Sales — Konfigurasi¶

Panduan setup dan konfigurasi modul Sales untuk administrator. Halaman ini mencakup pengaturan fitur, master data, dan konfigurasi lanjutan yang perlu diselesaikan sebelum pengguna dapat memulai proses penjualan.

Untuk membuka menu konfigurasi, buka modul Sales lalu klik Configuration pada menu navigasi atas.

Settings¶

Menu Settings menampilkan seluruh pengaturan fungsional modul Sales. Perubahan pada halaman ini akan memengaruhi proses bisnis seluruh pengguna. Menu ini berada di Configuration › Settings.

Berikut penjelasan kelompok pengaturan yang tersedia:

Quotations & Orders¶

• Quotation Templates — aktifkan fitur template quotation agar salesperson dapat menggunakan template yang sudah dikonfigurasi sebelumnya. Setelah diaktifkan, menu Quotation Templates akan muncul di Configuration › Sales Orders.
• Online Signature — izinkan pelanggan menandatangani quotation secara digital melalui portal pelanggan. Berguna untuk mempercepat proses persetujuan tanpa tatap muka.
• Online Payment — izinkan pelanggan melakukan pembayaran langsung dari portal saat mengkonfirmasi quotation.
• Lock Confirmed Sales — kunci Sales Order secara otomatis setelah dikonfirmasi, sehingga salesperson tidak bisa mengubah isi SO tanpa izin khusus.
• Purchase Orders — aktifkan pembuatan Purchase Order dari Sales Order (untuk alur dropship atau Make to Order).

Shipping¶

• Delivery Methods — aktifkan metode pengiriman agar dapat memilih jasa kirim pada SO dan menghitung ongkos kirim secara otomatis.
• Shipping Cost — tampilkan biaya pengiriman pada quotation.

Invoicing¶

• Invoicing Policy — tetapkan kebijakan invoicing default untuk semua produk:
  • Invoice what is ordered — invoice berdasarkan kuantitas pesanan.
  • Invoice what is delivered — invoice hanya setelah pengiriman dikonfirmasi.
• Down Payments — aktifkan fitur uang muka agar dapat membuat invoice DP sebelum pengiriman.
• Pro-Forma Invoice — aktifkan pembuatan pro-forma invoice untuk keperluan dokumen ekspor atau negosiasi.

Pricing¶

• Pricelists — aktifkan fitur daftar harga untuk mendukung harga yang berbeda per pelanggan, segmen, atau kuantitas.
  • Sub-opsi: Multiple Prices per Product — harga bertingkat berdasarkan kuantitas.
  • Sub-opsi: Advanced Price Rules — aturan harga berbasis formula atau diskon persentase.
• Discounts — aktifkan kolom diskon (%) pada baris order di quotation dan SO.
• Margins — tampilkan kolom margin keuntungan pada baris SO agar salesperson dapat melihat profitabilitas langsung saat membuat penawaran.
• Coupons & Promotions — aktifkan program kupon dan promosi untuk memberikan diskon otomatis berdasarkan kondisi tertentu.

Products¶

• Variants — aktifkan varian produk (warna, ukuran, dsb). Perhatian: pengaturan ini berdampak pada seluruh modul, termasuk Inventory dan Purchase.
• Units of Measure — aktifkan satuan pengukuran yang berbeda-beda untuk produk (pcs, kg, liter, dsb).
• Packagings — aktifkan kemasan produk untuk mendukung penjualan dalam satuan kemasan (karton, lusin, dsb).

Cara menyimpan perubahan Settings:

1. Buat perubahan yang diperlukan dengan mengaktifkan/menonaktifkan toggle yang sesuai.
2. Klik tombol Save di bagian atas halaman.
3. Sistem akan memuat ulang halaman secara otomatis.

Sales Teams¶

Menu ini merupakan menu duplikat dari modul CRM. Konten kanonis ada di modul CRM. Lihat CRM — Konfigurasi > Sales Teams.

Sales Orders¶

Tags¶

Tags digunakan untuk memberikan label pada Sales Order agar mudah dikelompokkan dan dicari berdasarkan karakteristik tertentu (misalnya: "Prioritas Tinggi", "Ekspor", "Repeat Order"). Menu ini berada di Configuration › Sales Orders › Tags.

