Time Off — Konfigurasi¶

Panduan konfigurasi modul Time Off untuk Administrator dan HR Manager. Halaman ini mencakup pengaturan jenis cuti, rencana akrual, hari libur, dan konfigurasi lainnya yang menentukan aturan cuti di seluruh perusahaan.

Untuk mengakses konfigurasi, buka menu Configuration di dalam modul Time Off.

Time Off Types¶

Time Off Types (Jenis Cuti) adalah komponen utama modul ini. Setiap jenis cuti mendefinisikan aturan penggunaan, alokasi, dan proses persetujuannya. Menu ini berada di Configuration › Time Off Types.

Contoh jenis cuti yang umum dikonfigurasi:

• Annual Leave — Cuti tahunan (hak cuti reguler karyawan)
• Sick Leave — Cuti sakit
• Maternity/Paternity Leave — Cuti melahirkan/ayah
• Unpaid Leave — Cuti tanpa bayar
• Emergency Leave — Cuti darurat/mendesak

Cara membuat jenis cuti baru:

1. Klik tombol New untuk membuka form jenis cuti baru.

2. Isi tab General:

   • Name — nama jenis cuti (contoh: "Annual Leave")
   • Approval — aturan persetujuan:
     • No Validation — langsung disetujui tanpa proses approval
     • By Time Off Officer — disetujui oleh HR Officer
     • By Employee's Approver — disetujui oleh atasan langsung karyawan
     • By Employee's Approver and Time Off Officer — persetujuan dua level
   • Leave Validation Type — pilih apakah perlu validasi satu atau dua tahap
   • Requires Allocation — pilih Yes jika karyawan harus memiliki alokasi sebelum dapat menggunakan jenis cuti ini, atau No Limit jika tidak dibatasi alokasi

3. Isi tab Payroll (jika terintegrasi dengan payroll):

   • Time Off Type in Payroll — pilih apakah jenis cuti ini berdampak pada payroll
   • Leave Type in Payroll — hubungkan dengan komponen gaji yang sesuai

4. Isi tab Options (opsional):

   • Allow Negative Count — izinkan saldo negatif (karyawan boleh mengajukan cuti meski saldo habis)
   • Maximum Allowed Negative — batas maksimal saldo negatif yang diizinkan
   • Request Form — tampilkan form tambahan saat karyawan mengajukan cuti (misal: upload surat dokter)

5. Klik Save untuk menyimpan konfigurasi.

Cara menonaktifkan jenis cuti:

1. Buka jenis cuti yang ingin dinonaktifkan.
2. Klik tombol Archive (atau aktifkan toggle Archived).
3. Jenis cuti yang diarsipkan tidak akan muncul pada pilihan karyawan saat mengajukan cuti.

Accrual Plans¶

Accrual Plans adalah rencana akumulasi cuti secara bertahap berdasarkan masa kerja atau periode tertentu. Fitur ini digunakan untuk jenis cuti yang diberikan secara bertahap, misalnya karyawan mendapatkan 1 hari cuti setiap bulan kerja. Menu ini berada di Configuration › Accrual Plans.

Cara membuat accrual plan:

1. Klik tombol New untuk membuka form accrual plan baru.

2. Isi field berikut:

   • Name — nama rencana akrual (contoh: "Akrual Cuti Tahunan")
   • Accrued Gain Time — waktu penambahan saldo (di awal atau akhir periode akrual)
   • Carry Over — aturan carry-over saldo cuti ke tahun berikutnya:
     • None — saldo hangus di akhir periode
     • All remaining — semua sisa saldo dibawa ke periode berikutnya
     • Maximum — dibawa maksimal sejumlah hari tertentu

3. Tambahkan Accrual Levels dengan klik Add a line pada tabel level:

   • Level — urutan level (dimulai dari 0)
   • Start Count — setelah berapa hari/bulan/tahun masa kerja level ini berlaku
   • Gain — jumlah hari cuti yang diperoleh per periode
   • Frequency — frekuensi perolehan cuti (harian, mingguan, dua mingguan, bulanan, atau tahunan)
   • Maximum Accrual — batas maksimal akumulasi saldo (opsional)

4. Klik Save untuk menyimpan.

Cara menghubungkan accrual plan ke jenis cuti:

1. Buka menu Configuration › Time Off Types.
2. Pilih jenis cuti yang akan menggunakan accrual plan.
3. Pada field Accrual Plan, pilih accrual plan yang sudah dibuat.
4. Klik Save.

