Sales — Pengguna¶

Panduan operasional modul Sales untuk pengguna harian. Modul ini berfungsi untuk mengelola seluruh proses penjualan, mulai dari pembuatan penawaran (quotation), konfirmasi pesanan (sales order), pengiriman barang, hingga penagihan ke pelanggan.

Untuk membuka modul ini, klik ikon Sales pada halaman utama aplikasi.

Orders¶

Menu Orders merupakan inti dari modul Sales. Di sinilah semua penawaran dan pesanan penjualan dikelola.

Quotations¶

Quotation adalah dokumen penawaran harga yang dikirimkan kepada pelanggan sebelum pesanan dikonfirmasi. Menu ini berada di Orders › Quotations.

Daftar quotation menampilkan kolom: Number, Customer, Salesperson, Company, Order Date, Total, dan Status. Status yang mungkin muncul: Quotation (draft), Quotation Sent (sudah dikirim ke pelanggan), dan Sales Order (sudah dikonfirmasi).

Cara membuat quotation baru:

1. Klik tombol New untuk membuka form quotation baru.

2. Isi field header berikut:

   • Customer — cari dan pilih pelanggan berdasarkan nama atau NPWP. Jika pelanggan belum terdaftar, ketik nama baru lalu klik Create and edit… untuk mendaftarkan.
   • Expiration — tanggal kadaluarsa penawaran ini berlaku.
   • Pricelist — daftar harga yang digunakan (jika fitur Pricelist diaktifkan di Settings).
   • Payment Terms — termin pembayaran, misalnya Immediate Payment, 30 days, dsb.
   • Salesperson — tenaga penjual yang bertanggung jawab (default: pengguna yang login).
   • Sales Team — tim penjualan terkait.
   • Tags — label opsional untuk pengelompokan.

3. Pada tab Order Lines, tambahkan produk yang ditawarkan:

   • Klik Add a product, lalu cari produk pada kolom Product.
   • Isi Quantity (jumlah), Unit Price (harga satuan), dan Discount (% diskon, jika fitur diskon diaktifkan).
   • Kolom Taxes akan terisi otomatis berdasarkan konfigurasi produk.
   • Ulangi untuk setiap baris produk yang ingin ditambahkan.

4. Pada tab Other Info, isi informasi tambahan jika diperlukan:

   • Fiscal Position — posisi fiskal untuk penyesuaian pajak.
   • Customer Reference — nomor referensi dari pelanggan (misalnya nomor PO pelanggan).
   • Analytic Account — akun analitik untuk pelacakan biaya/pendapatan per proyek.

5. Klik Save secara manual, atau biarkan sistem menyimpan otomatis.

Mengirimkan quotation ke pelanggan:

1. Dari form quotation, klik tombol Send by Email.
2. Sistem akan membuka jendela komposisi email dengan template bawaan. Periksa alamat email penerima, subjek, dan isi pesan.

3. Klik Send. Status quotation akan berubah menjadi Quotation Sent.

Orders¶

Menu ini menampilkan semua pesanan penjualan yang sudah dikonfirmasi (status Sales Order). Menu ini berada di Orders › Orders.

Cara mengkonfirmasi quotation menjadi sales order:

1. Buka quotation yang ingin dikonfirmasi (dari menu Quotations).

2. Klik tombol Confirm. Status akan berubah menjadi Sales Order dan nomor SO akan diterbitkan.

3. Jika produk bersifat storable (stok dikelola), sistem akan otomatis membuat Delivery Order yang bisa diakses dari tombol Delivery di bagian atas form.

Alur lengkap sales order hingga invoice:

1. Konfirmasi SO — Klik Confirm pada quotation. Sistem mencatat pesanan dan (jika berlaku) mempersiapkan pengiriman.

2. Proses pengiriman — Klik tombol Delivery untuk membuka Delivery Order. Periksa kuantitas yang akan dikirim, lalu klik Validate untuk mengkonfirmasi pengiriman.

3. Cetak surat jalan — Setelah delivery divalidasi, klik Print pada form delivery untuk mencetak dokumen surat jalan/packing slip.

4. Buat invoice — Kembali ke form Sales Order. Klik tombol Create Invoice.

5. Pada dialog yang muncul, pilih salah satu opsi:

   • Regular Invoice — invoice untuk seluruh pesanan (atau sisa pesanan).
   • Down Payment (percentage) — invoice uang muka berdasarkan persentase.
   • Down Payment (fixed amount) — invoice uang muka dengan nominal tetap.
6. Klik Create and View Invoice untuk langsung membuka draft invoice.
7. Di form invoice, klik Confirm untuk memposting invoice ke jurnal.
8. Klik Send & Print untuk mengirim invoice ke pelanggan via email.

