Lewati ke isi

Settings — Users & Companies

Halaman Users & Companies digunakan oleh administrator untuk mengelola siapa saja yang dapat mengakses sistem VISA ERP, apa yang boleh mereka lakukan, dan struktur perusahaan jika ada lebih dari satu entitas bisnis. Buka melalui Settings › Users & Companies.

Hanya untuk Administrator

Menambah, mengubah, atau menghapus pengguna dan hak akses adalah tindakan sensitif. Kesalahan dalam pengaturan ini dapat menyebabkan pengguna mendapatkan akses ke data yang tidak seharusnya mereka lihat, atau sebaliknya tidak bisa mengakses fitur yang mereka butuhkan.

Users (Pengguna)

Menu Users menampilkan daftar semua akun pengguna yang terdaftar di sistem. Buka melalui Settings › Users & Companies › Users.

Kolom pada daftar pengguna: Name, Login, Language, Latest Authentication, dan status aktif/nonaktif.

Menambah Pengguna Baru

Cara menambahkan akun pengguna baru:

  1. Buka Settings › Users & Companies › Users.

  2. Klik tombol New.

  3. Isi data berikut:

    • Name — nama lengkap pengguna
    • Email Address — alamat email yang akan digunakan sebagai login
    • Language — bahasa antarmuka pengguna (pilih Indonesian untuk Bahasa Indonesia)
    • Timezone — zona waktu pengguna
  4. Pada bagian Access Rights, tentukan hak akses per modul (lihat bagian Access Rights di bawah).
  5. Klik Save. Sistem akan mengirimkan email undangan ke alamat email yang diisi, berisi tautan untuk mengatur password.

Undangan via Email

Setelah pengguna disimpan, sistem otomatis mengirim email undangan. Pastikan alamat email yang diisi sudah benar dan server email keluar (Outgoing Mail Server) sudah terkonfigurasi agar email terkirim. Pengguna perlu mengklik tautan di email tersebut untuk mengaktifkan akunnya.

Mengatur Password Pengguna

Jika pengguna tidak menerima email undangan atau perlu mereset password secara manual:

  1. Buka halaman detail pengguna yang bersangkutan.
  2. Klik menu Action (ikon roda gigi) › Change Password.
  3. Masukkan password baru dan klik Change Password.

Keamanan Password

Gunakan password yang kuat (minimal 8 karakter, kombinasi huruf besar, huruf kecil, angka, dan simbol). Jangan menggunakan password yang sama dengan sistem lain.

Mengubah Role / Hak Akses Pengguna

  1. Buka halaman detail pengguna.
  2. Pada bagian Access Rights, ubah level akses untuk setiap modul sesuai kebutuhan:
    • Tidak ada pilihan / kosong — pengguna tidak memiliki akses ke modul tersebut
    • User — akses pengguna biasa (membuat dan melihat data sendiri)
    • Manager / Administrator — akses penuh termasuk konfigurasi modul
  3. Klik Save.

Menonaktifkan Pengguna

Ketika seorang karyawan keluar atau tidak lagi menggunakan sistem, akunnya harus dinonaktifkan — bukan dihapus — agar riwayat transaksi tetap terjaga.

Cara menonaktifkan pengguna:

  1. Buka halaman detail pengguna.
  2. Klik menu Action (ikon roda gigi) › Archive.
  3. Konfirmasi tindakan. Pengguna tidak akan bisa login lagi, tetapi semua riwayat transaksinya tetap tersimpan.

Jangan Hapus Pengguna

Menghapus akun pengguna (bukan hanya mengarsipkan) dapat menyebabkan hilangnya referensi pada transaksi-transaksi yang pernah dibuat pengguna tersebut. Selalu gunakan Archive untuk menonaktifkan akun.

Melihat Pengguna yang Diarsipkan

Untuk melihat pengguna yang sudah dinonaktifkan, klik filter Archived pada daftar pengguna.

Groups (Grup)

Groups adalah kumpulan hak akses yang dapat diterapkan ke banyak pengguna sekaligus. Odoo menggunakan sistem grup untuk mengatur fitur apa saja yang dapat diakses oleh pengguna. Buka melalui Settings › Users & Companies › Groups.

Melihat Anggota Grup

  1. Buka Settings › Users & Companies › Groups.
  2. Klik nama grup yang ingin dilihat.
  3. Tab Users akan menampilkan semua pengguna yang termasuk dalam grup tersebut.