Cara membuat tag baru:

1. Klik New.
2. Isi field berikut:
   • Tag Name — nama tag (contoh: "Pelanggan VIP", "Proyek Khusus").
   • Color — pilih warna untuk memudahkan identifikasi visual di daftar SO.
3. Klik Save.

Quotation Templates¶

Fitur ini memungkinkan pembuatan template quotation yang berisi daftar produk dan konfigurasi standar, sehingga salesperson dapat membuat quotation dengan lebih cepat dan konsisten. Menu ini berada di Configuration › Sales Orders › Quotation Templates.

Cara membuat quotation template baru:

1. Klik New.
2. Isi field berikut:
   • Template Name — nama template (contoh: "Paket Instalasi Jaringan Standar").
   • Confirmation Mail — pilih template email yang dikirimkan saat SO dari template ini dikonfirmasi (opsional).
   • Quotation Validity — masa berlaku penawaran dalam hari.
3. Pada tab Lines, tambahkan produk-produk standar yang biasa dimasukkan dalam quotation jenis ini:
   • Klik Add a product, pilih produk, isi kuantitas dan harga.
   • Tambahkan Section atau Note untuk memberikan pemisah atau keterangan tambahan pada quotation.
4. Pada tab Optional Products, tambahkan produk yang akan ditawarkan sebagai opsi tambahan kepada pelanggan.
5. Klik Save.

Cara menggunakan template saat membuat quotation:

1. Buka Orders › Quotations › New.
2. Pada field Quotation Template, pilih template yang telah dibuat.
3. Baris produk dari template akan otomatis terisi. Salesperson dapat memodifikasi sesuai kebutuhan spesifik pelanggan.

Headers/Footers¶

Fitur ini digunakan untuk menambahkan teks header dan footer yang muncul pada semua dokumen cetak Sales (quotation, sales order, dsb). Biasanya berisi informasi perusahaan, syarat dan ketentuan, atau catatan legal. Menu ini berada di Configuration › Sales Orders › Headers/Footers.

Cara mengatur header dan footer:

1. Buka menu Headers/Footers.
2. Pada field Header, ketik teks atau HTML yang ingin ditampilkan di bagian atas dokumen cetak.
3. Pada field Footer, ketik teks atau HTML yang ingin ditampilkan di bagian bawah dokumen cetak. Contoh isi footer:

   Syarat & Ketentuan: Pembayaran dilakukan dalam 30 hari sejak tanggal invoice.
   Barang yang sudah dibeli tidak dapat dikembalikan kecuali ada cacat produksi.
   

4. Klik Save.

Products¶

Attributes¶

Menu ini merupakan menu duplikat dari modul Inventory. Konten kanonis ada di modul Inventory. Lihat Inventory — Konfigurasi > Attributes.

Combo Choices¶

Fitur ini memungkinkan pembuatan produk kombo — paket produk yang dijual bersama dengan harga khusus. Menu ini berada di Configuration › Products › Combo Choices.

Cara membuat combo choice baru:

1. Klik New.
2. Isi Combo Name — nama paket kombo.
3. Pada bagian Combo Items, klik Add a line dan tambahkan produk-produk yang termasuk dalam paket ini beserta kuantitasnya.
4. Klik Save.

Product Categories¶

Menu ini merupakan menu duplikat dari modul Inventory. Konten kanonis ada di modul Inventory. Lihat Inventory — Konfigurasi > Product Categories.

Product Tags¶

Tags produk digunakan untuk memberikan label pada produk agar mudah difilter dan dicari. Berbeda dengan Tags SO, Product Tags melekat pada master data produk. Menu ini berada di Configuration › Products › Product Tags.

Cara membuat product tag baru:

1. Klik New.
2. Isi Tag Name (contoh: "Elektronik", "Promosi", "New Arrival").
3. Klik Save.

Cara menerapkan tag pada produk:

1. Buka form produk di Products › Products.
2. Pada tab General Information atau Sales, cari field Tags.
3. Pilih satu atau lebih tag yang relevan.
4. Klik Save.

Online Payments¶

Kelompok menu ini digunakan untuk mengonfigurasi metode dan penyedia pembayaran online yang terintegrasi dengan portal pelanggan Odoo.

Payment Providers¶

Menampilkan daftar penyedia pembayaran yang tersedia untuk diintegrasikan (contoh: Xendit, Midtrans, PayPal, Stripe, Transfer Bank Manual). Menu ini berada di Configuration › Online Payments › Payment Providers.