Public Holidays¶

Public Holidays (Hari Libur Nasional/Perusahaan) digunakan untuk mendefinisikan tanggal-tanggal yang tidak dihitung sebagai hari kerja. Ketika karyawan mengajukan cuti yang mencakup hari libur, hari tersebut tidak akan dikurangi dari saldo cuti. Menu ini berada di Configuration › Public Holidays.

Cara menambahkan hari libur:

1. Klik tombol New untuk membuka form hari libur baru.

2. Isi field berikut:

   • Name — nama hari libur (contoh: "Hari Kemerdekaan RI")
   • Company — perusahaan yang berlaku (otomatis terisi)
   • Date From — tanggal mulai hari libur
   • Date To — tanggal berakhir hari libur (isi sama dengan Date From untuk libur 1 hari)
   • Work Hours — jam kerja yang berlaku (biasanya otomatis)

3. Klik Save untuk menyimpan.

Cara menghapus atau mengedit hari libur:

1. Klik pada entri hari libur yang ingin diubah.
2. Klik Edit, ubah informasi yang diperlukan, lalu klik Save.
3. Untuk menghapus, klik Action › Delete — pastikan hari libur tersebut belum terkait dengan pengajuan cuti yang diproses.

Mandatory Days¶

Mandatory Days adalah hari-hari di mana karyawan wajib bekerja atau hari yang dikecualikan dari pengajuan cuti. Fitur ini digunakan untuk mengonfigurasi hari kerja wajib tertentu yang tidak boleh diambil cuti. Menu ini berada di Configuration › Mandatory Days.

Cara menambahkan mandatory day:

1. Klik tombol New.

2. Isi field berikut:

   • Name — keterangan hari wajib kerja (contoh: "Audit Tahunan", "Deadline Laporan Keuangan")
   • Date From dan Date To — rentang tanggal yang berlaku
   • Color — warna penanda pada kalender (opsional)

3. Klik Save untuk menyimpan.

Activity Types¶

Activity Types mendefinisikan jenis aktivitas yang dapat dijadwalkan terkait modul Time Off (misalnya pengingat atau tindak lanjut). Menu ini berada di Configuration › Activity Types.

Konfigurasi ini umumnya sudah tersedia secara default dan tidak perlu diubah untuk penggunaan standar. Modifikasi hanya diperlukan jika perusahaan membutuhkan alur kerja aktivitas yang lebih spesifik.

Cara menambahkan activity type:

1. Klik tombol New.
2. Isi Name, Action (jenis tindakan: upload file, email, panggilan, dll.), dan Default User (pengguna yang secara default ditugaskan).
3. Klik Save.

Ringkasan Alur Konfigurasi¶

Berikut adalah urutan yang disarankan saat melakukan konfigurasi Time Off dari awal:

1. Buat Public Holidays — daftarkan semua hari libur nasional dan perusahaan untuk tahun berjalan.
2. Buat Accrual Plans — jika perusahaan menggunakan sistem akrual bertahap.
3. Buat Time Off Types — definisikan semua jenis cuti beserta aturan approval dan alokasi.
4. Buat Alokasi (via Management › Allocations) — alokasikan jenis cuti ke karyawan atau departemen untuk tahun berjalan.
5. Konfigurasi Mandatory Days — jika ada hari-hari tertentu yang perlu ditandai sebagai wajib kerja.