Menambah Pengguna ke Grup

  1. Buka detail grup yang diinginkan.
  2. Pada tab Users, klik Add a line.
  3. Cari dan pilih nama pengguna.
  4. Klik Save.

Cara Lebih Mudah

Alih-alih membuka grup satu per satu, biasanya lebih mudah untuk mengatur grup langsung dari halaman detail pengguna (form Users › Access Rights). Pilih level akses per modul di sana — sistem otomatis akan memasukkan pengguna ke grup yang sesuai.

Jangan Modifikasi Grup Bawaan Odoo

Grup bawaan Odoo (seperti Sales / User, Accounting / Billing, dll.) sebaiknya tidak diubah strukturnya. Jika perlu aturan akses khusus, buat grup baru atau konsultasikan dengan administrator teknis.

Companies (Perusahaan)

Fitur Companies digunakan jika sistem VISA ERP dipakai oleh lebih dari satu entitas perusahaan (multi-company). Setiap perusahaan dapat memiliki nama, logo, alamat, mata uang, dan pengaturan sendiri. Buka melalui Settings › Users & Companies › Companies.

Melihat dan Mengedit Perusahaan

  1. Buka Settings › Users & Companies › Companies.

  2. Klik nama perusahaan untuk membuka detail.

  3. Data yang dapat diubah:

    • Company Name — nama resmi perusahaan
    • Company Type — tipe entitas (Perusahaan atau Perorangan)
    • Address — alamat lengkap perusahaan
    • Tax ID — Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
    • Currency — mata uang utama perusahaan
    • Logo — logo yang akan muncul pada dokumen perusahaan ini
    • Tab General Information — informasi kontak tambahan
    • Tab Sequence — konfigurasi format nomor urut dokumen per perusahaan

Menambah Perusahaan Baru (Multi-Company)

  1. Klik New pada daftar perusahaan.
  2. Isi semua data perusahaan dengan lengkap.
  3. Klik Save.
  4. Setelah perusahaan baru dibuat, atur pengguna mana saja yang memiliki akses ke perusahaan tersebut melalui halaman detail pengguna (field Companies).

Hati-hati dengan Multi-Company

Fitur multi-company meningkatkan kompleksitas sistem secara signifikan. Transaksi antar perusahaan (intercompany) memerlukan konfigurasi akuntansi tambahan. Aktifkan fitur ini hanya jika memang diperlukan dan didampingi oleh konsultan Odoo.

Beralih Antar Perusahaan

Pengguna yang memiliki akses ke lebih dari satu perusahaan dapat beralih perusahaan aktif dengan mengklik nama perusahaan di pojok kanan atas layar, lalu memilih perusahaan yang diinginkan.

Access Rights (Hak Akses)

Hak akses mengontrol data mana saja yang dapat dilihat, dibuat, diedit, atau dihapus oleh setiap pengguna. VISA ERP menggunakan dua lapisan kontrol akses:

Access Rights (per Model)

Menentukan apakah pengguna dalam suatu grup dapat melakukan operasi dasar (Read, Write, Create, Delete) pada suatu jenis data. Buka melalui Settings › Security › Access Rights (mode developer).

Fitur Teknis

Pengaturan Access Rights langsung adalah fitur teknis yang sebaiknya hanya disentuh oleh administrator IT atau konsultan Odoo. Kesalahan pengaturan dapat menyebabkan error saat pengguna mengakses fitur tertentu.

Record Rules (Aturan per Rekaman)

Lebih spesifik dari Access Rights — Record Rules membatasi pengguna hanya bisa melihat atau mengedit rekaman tertentu. Misalnya, tenaga penjual hanya bisa melihat order miliknya sendiri, bukan order semua orang. Buka melalui Settings › Security › Record Rules (mode developer).

User Devices

Menampilkan daftar perangkat yang pernah digunakan oleh setiap pengguna untuk login ke sistem. Berguna untuk audit keamanan — administrator dapat melihat apakah ada login dari perangkat atau lokasi yang mencurigakan.

Cara memeriksa perangkat pengguna:

  1. Buka Settings › Users & Companies › User Devices.
  2. Filter berdasarkan nama pengguna untuk melihat riwayat perangkat mereka.
  3. Jika ada perangkat yang mencurigakan, informasikan ke pengguna terkait dan minta mereka mengubah password.

Keamanan Akun

Lakukan audit User Devices secara berkala, terutama jika ada laporan akun yang dicurigai diakses oleh pihak yang tidak berwenang.