Settings — General¶

Halaman General Settings adalah pusat konfigurasi utama sistem VISA ERP. Di sinilah administrator mengatur identitas perusahaan, bahasa, zona waktu, mata uang, notifikasi, serta koneksi ke server email. Untuk membuka halaman ini, klik Settings pada menu utama — sistem akan langsung menampilkan tab General.

Informasi Perusahaan¶

Bagian ini mengatur identitas resmi perusahaan yang akan muncul pada dokumen-dokumen yang dicetak maupun dikirim melalui sistem (invoice, purchase order, surat, dll).

Cara mengubah logo perusahaan:

1. Klik area logo (kotak bergambar di sudut kiri atas form perusahaan).
2. Pilih Upload an image lalu cari file gambar di komputer Anda.
3. Klik Save untuk menyimpan perubahan.

Bahasa dan Zona Waktu¶

Pengaturan bahasa dan zona waktu menentukan bagaimana sistem menampilkan tanggal, angka, dan teks kepada pengguna.

• Language — bahasa antarmuka sistem. Pilih Indonesian (Bahasa Indonesia) agar menu dan label tampil dalam Bahasa Indonesia. Perubahan ini berlaku untuk semua pengguna yang belum mengatur bahasa secara individu.
• Timezone — zona waktu sistem. Pilih Asia/Jakarta untuk WIB (UTC+7), Asia/Makassar untuk WITA (UTC+8), atau Asia/Jayapura untuk WIT (UTC+9). Pengaturan ini mempengaruhi stempel waktu pada semua transaksi dan jadwal otomasi.

Mata Uang Utama¶

Mata uang utama (default currency) adalah mata uang yang digunakan sebagai dasar pencatatan semua transaksi keuangan dalam sistem.

Pengaturan mata uang utama dilakukan melalui Settings › Accounting. Untuk sistem VISA ERP, mata uang utama yang digunakan adalah IDR (Rupiah Indonesia).

Jika perusahaan bertransaksi dalam mata uang asing (USD, EUR, dll), aktifkan fitur Multi-Currency di Settings › Accounting. Kurs mata uang dapat diperbarui secara otomatis dari layanan perbankan atau diisi manual.

Notifikasi¶

Pengaturan notifikasi mengontrol bagaimana sistem menyampaikan informasi penting kepada pengguna — misalnya pengingat tugas, notifikasi persetujuan, atau pesan dari rekan kerja.

• Handle by Emails — notifikasi dikirimkan melalui email ke alamat email pengguna. Cocok jika pengguna tidak selalu membuka aplikasi.
• Handle in Odoo — notifikasi ditampilkan langsung di dalam aplikasi (ikon lonceng di pojok kanan atas). Cocok untuk pengguna yang aktif bekerja di dalam sistem setiap hari.

External Email Servers¶

Bagian ini mengonfigurasi server email yang digunakan sistem untuk mengirim dan menerima email (misalnya mengirim invoice ke pelanggan atau menerima konfirmasi dari vendor).

Outgoing Mail Server (Server Kirim Email)¶

Server yang digunakan VISA ERP untuk mengirimkan email keluar — seperti invoice, notifikasi persetujuan, dan pengingat pembayaran.

Cara mengatur Outgoing Mail Server:

1. Aktifkan opsi Use Custom Email Servers (jika tersedia).
2. Klik Outgoing Mail Servers untuk membuka daftar server.
3. Klik New dan isi konfigurasi:
   • Description — nama/label server (contoh: "Gmail Perusahaan")
   • SMTP Server — alamat server SMTP (contoh: smtp.gmail.com)
   • SMTP Port — port yang digunakan (587 untuk TLS, 465 untuk SSL)
   • Connection Security — pilih TLS (STARTTLS) atau SSL/TLS sesuai provider
   • Username — alamat email pengirim
   • Password — password atau App Password email
4. Klik Test Connection untuk memastikan konfigurasi benar.
5. Klik Save.

Incoming Mail Server (Server Terima Email)¶

Server yang digunakan VISA ERP untuk membaca email masuk — misalnya ketika pelanggan membalas email invoice atau vendor mengirim konfirmasi.

Cara mengatur Incoming Mail Server:

1. Klik Incoming Mail Servers untuk membuka daftar server.
2. Klik New dan isi konfigurasi:
   • Name — nama/label server
   • Server Type — pilih IMAP (disarankan) atau POP
   • Server Name — alamat server (contoh: imap.gmail.com)
   • Port — 993 untuk IMAP SSL
   • Username dan Password — kredensial akun email
3. Klik Test & Confirm untuk memverifikasi koneksi.

Integrasi¶

Bagian ini memungkinkan VISA ERP terhubung dengan layanan pihak ketiga.

Google¶

Integrasi dengan akun Google memungkinkan sinkronisasi kalender dan kontak antara Odoo dengan Google Calendar dan Google Contacts.

• Google Calendar — jadwal dan meeting yang dibuat di Odoo dapat disinkronisasi dua arah dengan Google Calendar pengguna.
• Google Drive — memungkinkan attachment dokumen disimpan di Google Drive (jika diaktifkan).

Untuk mengaktifkan, Anda memerlukan Google Client ID dan Client Secret dari Google Cloud Console. Konsultasikan pengaturan ini dengan administrator IT.

Tier Validations¶

Tier Validations adalah fitur yang memungkinkan perusahaan menetapkan alur persetujuan bertingkat (multi-level approval) untuk dokumen tertentu — misalnya Purchase Order di atas nilai tertentu harus mendapat persetujuan dari Supervisor sebelum dikirim ke vendor.

Tier Definition¶

Menentukan aturan kapan sebuah dokumen memerlukan persetujuan dan siapa yang berwenang menyetujuinya.

Cara membuat Tier Definition:

1. Buka Settings › General › Tier Validations › Tier Definition.
2. Klik New.
3. Isi konfigurasi:
   • Model — jenis dokumen yang memerlukan persetujuan (contoh: Purchase Order)
   • Tier — urutan tingkatan (1 = pertama, 2 = kedua, dst.)
   • Approver — pengguna atau grup yang berwenang menyetujui
   • Approve Condition — kondisi kapan tier ini aktif (contoh: nilai > 10.000.000)
4. Klik Save.

Tier Validation Exception¶

Menentukan dokumen atau kondisi yang dikecualikan dari alur persetujuan normal. Misalnya, pembelian dari vendor tertentu tidak memerlukan persetujuan tambahan.