Sales Teams¶

Menu ini merupakan menu duplikat dari modul CRM. Konten kanonis ada di modul CRM. Lihat CRM — Konfigurasi > Sales Teams.

Customers¶

Menu ini menampilkan daftar seluruh pelanggan yang terdaftar di sistem. Menu ini berada di Orders › Customers.

Dari halaman ini Anda dapat: - Membuat pelanggan baru — klik New, isi data lengkap pelanggan termasuk nama, alamat, NPWP, email, dan nomor telepon. - Melihat riwayat transaksi — buka detail pelanggan, lalu klik smart button Sales untuk melihat seluruh SO dari pelanggan tersebut. - Mengatur payment terms — pada tab Sales & Purchase di form pelanggan, set Payment Terms default untuk pelanggan ini.

Cara membuat pelanggan baru:

1. Klik New.
2. Isi field berikut:
   • Company Name / Contact Name — nama perusahaan atau nama kontak.
   • Type — pilih Individual (perorangan) atau Company (perusahaan).
   • Address — alamat lengkap.
   • Phone / Mobile — nomor telepon.
   • Email — alamat email untuk pengiriman invoice dan quotation.
   • Tax ID (NPWP) — diisi untuk keperluan faktur pajak.
3. Pada tab Sales & Purchase:
   • Salesperson — tenaga penjual yang menangani pelanggan ini.
   • Sales Team — tim penjualan.
   • Payment Terms — termin pembayaran default.
   • Pricelist — daftar harga default.

4. Klik Save.

To Invoice¶

Menu To Invoice menampilkan laporan dan daftar pesanan yang sudah siap atau perlu dibuatkan invoice.

Orders to Invoice¶

Menu ini menampilkan semua Sales Order yang sudah memenuhi syarat untuk dibuatkan invoice (misalnya delivery sudah divalidasi, atau invoice policy-nya Ordered Quantities). Menu ini berada di To Invoice › Orders to Invoice.

Kolom yang ditampilkan: Order, Order Date, Customer, Salesperson, Company, Amount Billed, Amount to Bill, dan Status.

Cara membuat invoice massal dari halaman ini:

1. Centang satu atau beberapa baris SO yang ingin dibuatkan invoice.
2. Klik tombol Create Invoices (muncul di bagian atas setelah ada baris yang dipilih).
3. Pada dialog konfirmasi, pilih tipe invoice dan klik Create and View Invoices.

Orders to Upsell¶

Menu ini menampilkan SO di mana kuantitas yang dikirim (delivered) melebihi kuantitas yang dipesan (ordered). Hal ini terjadi ketika ada pengiriman tambahan yang belum diimbangi dengan penambahan baris pada SO. Menu ini berada di To Invoice › Orders to Upsell.

Dari halaman ini, salesperson dapat: - Membuka SO terkait dan menambah baris produk atau mengubah kuantitas agar sesuai dengan jumlah yang dikirim. - Setelah SO diperbarui, pindahkan ke proses invoicing seperti biasa.

Products¶

Products¶

Menu ini menampilkan daftar semua produk yang bisa dijual. Menu ini berada di Products › Products.

Tampilan default adalah Kanban (tampilan kartu). Gunakan tombol tampilan di kanan atas untuk beralih ke tampilan List jika ingin melihat lebih banyak produk sekaligus.

Cara membuat produk baru:

1. Klik New.

2. Isi field berikut pada form produk:

   • Product Name — nama produk.
   • Product Type — tipe produk:
     • Storable Product — produk fisik yang stoknya dilacak di gudang.
     • Consumable — produk fisik tanpa pelacakan stok.
     • Service — produk layanan (tidak ada pengiriman fisik).
   • Sales Price — harga jual default.
   • Unit of Measure — satuan (pcs, kg, liter, dsb).
   • Internal Reference — kode internal produk.
   • Barcode — barcode produk (opsional).

3. Pada tab Sales:

   • Invoicing Policy — pilih Ordered Quantities atau Delivered Quantities.
   • Sales Description — deskripsi yang muncul pada baris order di quotation/SO.
   • Optional Products — produk tambahan yang bisa ditawarkan saat pelanggan memilih produk ini.

4. Pada tab General Information:

   • Cost — harga pokok produk.
   • Customer Taxes — pajak penjualan yang berlaku.
   • Revenue Account (muncul jika akuntansi diaktifkan) — akun pendapatan untuk produk ini.

5. Klik Save.

Product Variants¶

Menu ini menampilkan semua varian produk yang tersedia secara individual. Menu ini berada di Products › Product Variants.