Cara mengaktifkan payment provider:

1. Klik pada nama penyedia pembayaran yang ingin diaktifkan.
2. Ubah State dari Disabled menjadi Enabled.
3. Isi kredensial API yang diperlukan (API Key, Secret Key) sesuai dokumentasi penyedia.
4. Konfigurasi Payment Journal — jurnal akuntansi yang digunakan untuk mencatat pembayaran via provider ini.
5. Klik Save.

Payment Methods¶

Menampilkan metode pembayaran yang tersedia di bawah masing-masing provider (contoh: Kartu Kredit, Virtual Account, QRIS). Menu ini berada di Configuration › Online Payments › Payment Methods.

Dari halaman ini administrator dapat mengaktifkan atau menonaktifkan metode pembayaran tertentu yang tersedia untuk pelanggan di portal.

Payment Tokens¶

Menampilkan daftar token pembayaran yang tersimpan dari pelanggan (misalnya kartu kredit yang disimpan untuk pembayaran berulang). Menu ini berada di Configuration › Online Payments › Payment Tokens.

Payment Transactions¶

Menampilkan log semua transaksi pembayaran online yang pernah terjadi, termasuk status transaksi (berhasil, gagal, pending). Menu ini berada di Configuration › Online Payments › Payment Transactions.

Gunakan halaman ini untuk menelusuri transaksi yang bermasalah, memverifikasi pembayaran pelanggan, atau melakukan rekonsiliasi dengan laporan dari payment gateway.

Units of Measure¶

Units of Measure¶

Menu ini merupakan menu duplikat dari modul Inventory. Konten kanonis ada di modul Inventory. Lihat Inventory — Konfigurasi > Units of Measure.

Units of Measure Categories¶

Kategori satuan pengukuran mengelompokkan satuan-satuan yang bisa dikonversi satu sama lain (misalnya kategori "Weight" berisi: gram, kilogram, ton). Menu ini berada di Configuration › Units of Measure › Units of Measure Categories.

Cara membuat kategori UoM baru:

1. Klik New.
2. Isi Name — nama kategori (contoh: "Volume", "Panjang").
3. Pada tab Units of Measure, tambahkan satuan yang termasuk dalam kategori ini:
   • Klik Add a line.
   • Isi nama satuan, tipe (Reference, Bigger, Smaller), dan rasio konversi terhadap satuan referensi.
4. Klik Save.

Activities¶

Activity Types¶

Activity Types mendefinisikan jenis-jenis aktivitas yang bisa dijadwalkan pada Sales Order atau kontak (misalnya: Email, Phone Call, Meeting, To-Do). Menu ini berada di Configuration › Activities › Activity Types.

Cara membuat activity type baru:

1. Klik New.
2. Isi field berikut:
   • Name — nama jenis aktivitas (contoh: "Follow-up Call", "Demo Produk").
   • Action — tindakan yang dipicu saat aktivitas dibuka (Upload Document, Open Calendar Event, None, dsb).
   • Default User — pengguna default yang ditugaskan untuk aktivitas jenis ini.
   • Default Summary — ringkasan default aktivitas.
   • Keep Done — aktifkan jika riwayat aktivitas yang sudah selesai perlu disimpan.
   • Delay Count / Delay Unit — durasi default sebelum aktivitas jatuh tempo.
3. Klik Save.

Activity Plans¶

Activity Plans adalah rangkaian aktivitas yang dijadwalkan secara otomatis dalam urutan tertentu. Fitur ini berguna untuk mendefinisikan alur tindak lanjut (follow-up) standar setelah suatu peristiwa terjadi. Menu ini berada di Configuration › Activities › Activity Plans.

Cara membuat activity plan baru:

1. Klik New.
2. Isi Name — nama rencana aktivitas (contoh: "Onboarding Pelanggan Baru", "Follow-up Setelah Demo").
3. Pada bagian Plan Activities, tambahkan langkah-langkah aktivitas:
   • Klik Add a line.
   • Pilih Activity Type untuk langkah ini.
   • Isi Summary — deskripsi singkat apa yang perlu dilakukan.
   • Isi Delay Count dan Delay Unit — berapa lama setelah aktivitas sebelumnya, aktivitas ini dijadwalkan.
   • Pilih Assigned To — siapa yang bertanggung jawab (bisa berdasarkan peran).
4. Ulangi untuk setiap langkah dalam rencana.
5. Klik Save.