelah tagihan dikonfirmasi, klik Register Payment untuk mencatat pembayaran.

7. Isi form pembayaran:

   • Journal — pilih jurnal pembayaran: Cash, Bank, atau Petty Cash
   • Recipient Bank Account — rekening bank vendor tujuan transfer
   • Amount — jumlah yang dibayarkan
   • Payment Date — tanggal pembayaran
   • Memo — keterangan (misalnya nomor invoice vendor)
8. Klik Pay untuk menyelesaikan pembayaran.
   • Jika jumlah yang dibayarkan kurang dari tagihan, status berubah menjadi Partially Paid
   • Jika jumlah pembayaran sama dengan tagihan, status berubah menjadi Paid (In Payment)

Kebijakan Invoice: Ordered Quantities (Kuantitas Dipesan)¶

Pada kebijakan ini, tagihan dapat langsung dibuat tanpa perlu memvalidasi penerimaan barang terlebih dahulu:

1. Buka Purchase Order yang sudah dikonfirmasi.
2. Langsung klik Create Bill tanpa perlu klik Receive Products terlebih dahulu.
3. Lanjutkan dengan langkah konfirmasi tagihan dan pembayaran seperti di atas.

Purchase Requests¶

Fitur ini digunakan untuk mengajukan permintaan pengadaan produk yang memerlukan persetujuan (approval) dari pihak berwenang sebelum proses pembelian dapat dilanjutkan. Menu ini berada di Orders › Purchase Requests.

Status Purchase Request: - Draft — permintaan baru dibuat, belum diajukan - Waiting Approval — sudah diajukan, menunggu persetujuan approver - Approved — disetujui oleh approver - Rejected — ditolak oleh approver - Done — proses selesai

Cara membuat Purchase Request:

1. Klik menu Orders › Purchase Requests, lalu klik New.

2. Isi informasi berikut:

   • Requested by — nama pemohon (default: pengguna yang login)
   • Purchase Representative — penanggung jawab pembelian
   • Approver — orang yang berwenang menyetujui permintaan ini
   • Source Document — dokumen sumber yang melatarbelakangi permintaan
   • Description — deskripsi atau alasan permintaan

3. Pada bagian Order Lines, tambahkan produk yang diminta:

   • Klik Add a line
   • Pilih Product, isi Quantity, Estimated Price, dan Analytic Account jika diperlukan

4. Klik Request for Validation untuk mengajukan permintaan ke approver.

   • Approver akan menerima notifikasi melalui email dan/atau inbox Odoo.
   • Status berubah dari Draft menjadi Waiting Approval.

5. Proses approval oleh Approver:

   • Approver membuka Purchase Request yang masuk.
   • Jika setuju, klik Approve → status berubah menjadi Approved.
   • Jika tidak setuju, klik Reject → status berubah menjadi Rejected.

6. Setelah disetujui, proses dapat dilanjutkan ke pembuatan RFQ atau Purchase Order.

7. Klik Done setelah seluruh proses pengadaan selesai.

Purchase Request Lines¶

Fitur ini menampilkan seluruh baris Purchase Request dalam satu tampilan terpadu. Berguna untuk memonitor progres setiap item yang diminta. Menu ini berada di Orders › Purchase Request Lines.

Halaman ini menampilkan kolom: Product, Quantity, Estimated Price, Purchase Request, Status, Requested by, dan Approver.

Dari halaman ini Anda dapat: - Memfilter berdasarkan status, pemohon, atau approver - Mengelompokkan (Group By) berdasarkan produk, Purchase Request, atau status - Mengekspor data ke Excel menggunakan tombol Action › Export

Products¶

Menu Products di modul Purchase memungkinkan pengelolaan produk yang digunakan dalam transaksi pembelian, termasuk harga beli, vendor, dan varian produk.

Products¶

Menampilkan daftar semua produk yang dapat dibeli. Menu ini berada di Products › Products.

Cara membuat atau mengedit produk:

1. Klik New untuk produk baru, atau klik produk yang ada untuk mengeditnya.

2. Isi informasi pada tab General Information:

   • Product Name — nama produk
   • Product Type — jenis produk: Storable Product, Consumable, atau Service
   • Unit of Measure — satuan produk (kg, pcs, liter, dll.)
   • Purchase UoM — satuan yang digunakan saat membeli (bisa berbeda dengan UoM stok)
   • Sales Price — harga jual (digunakan di modul Sales)
   • Cost — harga pokok/biaya

3. Buka tab Purchase untuk mengatur informasi khusus pembelian:

   • Vendors — daftar vendor yang menyuplai produk ini, beserta harga dan lead time masing-masing
   • Control Policy — kebijakan invoice: On ordered quantities atau On received quantities
   • Purchase Description — deskripsi yang akan muncul di PO

4. Pada bagian Vendors, klik Add a line untuk mendaftarkan vendor:

   • Vendor — pilih vendor
   • Vendor Product Name — nama produk menurut katalog vendor (opsional)
   • Vendor Product Code — kode produk vendor (opsional)
   • Lead Time — waktu tunggu pengiriman dari vendor (dalam hari)
   • Price — harga beli dari vendor ini
   • Min. Qty — kuantitas minimum pembelian yang berlaku untuk harga tersebut

Product Variants¶

Menampilkan daftar semua varian produk yang ada. Menu ini berada di Products › Product Variants.

Varian produk adalah kombinasi spesifik dari atribut produk (misalnya: Baju ukuran M warna Merah). Setiap kombinasi atribut menghasilkan satu baris varian yang unik.

Dari halaman ini Anda dapat: - Melihat kombinasi atribut setiap varian - Melihat harga dan biaya spesifik per varian - Mengaktifkan atau menonaktifkan varian tertentu tanpa menghapus data historisnya

Reporting¶

Menu Reporting menyediakan laporan analitik untuk memantau kinerja pembelian, pengeluaran per vendor, dan tren pengadaan.

Purchase Analysis¶

Laporan analitik pembelian yang menampilkan ringkasan transaksi berdasarkan berbagai dimensi. Menu ini berada di Reporting › Purchase.

Cara menggunakan Purchase Analysis:

1. Buka Reporting › Purchase.

2. Laporan ditampilkan dalam bentuk grafik (default: grafik batang). Sumbu X menampilkan Confirmation Date (tanggal konfirmasi PO), sedangkan sumbu Y menampilkan nilai yang dapat dikonfigurasi melalui Measures.

3. Klik Measures untuk memilih metrik yang ingin ditampilkan, misalnya:

   • Qty Ordered — total kuantitas yang dipesan
   • Qty Received — total kuantitas yang diterima
   • Qty Billed — total kuantitas yang sudah ditagihkan
   • Total — total nilai pembelian
   • Average Cost — rata-rata harga beli

4. Gunakan Group By untuk mengelompokkan data:

   • Vendor — analisis pembelian per vendor
   • Product — analisis pembelian per produk
   • Product Category — analisis per kategori produk
   • Status — pengelompokan berdasarkan status PO
   • Confirmation Date: Month/Quarter/Year — tren per periode

5. Gunakan Filter untuk mempersempit cakupan data:

   • My Purchases — hanya menampilkan PO yang dibuat oleh pengguna yang login
   • Order Date — filter berdasarkan periode tanggal
   • Status — filter berdasarkan status (RFQ, PO, Cancelled)

6. Pilih tampilan laporan menggunakan tombol di kanan atas:

   • Ikon grafik batang — tampilan grafik batang
   • Ikon grafik garis — tampilan grafik garis
   • Ikon pie chart — tampilan grafik lingkaran
   • Ikon pivot — tampilan tabel pivot untuk analisis lebih detail