Setiap baris mewakili satu kombinasi atribut (misalnya: Kaos - Merah - XL). Dari halaman ini Anda dapat: - Mengatur harga khusus per varian. - Menetapkan kode internal dan barcode yang berbeda per varian. - Melihat stok tersedia per varian.

Pricelists¶

Menu ini digunakan untuk mengelola daftar harga yang berbeda untuk pelanggan atau segmen pelanggan yang berbeda. Menu ini berada di Products › Pricelists.

Cara membuat pricelist baru:

1. Klik New.
2. Isi Name (nama pricelist) dan Currency (mata uang).
3. Pada tab Configuration:
   • Discount Policy — pilih Discount included in the price (harga sudah termasuk diskon) atau Show public price & discount to the customer (tampilkan harga normal dan diskon secara terpisah).
4. Pada tab Rules, klik Add a line untuk menambahkan aturan harga:
   • Apply On — pilih All Products, Product Category, Product, atau Product Variant.
   • Min. Quantity — jumlah minimum untuk aturan ini berlaku (untuk harga grosir).
   • Price — metode penetapan harga: Fixed Price, Discount, Formula, dsb.
5. Klik Save.

Cara menetapkan pricelist ke pelanggan:

1. Buka form pelanggan di Orders › Customers.
2. Pada tab Sales & Purchase, pilih Pricelist yang sesuai.
3. Klik Save. Setiap kali pelanggan ini ditambahkan ke quotation, pricelist tersebut akan dipilih otomatis.

Reporting¶

Menu Reporting menyediakan berbagai laporan analitik penjualan untuk membantu pemantauan kinerja tim dan produk.

Sales¶

Laporan analitik penjualan utama. Menu ini berada di Reporting › Sales.

Laporan ini dapat ditampilkan dalam berbagai bentuk menggunakan tombol tampilan di kanan atas: - Pivot Table — tabel silang yang bisa dikustomisasi. - Bar Chart — grafik batang. - Line Chart — grafik garis. - Pie Chart — grafik lingkaran.

Cara menggunakan filter dan group by:

1. Klik tombol Filters (ikon corong) untuk memfilter data berdasarkan: periode waktu (bulan, kuartal, tahun), status SO, sales team, dsb.
2. Klik Group By untuk mengelompokkan data berdasarkan: Salesperson, Sales Team, Customer, Product, Product Category, dsb.
3. Klik Measures untuk memilih metrik yang ingin ditampilkan: Untaxed Amount, Total Amount, Quantity, dsb.

Cara mengekspor laporan:

1. Tampilkan laporan dalam format Pivot Table.
2. Klik tombol Export (xlsx) untuk mengunduh data ke Excel.

Salespersons¶

Laporan yang berfokus pada kinerja individu tenaga penjual. Menu ini berada di Reporting › Salespersons.

Laporan ini menampilkan ringkasan jumlah SO, total nilai penjualan, dan invoice yang dihasilkan oleh masing-masing salesperson dalam periode tertentu. Gunakan filter tanggal di bagian atas untuk menyesuaikan rentang waktu pelaporan.

Products¶

Laporan penjualan yang dikelompokkan berdasarkan produk. Menu ini berada di Reporting › Products.

Laporan ini berguna untuk mengidentifikasi produk terlaris (best-sellers) dan produk yang kurang laku dalam periode tertentu. Data dapat dilihat dalam bentuk tabel, grafik batang, atau grafik lingkaran.

Cara melihat produk terlaris:

1. Buka Reporting › Products.
2. Pastikan tampilan Bar Chart aktif.
3. Klik Measures › Quantity untuk mengurutkan berdasarkan jumlah unit terjual.
4. Gunakan filter periode (bulan/kuartal/tahun) untuk menyesuaikan rentang waktu.

Customers¶

Laporan penjualan yang dikelompokkan berdasarkan pelanggan. Menu ini berada di Reporting › Customers.

Laporan ini berguna untuk mengidentifikasi pelanggan dengan nilai transaksi tertinggi (top customers) dalam periode tertentu. Informasi ini dapat digunakan untuk program loyalitas atau prioritas layanan.

Cara melihat pelanggan dengan nilai transaksi tertinggi:

1. Buka Reporting › Customers.
2. Pilih tampilan Pivot Table atau Bar Chart.
3. Klik Measures › Untaxed Amount untuk menampilkan nilai penjualan sebelum pajak.
4. Data akan diurutkan berdasarkan nilai tertinggi ke terendah.
5. Ekspor ke Excel jika diperlukan untuk pelaporan manajemen.