Lewati ke isi

Timesheets — Konfigurasi

Panduan setup dan administrasi modul Timesheets untuk admin sistem. Halaman ini mencakup pengaturan kebijakan timesheet, konfigurasi tipe aktivitas, serta cara menetapkan target jam per proyek dan karyawan.

Untuk mengakses pengaturan ini, Anda memerlukan akses sebagai Administrator atau pengguna dengan peran Timesheet Manager.

Configuration

Menu Configuration berisi semua pengaturan global modul Timesheets yang mempengaruhi perilaku sistem secara keseluruhan.

Untuk membuka halaman ini, klik Configuration › Settings dari dalam modul Timesheets.

Settings

Berikut adalah pengaturan-pengaturan yang tersedia di halaman Settings modul Timesheets:

Timesheets

Invoicing Policy

Pengaturan ini menentukan bagaimana jam kerja dari timesheet diperhitungkan dalam proses penagihan ke klien.

Pilihan Penjelasan
Timesheets Invoice dibuat berdasarkan jam aktual yang tercatat di timesheet
Milestones Invoice dibuat berdasarkan pencapaian milestone proyek, bukan jam

Untuk mengubah pengaturan ini:

  1. Buka Configuration › Settings.
  2. Di bagian Invoicing, pilih kebijakan yang sesuai dari dropdown Invoice Policy.
  3. Klik Save.

Info

Jika sebagian besar proyek perusahaan menggunakan sistem time-and-material (tagihan berdasarkan jam kerja), pilih Timesheets. Jika tagihan berbasis pencapaian proyek, pilih Milestones.

Overtime Alert

Pengaturan ini mengaktifkan notifikasi otomatis ketika seorang karyawan mencatat jam kerja melebihi batas yang telah ditentukan dalam periode tertentu.

Untuk mengaktifkan fitur ini:

  1. Buka Configuration › Settings.
  2. Aktifkan toggle Overtime Alert (geser ke posisi aktif/hijau).
  3. Masukkan jumlah jam maksimal per hari atau per minggu sebagai batas peringatan.
  4. Klik Save.

Gunakan untuk Mencegah Kelebihan Beban

Fitur ini membantu manajer mengidentifikasi karyawan yang bekerja berlebihan sebelum berdampak pada kesehatan dan kualitas kerja tim.

Default Activity

Pengaturan ini menentukan tipe aktivitas (activity type) yang digunakan secara default saat mencatat timesheet baru.

  1. Buka Configuration › Settings.
  2. Di bagian Default Activity, pilih tipe aktivitas dari dropdown.
  3. Klik Save.

Bill from Timesheets on Projects

Jika diaktifkan, sistem akan secara otomatis membuat draft invoice berdasarkan entri timesheet yang ditandai sebagai billable pada suatu proyek.

  1. Buka Configuration › Settings.
  2. Aktifkan toggle Bill from Timesheets on Projects.
  3. Klik Save.

Warning

Pastikan setiap proyek sudah dikonfigurasi dengan benar (harga per jam, pelanggan) sebelum mengaktifkan fitur ini, agar invoice yang dihasilkan akurat.

Activity Types

Menu Configuration › Activity Types digunakan untuk mendefinisikan jenis-jenis pekerjaan atau aktivitas yang dapat dipilih saat mengisi timesheet. Contoh: Development, Meeting, Testing, Documentation, Support.

Cara menambahkan Activity Type baru:

  1. Buka Configuration › Activity Types.

  2. Klik tombol New.

  3. Isi field berikut:

    • Name — nama tipe aktivitas (misal: "Code Review", "Client Meeting")
    • Default User — pengguna default yang biasa mengerjakan aktivitas ini (opsional)
    • Icon — ikon yang ditampilkan di kalender (opsional)
    • Decoration Type — warna latar untuk membedakan aktivitas secara visual (opsional)
    • Default Note — catatan default yang otomatis muncul saat tipe ini dipilih (opsional)
  4. Klik Save.

Cara mengedit Activity Type:

  1. Buka Configuration › Activity Types.
  2. Klik nama tipe aktivitas yang ingin diubah.
  3. Edit field yang diperlukan, lalu klik Save.

