Time Off — Pengguna¶

Panduan operasional modul Time Off untuk pengguna harian. Modul ini digunakan untuk mengelola seluruh proses cuti karyawan — mulai dari pengajuan cuti, pengajuan alokasi, hingga proses persetujuan oleh atasan atau tim HR.

Untuk membuka modul ini, klik ikon Time Off pada halaman utama aplikasi.

My Time¶

Menu My Time berisi fitur-fitur yang digunakan karyawan untuk melihat saldo cuti, mengajukan cuti, dan mengajukan alokasi cuti. Submenu yang tersedia: Dashboard, My Time Off, dan My Allocations.

Dashboard¶

Dashboard menampilkan kalender cuti personal karyawan yang sedang login. Di sini Anda dapat melihat gambaran umum jadwal cuti pribadi sekaligus saldo cuti yang tersisa.

Informasi yang ditampilkan pada Dashboard:

• Kartu saldo cuti — setiap jenis cuti (Annual Leave, Sick Leave, dan lainnya) ditampilkan sebagai kartu yang menunjukkan jumlah hari yang tersisa dari alokasi dan jumlah hari yang sudah diambil.
• Kalender bulanan — menampilkan tanggal-tanggal di mana Anda memiliki cuti yang sudah disetujui, cuti yang masih dalam proses, serta hari libur nasional/perusahaan.

My Time Off¶

Fitur ini digunakan untuk membuat pengajuan cuti. Semua pengajuan cuti yang pernah dibuat oleh karyawan yang sedang login dapat dilihat di menu ini. Menu ini berada di My Time › My Time Off.

Kolom pada daftar pengajuan: Time Off Type, Description, Date From, Date To, Duration, dan Status.

Cara mengajukan cuti:

1. Klik tombol New untuk membuka form pengajuan cuti baru.

2. Isi field berikut:

   • Time Off Type — pilih jenis cuti yang akan diajukan (contoh: Annual Leave, Sick Leave, dsb.)
   • Date From — tanggal mulai cuti
   • Date To — tanggal akhir cuti
   • Duration — otomatis terisi berdasarkan rentang tanggal yang dipilih (dalam hari kerja)
   • Description — alasan atau keterangan pengajuan cuti (opsional namun disarankan diisi)
3. Klik Save untuk menyimpan draft, atau klik Confirm untuk langsung mengirimkan pengajuan ke atasan.

Status pengajuan cuti:

Cara membatalkan pengajuan:

1. Buka pengajuan cuti dengan status Draft atau Confirmed.
2. Klik tombol Refuse untuk menarik pengajuan.
3. Sistem akan mengembalikan saldo cuti Anda.

My Allocations¶

Fitur ini digunakan untuk membuat pengajuan alokasi cuti. Alokasi dibutuhkan untuk jenis cuti tertentu yang tidak dialokasikan secara otomatis oleh sistem (misalnya cuti khusus atau tambahan). Menu ini berada di My Time › My Allocations.

Cara mengajukan alokasi cuti:

1. Klik tombol New untuk membuka form pengajuan alokasi baru.

2. Isi field berikut:

   • Time Off Type — pilih jenis cuti yang akan dialokasikan
   • Number of Days — jumlah hari cuti yang diminta
   • Validity Start — tanggal mulai berlakunya alokasi
   • Validity Stop — tanggal berakhirnya alokasi (opsional)
   • Description — alasan pengajuan alokasi tambahan
3. Klik Confirm untuk mengirimkan pengajuan alokasi ke atasan atau HR.

Overview¶

Menu Overview menampilkan kalender cuti seluruh tim atau perusahaan. Fitur ini berguna untuk melihat siapa saja yang sedang cuti atau mengajukan cuti dalam periode tertentu. Menu ini berada di Overview.

Pada tampilan Overview:

• Tampilan default menampilkan kalender bulan berjalan dengan kode warna per karyawan.
• Gunakan tombol navigasi (panah kiri/kanan) untuk berpindah bulan.
• Klik nama karyawan untuk melihat detail pengajuan cuti mereka.
• Gunakan filter di bagian atas untuk mempersempit tampilan berdasarkan departemen atau jenis cuti.

