Settings — Email Templates¶

Halaman ini membahas konfigurasi email di VISA ERP, mulai dari server pengirim dan penerima email, alias domain, hingga template email yang digunakan sistem untuk mengirim pesan otomatis. Buka melalui Settings › Technical (dengan mode developer aktif) untuk melihat semua menu di bawah ini, atau melalui Settings › General untuk konfigurasi server email dasar.

Apa Itu Email Template?¶

Email Template adalah format pesan yang sudah disiapkan sebelumnya, yang digunakan sistem untuk mengirimkan email secara otomatis dalam berbagai situasi — misalnya ketika invoice dikirim ke pelanggan, ketika purchase order dikonfirmasi ke vendor, atau ketika ada notifikasi persetujuan.

Template ini berisi: - Subject — judul email - Body — isi email, bisa berformat HTML - Attachment — lampiran otomatis (misalnya file PDF invoice) - Variables — placeholder yang diganti otomatis dengan data nyata dari sistem

Outgoing Mail Servers (Server Kirim Email)¶

Server yang digunakan VISA ERP untuk mengirimkan semua email keluar. Buka melalui Settings › Technical › Email › Outgoing Mail Servers.

Cara menambah Outgoing Mail Server:

1. Klik New.

2. Isi konfigurasi:

   • Name — label server (contoh: "SMTP Perusahaan")
   • Priority — angka lebih kecil = prioritas lebih tinggi (default: 10). Jika ada beberapa server, sistem menggunakan server dengan prioritas tertinggi.
   • SMTP Server — alamat host server SMTP (contoh: smtp.gmail.com, smtp.office365.com)
   • SMTP Port — port SMTP:
     • 25 — tidak terenkripsi (tidak disarankan)
     • 587 — TLS/STARTTLS (disarankan)
     • 465 — SSL/TLS
   • Connection Security — sesuaikan dengan port yang dipilih
   • Username — alamat email pengirim
   • Password — password atau App Password akun email
3. Klik Test Connection untuk memverifikasi koneksi.
4. Klik Save.

Incoming Mail Servers (Server Terima Email)¶

Server yang digunakan VISA ERP untuk membaca email masuk. Ketika dikonfigurasi, balasan email dari pelanggan atau vendor akan secara otomatis masuk ke chatter (riwayat percakapan) pada dokumen terkait. Buka melalui Settings › Technical › Email › Incoming Mail Servers.

Cara menambah Incoming Mail Server:

1. Klik New.
2. Isi konfigurasi:
   • Name — label server
   • Server Type — pilih IMAP (disarankan) atau POP3
   • Server Name — alamat host server (contoh: imap.gmail.com)
   • Port — 993 untuk IMAP SSL, 143 untuk IMAP biasa
   • SSL/TLS — aktifkan untuk koneksi terenkripsi (disarankan)
   • Username dan Password — kredensial akun email
3. Klik Test & Confirm untuk memverifikasi dan menyimpan.

Aliases¶

Aliases adalah alamat email "pintas" yang diarahkan ke Odoo dan secara otomatis membuat atau memperbarui rekaman di sistem. Buka melalui Settings › Technical › Email › Aliases.

Contoh penggunaan: alamat [email protected] dapat dikonfigurasi sebagai alias — setiap email yang masuk ke alamat tersebut akan otomatis membuat tiket baru di modul Helpdesk.

Kolom utama pada daftar alias: - Alias Name — bagian sebelum @ pada alamat email - Aliased Model — model Odoo yang menjadi tujuan (misalnya: Helpdesk Ticket, Lead/Opportunity) - Default Values — nilai default yang diisi otomatis saat rekaman dibuat via alias

Alias Domains¶

Alias Domain adalah nama domain yang digunakan untuk semua alias email dalam sistem. Buka melalui Settings › Technical › Email › Alias Domains.

Alias domain harus dikonfigurasi agar sistem dapat menerima email masuk melalui alias. Misalnya, jika alias domain diatur ke perusahaan.com, maka alias support akan menjadi [email protected].

Email Templates¶

Email Templates adalah daftar semua format email yang digunakan sistem VISA ERP. Buka melalui Settings › Technical › Email › Email Templates.

Melihat Daftar Template¶

1. Buka Settings › Technical › Email › Email Templates.
2. Daftar akan menampilkan semua template yang tersedia, beserta informasi:
   • Name — nama template
   • Applies To — jenis dokumen yang menggunakan template ini (contoh: "Account Move" = Invoice)
   • Subject — judul email

Mengedit Template¶

Cara mengedit template yang sudah ada:

1. Klik nama template yang ingin diedit.

2. Ubah bagian yang diperlukan:

   • Subject — judul email. Bisa menggunakan variabel (lihat bagian Template Variables).
   • Body — isi email dalam format HTML. Klik ikon < > untuk beralih ke mode HTML jika perlu mengubah format secara detail.
   • Attachment — tambahkan lampiran tetap jika diperlukan.
   • Auto Delete — jika dicentang, salinan email di server dihapus otomatis setelah terkirim (menghemat ruang penyimpanan).
3. Klik Save.

Menguji Pengiriman Email dari Template¶

Setelah mengedit template, selalu uji hasilnya sebelum digunakan secara nyata:

1. Buka detail template yang ingin diuji.
2. Klik tombol Send Test Email (jika tersedia) atau buka salah satu dokumen yang menggunakan template tersebut (misalnya buka sebuah invoice).
3. Pada dokumen tersebut, klik Send & Print — Odoo akan membuka jendela preview email yang sudah diisi dengan data dokumen.
4. Periksa apakah subject, isi email, dan lampiran sudah sesuai.
5. Kirim ke alamat email Anda sendiri untuk memastikan tampilannya benar.

Template Variables (Variabel Template)¶

Template menggunakan variabel sebagai placeholder yang diganti otomatis oleh sistem dengan data nyata saat email dikirim. Variabel ditulis dengan sintaks {{ object.field_name }}.

Contoh Variabel yang Umum Digunakan¶

Cara Membaca Variabel¶

• object merujuk pada dokumen yang sedang diproses (invoice, purchase order, dll.)
• . digunakan untuk mengakses field atau relasi berikutnya
• partner_id.name artinya: dari field partner_id (kontak/pelanggan), ambil name-nya

Contoh penggunaan pada subject:

Tagihan {{ object.name }} dari {{ ctx.get('company_name') }}

Tagihan INV/2025/00123 dari PT Nama Perusahaan

Digest Emails¶

Digest Emails adalah ringkasan performa bisnis yang dikirimkan secara berkala (mingguan/harian) ke pengguna tertentu. Berisi KPI seperti total pendapatan, jumlah lead baru, dll. Buka melalui Settings › Technical › Email › Digest Emails.

Anda dapat mengatur: - Frekuensi pengiriman (harian atau mingguan) - KPI apa saja yang dimasukkan dalam ringkasan - Daftar penerima digest

Mail Gateway Allowed¶

Daftar domain atau alamat email yang diizinkan untuk mengirim email masuk ke sistem melalui mail gateway. Buka melalui Settings › Technical › Email › Mail Gateway Allowed.