Cara menonaktifkan Activity Type:

Jika suatu tipe aktivitas sudah tidak digunakan, nonaktifkan (jangan hapus) agar data historis tetap terjaga:

  1. Buka Configuration › Activity Types.
  2. Klik nama tipe aktivitas yang ingin dinonaktifkan.
  3. Klik tombol Action › Archive.

Jangan Hapus, Cukup Arsipkan

Menghapus tipe aktivitas yang sudah digunakan di timesheet historis dapat menyebabkan error. Selalu gunakan fungsi Archive untuk menonaktifkan tipe aktivitas yang sudah tidak relevan.

Mengatur Target Jam Per Proyek

Target jam (allocated hours) per proyek diatur langsung dari modul Project, bukan dari modul Timesheets. Namun, modul Timesheets menggunakan data ini untuk menampilkan progres dan peringatan.

Cara mengatur target jam pada proyek:

  1. Buka modul Project, lalu pilih proyek yang ingin dikonfigurasi.

  2. Klik tombol Settings (ikon roda gigi) atau buka Edit pada form proyek.

  3. Pada tab Settings, aktifkan opsi Timesheets jika belum aktif.

  4. Isi field Allocated Hours — masukkan total target jam yang dianggarkan untuk proyek ini.
  5. Klik Save.

Setelah target jam diset, Anda dapat memantau progres dari modul Timesheets:

  • Pada daftar All Timesheets, tambahkan filter berdasarkan proyek.
  • Bandingkan total jam tercatat dengan allocated hours yang ditetapkan.
  • Jika jam aktual mendekati atau melebihi allocated hours, sistem akan menampilkan peringatan visual (progress bar berwarna oranye atau merah).

Set Target Jam di Level Task

Selain di level proyek, Anda juga dapat mengatur Planned Hours pada setiap task individual. Ini membantu anggota tim mengetahui berapa jam yang dialokasikan untuk tugas mereka, sehingga mereka bisa mengelola waktu dengan lebih baik.

Mengatur Target Jam Per Karyawan

Untuk menetapkan target jam kerja per karyawan (misalnya target jam billable bulanan), Anda dapat menggunakan kombinasi pengaturan di modul Timesheets dan modul Employees.

Cara melihat dan memantau jam per karyawan:

  1. Buka Reporting › Timesheets › By Employee.
  2. Atur filter tanggal sesuai periode yang ingin dipantau (misalnya bulan berjalan).
  3. Bandingkan total jam aktual masing-masing karyawan dengan target yang telah disepakati.

Cara mengatur target jam melalui modul Employees:

  1. Buka modul Employees, lalu pilih karyawan yang ingin dikonfigurasi.
  2. Buka tab Work Information.
  3. Pastikan field Working Hours sudah diisi dengan jadwal kerja yang benar (misal: 40 jam/minggu).
  4. Klik Save.

Info

Odoo 18 menggunakan Working Hours (jadwal kerja) sebagai referensi jumlah jam kerja normal per karyawan. Modul Timesheets akan membandingkan jam yang dicatat dengan jadwal ini untuk fitur Attendance Analysis dan overtime detection.

Manajemen Akses Pengguna

Modul Timesheets memiliki beberapa level akses yang dapat diatur dari Settings › Users & Companies › Users:

Peran Hak Akses
User: Own Timesheets Only Hanya dapat melihat dan mengedit timesheet milik sendiri
User: All Timesheets Dapat melihat dan mengedit timesheet semua karyawan
Administrator Akses penuh termasuk Configuration, Reports, dan pengaturan global

Cara mengatur hak akses pengguna:

  1. Buka Settings › Users & Companies › Users.
  2. Klik nama pengguna yang ingin diubah aksesnya.
  3. Pada bagian Timesheets, pilih level akses yang sesuai dari dropdown.
  4. Klik Save.

Prinsip Least Privilege

Berikan akses minimum yang diperlukan. Pengguna biasa cukup dengan User: Own Timesheets Only. Berikan akses All Timesheets hanya kepada manajer proyek atau team lead yang memang perlu memantau timesheet tim.