Management¶

Menu Management hanya dapat diakses oleh Manager atau HR Officer yang memiliki hak akses approval. Submenu yang tersedia: Time Off dan Allocations.

Time Off¶

Fitur ini digunakan oleh manager untuk melihat seluruh pengajuan cuti dari anggota tim yang menjadi tanggung jawabnya, serta memproses persetujuan atau penolakan. Menu ini berada di Management › Time Off.

Cara menyetujui pengajuan cuti:

1. Buka menu Management › Time Off.
2. Filter daftar dengan status Confirmed (menunggu persetujuan pertama) untuk melihat pengajuan yang perlu diproses.

3. Klik pada pengajuan cuti yang akan diproses untuk membuka detailnya.

4. Periksa informasi pengajuan: nama karyawan, jenis cuti, tanggal, dan durasi.

5. Klik Approve untuk menyetujui, atau Refuse untuk menolak.
6. Jika menolak, isi kolom Reason untuk memberikan penjelasan kepada karyawan.

Cara memvalidasi cuti (persetujuan tahap dua):

1. Filter daftar dengan status Second Approval.
2. Klik pengajuan yang akan divalidasi.
3. Klik Validate untuk memberikan persetujuan final.

Cara menolak pengajuan:

1. Buka pengajuan dengan status Confirmed atau Second Approval.
2. Klik Refuse.
3. Isi alasan penolakan pada field yang tersedia.
4. Klik Refuse untuk mengkonfirmasi penolakan. Karyawan akan menerima notifikasi.

Allocations¶

Fitur ini digunakan oleh manager atau HR untuk melihat dan memproses pengajuan alokasi cuti dari karyawan. Manager juga dapat membuat alokasi manual langsung untuk karyawan tertentu tanpa perlu pengajuan dari karyawan. Menu ini berada di Management › Allocations.

Cara menyetujui pengajuan alokasi:

1. Buka menu Management › Allocations.
2. Filter dengan status To Approve untuk melihat alokasi yang menunggu persetujuan.
3. Klik pengajuan alokasi untuk membuka detailnya.
4. Klik Approve untuk menyetujui.

Cara membuat alokasi manual untuk karyawan:

1. Klik tombol New.

2. Isi field berikut:

   • Time Off Type — jenis cuti yang akan dialokasikan
   • Employee — nama karyawan yang menerima alokasi
   • Number of Days — jumlah hari yang dialokasikan
   • Validity Start dan Validity Stop — periode berlakunya alokasi
   • Mode — pilih By Employee untuk satu karyawan atau By Department untuk seluruh departemen
3. Klik Approve langsung untuk alokasi yang dibuat oleh HR, atau Save dan kemudian Approve.

Reporting¶

Menu Reporting menyediakan laporan analisis cuti yang dapat digunakan oleh manager dan HR untuk memantau penggunaan cuti karyawan. Submenu: by Employee, by Type, dan Balance.

by Employee¶

Laporan ini menampilkan analisis cuti yang dikelompokkan berdasarkan nama karyawan. Menu ini berada di Reporting › by Employee.

Secara default laporan ditampilkan dalam format bar chart yang menunjukkan jumlah hari cuti yang telah diambil oleh setiap karyawan dalam periode tertentu. Anda dapat mengganti tampilan ke format pivot atau list menggunakan tombol di kanan atas.

Gunakan filter dan group-by untuk:

• Mempersempit periode laporan (bulan atau tahun tertentu)
• Mengelompokkan berdasarkan departemen
• Membandingkan penggunaan cuti antar jenis cuti

by Type¶

Laporan ini menampilkan analisis cuti yang dikelompokkan berdasarkan jenis cuti. Menu ini berada di Reporting › by Type.

Laporan ini berguna untuk memantau jenis cuti mana yang paling banyak digunakan dalam perusahaan. Klik pada salah satu baris untuk melihat detail karyawan yang menggunakan jenis cuti tersebut.

Balance¶

Laporan Balance menampilkan saldo cuti semua karyawan — termasuk alokasi, cuti yang sudah diambil, dan sisa cuti — dalam satu tampilan terpadu. Menu ini berada di Reporting › Balance.

Laporan ini sangat berguna saat akhir tahun untuk memverifikasi saldo cuti seluruh karyawan sebelum dilakukan reset atau carry-over.